档案管理现代化的现状与对策

摘 要：随着当前信息化技术和网络技术的高速发展，我国的档案管理的水平也得到了很大的提升。我国当前的档案管理水平整体上达到了现代化水平。由于我国当前经济建设和社会发展的速度过快，导致档案管理方面提升速度过快而对一些历史遗留问题没有得到切实的解决，这些问题仍制约着我国档案管理的水平。为此本文针对当前我国档案管理方面的特点和存在的问题进行探究，着重对于档案管理现代化中因为经验不足等问题出现的一系列问题，并针对这些问题探究解决的举措。希望能给相关管理人员一定的启发，进而提高我国档案管理水平。

关键词：档案管理；现代化；现状；对策

1.引言

档案、书籍、图像等资料作为重要的文献材料实体有着重要的存储意义。因此完善档案管理的方式对于我国经济文化和社会发展有着重要的意义。当前借助于信息化技术和网络技术，我国的档案管理科技水平和信息化水平得以巨大的提升，档案管理现代化具有高科技、高技术含量的特点。这大大提高了档案管理的效率以及档案管理质量，这使我国档案管理人员的工作强度得到了大大的减轻，实现了档案管理人员的精简。[1]但是我国当前的档案管理现代化的过程中，也存在一些问题亟待解决。首先是由于我国档案管理现代化的技術和管理方法普及不长，导致许多涉及技术含量较高的技术，在使用过程中由于档案管理人员自身能力不足造成档案管理现代化工具使用不当，甚至在工作中出现一些操作错误，这也大大降低了档案管理的效率，这不仅不会提升我国档案管理的水平反而会产生一些不良的影响。为此，必须对档案管理的技术进行科学的辨别和分析，对于存在的问题要寻找应对措施予以解决。

2.在进行档案管理现代化中出现的问题

2.1档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位

当前我国许多档案管理部门的管理人员都处在中年，这导致许多管理人员在工作岗位上已经工作了多年时间，多年的重复工作使其对于档案管理的传统方式非常的熟悉，并在多年的工作中积累了一定的工作经验，熟能生巧使得他们认为传统的管理方式已经非常先进和完善了，因此比较排斥当前档案管理的新技术和新方式。基层的管理人员凝固还有一些人对于当前档案管理新技术认识不足，且存在误解。同样对于档案管理单位，很多管理层领导未能充分了解到档案管理的先进技术，对于基层档案管理人员的培训和训练不足，使得管理人员的工作经验缺乏及专业知识不足，使得采用先进管理技术的工作效率还不如传统的管理手段高。

2.2档案管理现代化的准备不充分

我国当前许多档案管理部门，已经开始了引进现代化的设备和技术进行文件管理，而且也开始了对相关管理人员的培训工作。但是通过对当前国内的档案管理工作进行探究发现，我国档案管理现代化的相关准备工作线的不完善。在许多的档案管理部门，虽然档案管理人员已经使用计算机数据库进行相应的操作，但是对于传统的数据资料，文件数据都是写在纸上或者保存在一些老旧的存储设备上，导致将这些资料存储到计算机中任务非常的庞大和繁杂。因此在此种状态下，短时间将数据进行计算机存储的准备十分不完善。导致没有充分将数据库等电子设备能力发挥出来，造成效率低下的问题。

2.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡

由于当前我国各档案管理部门都是自自主管理，所以在管理水平和管理技术的提升上存在差异。对于一些档案管理的现代化设备采购上也是根据自身的发展状况和资金状况来决定的。由此各档案管理部门设备采购的性能和型号差别较大。有的设备昂贵性能优异；有的设备老旧，设备落后。在这样的状况下，各档案管理部门的计算机型号差别巨大，由此导致相互之间的通用性和兼容性较差，阻碍了信息之间的交流和共享。[2]这主要是由于当前我国在档案管理方面没有统一的档案管理系统。再者，对于特定的档案管理部门来讲，内部档案管理设备的使用也极不平衡，有的部门使用的计算机性能较为优良，有的部门未使用计算机设备进行档案管理，这导致档案管理部门无法脱离传统档案管理方式的的束缚。这是导致我国档案管理部门发展极不平衡的主要原因之一。

