新形势下基层电大开放教育学籍档案管理探析

刘玉华

摘 要：开放教育学籍档案是学生在电大上学期间各项活动直接形成的，是学生入学资格、学习情况、奖惩情况、学籍异动及毕业等情况的原始记录。对学校、社会和个人具有保存、证明使用价值的历史记载。学籍管理档案是电大档案工作的一个重要组成部分，由于电大办学的特殊性，形成了开放教育学籍档案的复杂多样性。档案意识淡薄，规章制度欠缺，管理制度不够具体化，是电大学籍档案管理中存在的主要问题，笔者结合本校学籍档案管理中遇到的实际问题，探讨开放教育学籍档案管理的具体对策。

关键词：开放教育、学籍档案管理、问题、对策

电大学籍档案是依据国家开放大学和省电大相关要求，真实反映学生的入学资格、成绩考核、学籍异动、奖励处分及毕业资格等情况，对个人、学校和社会都具有重大意义。对于基层电大而言，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分，决定了学校的教务管理质量，对于社会而言，学籍档案作为一种信息储备资源，也是用人单位选用，任用人才的信息依据，影响着学校的社会声誉。目前，从国家开放大学到分校、工作站、教学班多层次管理的日趋复杂，使电大系统学籍档案管理工作（主要在基层）存在一些问题，面临较大压力，笔者尝试从本校学籍档案管理工作实际入手，分析现状，提出问题。

1 基层电大学籍档案管理工作的现状分析

1.1 学生的构成多样化造成学籍档案管理的复杂化

随着社会对终身教育认识的不断提高，接受成人教育的人数逐年

增加，生源的多样性突显，层次增多，据国家开放大学统计截止2016年春季，全国44所省级电大及中央电大直属学院等全部参与开放教育，开放教育累计注册学800万余人。且生源有了结构性的变化，从学历层次上看，有国民教育专科起点，也有高中、职高、中专、技校、初中毕业生。又实施了“一村一名大学生计划”，将电大的生源进一步向农村延伸，生源的职业结构也更加复杂多样，专业分布更加广泛，基本包括了所有实用型专业。2016年春季，东港学院共招收了22个专业220人，这种专业的细化，生源结构的复杂化将增加学籍档案管理工作的负担。

1.2 学籍电子注册对学籍信息的规范性提出了更严格要求

学籍档案是学生学习过程的原始记录，它具有很强的原始性，为提高学籍档案管理质量，东港学院努力做好学籍档案管理的各项工作，保证档案材料的真实性和完整性。随着学籍管理信息化程度的提高，东港学院学籍管理系统基本基本上也实现了现代化。但是，由于从新生入学时信息采集到学生选课及形成性考核，一直到学生毕业，每个环节基本上都使用信息化的手段处理，按照国家开放大学和省电大对学生信息管理的要求、学籍信息必须建立电子档案，学籍信息的准确性，规范性程度的要求不断提高。无疑给学籍档案管理工作提出了更严峻的挑战。而電大的学籍注册一年分春、秋两次注册、手工录入、学生数多等原因，更使得注册学籍信息的准确性难以保证。就东港学院为例：每季新生注册都会出现姓名、性别、民族、身份证号等信息错误。

1.3 对学籍档案的保存和利用重视不够 ，档案管理不规范

一段时间以来，学校的学籍档案保存条件有限，保存方法落后，大多数的手工档案材料因为年代久远缺乏保养，存在丢失或缺漏等现象，也没有通过现代信息技术保存到电脑上，另外，一些班主任对于学籍档案的重要性还不是很重视，在学生毕业以后不能将学生的学籍档案完整的上交档案室，导致有时有些学生因为原始档案丢失需要补办录取花名册复印件，都要上省电大档案室查询，费时费力，给学生带来不便，此外，一般基层电大学籍档案一般都不配备专职人员，大多学籍档案管理人员都是身兼多职，造成业务不熟练，专业知识不足，这些都容易导致学籍档案质次量少，工作不到位等现象。同时，学籍档案管理相关制度、规定不健全、档案管理模式不规范，也致使学籍档案管理工作存在很多问题。

2 加强基层电大学籍档案科学管理的对策

开放教育学籍档案是电大档案的重要组成部分，为学校有序管理，教育评估，学生就业等方面创造有利条件。随着信息化步伐的加快，档案管理方式也由传统的档案实体化向信息化转变，学籍档案更是首当其冲，在这种背景下，我们更要积极应对，全面实现电大学籍档案工作的现代化、科学化、规范化。

2.1基层电大要提升学籍档案管理的工作的思想认识、更新观念、创新管理理念

各级基层电大要提高对电大学籍管理的思想认识，创新管理理念，为适应开放教育新型教学模式的管理，不断改善和提高服务手段，积极为学校教学班和学生的学籍、学历管理做好各类咨询和查询服务，不断总结积累工作经验，促进开放教育新型教学模式下的学籍管理的科学化。

2.2 树立：“以学生为本”的管理理念

电大学籍管理表面上看是管理数据，是管理资料，其实学籍档案管理的每个细节都关系着学生的根本利益，因此学籍管理的主体是学生。加强学籍档案管理归根到底是为了更好地为学生服务。要报着以人为本的思想融入到学籍管理的方方面面，让学籍管理的过程转变为关心人，激励人，教育人的过程，使电大以“学生为主体，教师为主导”的双主模式得到延伸，学校以培养人为工作本质要求的目标得以实现。

2.3 树立系统性的管理理念

建立和完善各项规章制度，比如制定学籍管理规定.学籍档案收集整理制度，学籍管理人员岗位职责等.做到有序可循，有据可依，按章办理.制定统一的标准和要求.把相关制度要求整理成册并发放电子文档，方便管理人员查阅使用，利用计算机进行辅助管理，以便准确及时地提供大量的学生信息，促进管理水平的提高，目前已将DOS系统的数据库联合，完成数据的整合，再用ASP做成前台查询界面以便毕业生或用人单位有需要的时候，学籍管理员可以很快查询到结果.

2.4 培养并建立一支稳定的高素质学籍档案管理队伍

建立相对稳定的高素质学籍档案管理队伍，是提高基层电大档案管理水平的关键，首先要保持学籍档案员的相对稳定，条件允许下优化档案管理员的配置，由于基层电大管理工作人员经常是身兼多职，因此在人员更换时，须先培训后上岗，通过专业的培训和实践，保证档案管理水平的提高，能够熟练的掌握档案管理的基本知识和专业技巧，熟知档案材料上交要求，在理论和实践上成为本专业的行家里手.基层电大领导要提高对档案管理的重视程度，充分认识到学籍档案管理工作从长远看还是节约成本，创造经济效益的事情，要建立档案管理奖惩制度，工作优秀有给予奖励，工作问题多的给予适当的惩罚，这样就能增加档案管理人员工作的积极性，增加档案管理人员的责任感.从而，不断提升自己的工作水平，努力做好自己的本职工作.

3 结语

基层电大学籍档案管理是一项细致繁琐的业务管理工作，是关系到开放教育学生将来能否顺利毕业、能否顺利就业的一项至关重要的的工作，相关基层电大和档案管理人员需要在不断探索中求发展，求完善.为此，各级基层电大和电大学籍档案管理人员应该始终把握为学生服务的方向，进一步利用现代化设施，提高办事效率，真正做好学籍档案的管理利用工作，实现学籍档案管理工作的信息化、现代化。

参考文献

[1]解颖娴.高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J].宿州教育学院学报.2008.11（01）.

[2]李凌.学校档案管理存在的问题和对策[J].教育导刊.2009.01（12）.