机关档案管理适应信息化建设新要求

郑万丽

摘 要：在现今飞速发展的时代里，办公信息化，无纸作业已经非常普遍，信息化建设的成果在我们的生活中已经无处不在，甚至于某种层面来讲存在着依赖的关系。在这样的情况下，机关档案管理也面临着改革和机遇。信息化建设的脚步正在不断催促机关档案管理尽快适应新要求。

关键词：机关档案管理；信息化建设；新要求

机关档案管理工作想要完成信息化建设，是需要进行长期的工作准备，是需要全体人员的共同努力以及档案管理人员自身意识的提升的，同时档案管理相关硬件软件的条件也是检验是否完成信息化建设的金标准，只有满足以上的种种条件才能完成信息化。

1 机关档案管理的现状

1.1 效益不足

机关档案管理管理工作是机关工作重要的组成部分，机关档案室更是极为重要组织机构，档案的机密性保证机关工作项目的安全性，这使得机关在开展档案管理工作的时候，只注意到了保密，只注意到了对机关自身的信息保障，而忽略开放档案其背后所潜藏的巨大的社会效益，这里开放所指的并不是全部一丝不剩的开放，而是经过筛选和思考后可以面向社会普罗大众的那一部分，行成良好的信息传递和信息的循环利用。但是由于手续繁杂，耗时长以及刻板观念导致可以面向社会的档案信息迟迟得不到解放，效益自然也无法提升。

1.2 提升动力欠缺

档案管理服务对象始终限制在机关和上级机关，仅对自身机关服务，完成相应的管理工作所要消耗的，精力，人力以及物力其实并不多，还需要自我提升的原因在于，机关本身对档案管理的要求以至于传统档案管理无法满足信息化时代的脚步。从国家层面而言，机关档案管理意味着历史的积累，从某种意义而言，机关档案管理可以归属于公共事业，而档案管理工作质量的高低影响着国家历史的真实，一旦从国家的层面来讲，机关档案管理工作要求需要有所提升，这种来自外部的压力，会促使机关档案管理工作前进。

1.3 在机关单位中不受重视

在机关单位中，存在多个组织机构来使机关正常运行，但每个组织机构的经费都是有限的，其部门经费的多少由机关内部根据多方面的估计运算后进行发放。而档案管理工作久居幕后，并不直接参与机关各项工作，没有直观的效益做参考，以至于机关领导阶级忽视档案管理工作，自然发放的经费不会太多，同时，由于老板的不重视，不作为，也会导致档案管理人员，工作积极性下降，最终导致的结果就机关档案管理水平低下。

2 信息时代下的挑战

2.1 传统观念的挑战

纵观历史，不难发现，传统的档案管理过于重视藏，而不是用，而在信息化時代，生产力是金标准，机关档案管理者，机关领导人，需要将手中的档案资料转化为生产力，才能满足新时代信息化的要求，才能得到社会的普遍要求，才能转化为刚好更多的效益。为社会经济做出贡献。

2.2 传统管理手段的挑战

传统的管理手段是将纸质档案进行收集处理和再编，尽管部分机关单位开始使用计算机，但事实上，网络上根本没有多少可以传输的信息档案，难以达到信息化建设高容量，网络化的要求，而难以达到高容量和网络化，就以为无法传输，无法传输这意味着信息的停滞，而信息的停滞意味着无法产生社会经济效益。作为档案管理人员需要充认识到档案管理工作的重要性，更新管理手段，让死档案变成活信息。

2.3 工作者自身素质的挑战

信息化建设要求档案管理人员必须掌握一定的管理知识，同时对计算机有一定的操作能力，建立高素质的专业人才，及需要专业的管理知识，还需要计算机才能。传统的档案管理人员显然并不具备这些知识，导致的结果就是档案管理工作无法满足新时代的要求。只有档案管理者提升自我的素质，综合能力，才有可能将手中的档案转化为实际生产力。

3 信息化建设下的新要求

3.1 主动创新

长久以来，档案管理都保持着封闭的状态，以一种保守的被动的形象存在，不与外界交流，如此也就使得信息无法得到通畅的交流，毕竟档案从本质上来讲是一种信息，然而随着时间的流逝信息化时代的到来，管理观念也是时候发生改变以适应新的要求，从原来，低标准，低要求，低素质转变为“高、精、专”，整个社会对创新的重视也影响这机关档案管理工作，不断施加压力，要求档案管理工作由原先的封闭模式转变为开放模式。

3.2 积极引入新手段

所谓的新手段，并不单纯指的换电脑，买软件，机关档案管理工作从来都是一个过程包括多个环节，而不是单个步骤，仅将单个步骤强化与总体而言没有任何意义或者说效果并不明显反而由于不均衡当致本就不高的效益变为负数。将档案工作进行信息化，需要对每一个环节进行统筹安排，档案原件，如前文所说，其本质是信息资源，而信息资源的管理是需要一个开发的过程的，开发目标是计算机档案管理工作不能仅停留在目录检索，要有更深层次的挖掘和研发，变被动封闭为主动开放。

3.3 提升档案管理人员素质

提升档案管理人员的自身素质有助于机关档案管理工作适应信息化建设，提升管理人员素质的手段有很多，比如网络，比如专业教师，只有通过充分利用多种教育培训途径，才能从根本上加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识的培训，从而最终提高档案人员的理论和业务素质；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员信息化知识水平，培养既精通信息技术又熟悉档案业务的复合型人才，促进机关档案信息化建设健康发展。

4 结语

机关档案管理工作想要适应信息化建设新要求需要建立在档案信息资源的有序整理的基础之上才可以，加快档案信息网络的建设、 加强档案信息资源的开发利用、 做好档案信息化人才队伍的建设、 促进档案信息 资源开发利用的政策法规及标准的制定， 同时对欠发达地区， 要正确处理经济瓶颈对档案信 息化建设的制约， 从而使得信息化建设成为一个系统网络。 在以知识和信息为主要特征的知识经济时代， 档案信息存储和处理的数字化、 收集与传递的网络化已势在必行，。

参考文献

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