3.如何解决档案管理现代化中的问题

3.1对基层档案管理人员定期培训

在档案管理部门引进先进的档案管理设备后，需要对相关的档案管理人员进行相关的培训。培训的主要内容有学习计算机等设备的操作流程和具体的档案管理原理，同时使档案管理人员充分了解到档案管理现代化的内涵以及意义，进而提升档案管理的专业化水平。在培训的同时，需要给档案管理人员一些亲身实践的机会，这些实践活动能让档案理人员在实际的管理活动中明确具体的管理方法，并且在使用计算机等设备的过程中对于设备的实际操作具有充分的了解，进而保证档案管理人员在提升自身能力的情况下，最大化的提升档案管理的能力。同时对一些上年纪档案管理岗位上的老员工，要多加开导，使其放开内心的纠葛，明确档案管理中现代化设备对于档案管理的意义。再次对于档案管理的人员进行定期的培训和教育，使工作人员不断提升自身的业务能力和实际操作能力，也使的工作人员明确使用现代化设备对于档案管理效率提升的巨大意义。同时在实际使用现代化的管理技术时，对于一些容易出现的问题要预见性的对基层管理人员提及，以做到未雨绸缪，进而避免一些在实际档案管理中可能发生的问题。

3.2档案管理现代化的准备工作

在对基层档案管理人员进行培训后，使其充分掌握档案管理的现代化技术能力。在此之后，档案部门需要加强档案管理现代化的准备工作。准备工作中首先是对于档案进行编号和注引，这是为了后期对档案信息进行存贮以便深入加工的基础，这作为档案管理现代化的重要环节需要倍加重视。更是在当前档案管理工作变得更加繁复的情况下，提升档案管理现代化必不可少的途径。为此在具体的档案管理单位，管理人员和相关领导要积极引进档案管理的设备和设施，例如一些性能优良的电脑、存储设备、输入设备等。同时为了提升档案管理人员的自学能力，购置相关的档案管理现代化有关的数据资料，以便管理人员在实际工作时遇到问题可以亲自翻阅查看这些书籍，寻求解决办法。另外，对于基层档案管理人员来说，对于先进的管理技术一是很难完全掌握进而应用，因此档案馆或者档案管理部门需要聘请一些技术能力过硬、经验丰富、的专业档案管理人员来进行带队或者培训。通过带队培训可以使基层档案管理人员通过实地观察来学习具体的操作过程，进而学习到丰富的管理知识和经验，进而提高日常管理水平的提高。在带教活动结束后，可以设置相关的考核手段，这样将大大提升带教的实际效果。

3.3档案管理现代化统一管理

针对当前我国档案管理部门实行的标准不一、数据交流不畅等问题。需要对档案管理进行统一的管理。首先对档案管理中所使用的设备及其配置参数进行统一。并保证这些设备使用的管理系统和操作系统统一，这样可以大大提升信息和数据的交流能力。当然在进行数据过程中，要注意档案数据的安全性，避免出现资料破坏或者被不法分子窃取的问题出现。

4.结语

综上所述，通过在我国档案管理工作中引进新的技术和管理方式来提升档案管理的水平，实现我国档案管理的现代化目标。现代化的档案管理水平，对于提升我国档案管理的效率和管理的质量有很大的帮助，未来我国的档案管理水平仍要不断提升管理水平，这对于我国经济和社会发展有巨大的意义。

参考文献

[1]李燕.档案管理现代化的现状与对策分析[J].管理观察，2014（29）：43-44.

[2]许芳.档案管理现代化的现状与对策[J].信息化建设，2016（02）：350.

作者简介

王胜红（1975-）男，大专，山西省孝义市，职称 ：中级，研究方向：办公室档案管理