事业单位档案管理创新与改革探讨

王春玲

摘 要：本文阐述了做好事业单位档案管理工作的重要意义，罗列了目前我国事业单位档案管理存在的问题，提出了相应的改进策略，并在结语部分做了总结与展望。

关键词：事业单位；档案管理；创新；改革

1 做好事业单位档案管理工作的重要意义

事业单位档案，记录了事业单位日常活动的真实情况与发展历程，档案管理的水平，在一定程度上体现了事业单位的整体管理水平。档案管理能够保证整个行政事业单位协调、有序、高效的运行，单位领导可以根据所记录的档案，及时、全面的掌握单位的整体情况，据此进行策略调整和制定。档案管理还能促进单位自身的科学发展、社会精神文明的建设、人民群众正当权益的维护。社会各界可依据维护历史真实面貌的档案，分析事业单位的业绩，分析情况，从而为选择合适机关进行合作奠定一定的基础。

2 事业单位档案管理现状的分析

2.1 管理制度不完善

我国的事业单位在档案管理制度方面，虽有相关规定，但并没有形成完整的体系，还存在不完善的地方，这给档案管理工作带来了不小的阻碍。一方面，地区之间的管理部门差异较大，另一方面，资料管理存在着行政方面的问题，有的省分由县级发出，有的则由市级发出。这些都导致了档案管理的混乱。

2.2 資料保存状态不佳

目前我国事业单位的档案 ，主要由两种方式存在，第一种是经由纸张记载的纸质资料，第二种是经由磁盘、u盘记载的电子资料。对于纸质资料而言，纸张的保存难度较大，时间一长容易变质、发黄，赵成文字不清晰，导致信息的不完整、不准确，保存状态不佳。

2.3 资料保存设备落后

目前，我国不少事业单位的档案保存设备落后，主要体现在：保存设备破损、保存工具不正确，有些甚至将档案直接放在柜子或者盒子里，不进行任何防火防潮工作，在保密性、安全性方面完全无法保障。

2.4 管理人员素质不高

档案管理人员，在综合素质方面并不理想，主要表现在：文化水平偏低、管理意识欠佳、专业知识欠缺、管理能力不足等等，直接导致了档案管理工作的低效，尤其在工作交接过程中产生的矛盾，让管理工作难以进行。

2.5 管理力度不强

事业单位的领导团队，对档案管理工作存在认识上的误区，认为它与事业单位的效益关系不大，因此对档案管理工作投入的重视程度严重不足。在缺乏领导支持的情况下，管理人员的工作积极性也受到打击，管理效果自然无法保障。

3 事业单位档案工作改进措施

3.1 强化制度建设

提高事业单位档案管理水平，有赖于制度的保障。事业单位应当根据自身的实际情况，完善档案管理制度。第一，制定档案的采集、保存制度；第二，完善档案的整理、归档程序；第三，构建对档案管理部门的监督机制。从而实现权责分明、确保档案管理工作有据可依。

3.2 推进档案管理的信息化建设

第一，增加档案管理室电子设备、软件系统的经济投入，为档案管理的信息化做好物质保障。将容量小、体积大、检索麻烦的纸质档案转化成电子档案，在缓解档案积压的同时，减少时间和空间成本。第二，针对档案数量大、分布散的特点，制定档案共建共享新模式，在系统内部进行资源整合，将各种不同类型的数据进行处理，储存在统一的数据库中，并用“一张图”进行可视化处理。

3.3 提高基层机构的档案管理能力

在档案共建共享模式下，各级档案管理部门的沟通就及其常见了，提高基层机构的档案管理能力势在必行。第一，提高建档意识，组织专业培训，进行必要的考核评比，培养档案管理人员收集信息、整合信息的能力，在建立档案的过程中，结合当地的特色。同时，提高档案管理人员的准入门槛，并配套相关的规章制度来进行行业规范。第二，提高档案管理人员的安全意识，明确保密义务。对于违法泄露各人隐私、商业机密行为，需要承担一定的法律责任。

3.4 强化前端控制

对于那些保存价值大、综合利用率高的档案信息，档案管理机构应该提前策划、优先收集。同时，为了强化集约共享模式，需要加强个管理系统之间的联系，档案及时入库，避免积压，根据轻重急缓情况设置优先级，灵活移交，对于过渡性资料，应设置专门的区域保存。在满足准确性和稳定性的基础上，充分发挥主观能动性，灵活应变，提高效率。

3.5 具体实施策略

3.5.1 收集。档案管理中的收集工作，主要包括以下几大类：第一，制度类文件。第二，管理类文件。第三，合同类文件。在进行档案收集工作的过程中，应当做到以下几点：第一，按照组织要求确定归档范围、制定分类标准，收集文件材料。第二，特别注意辨别档案的真伪，辨别同名异人的档案，检验是否符合要求，是否完整齐全。第三，对于有盖章要求、本人签名要求的材料，确保手续完备，如有缺损，应当补办后再归档。第四，对于一些重要的证明性材料，比如身份证、银行卡等不属于归档内容的私人档案，应当在核实原件之后留存复印件，以备后续考察。

3.5.2 整理。收集完毕的档案，是杂乱的、原始的，需要经过进一步的整理，才能进行归档。档案的整理工作，主要包括档案的鉴别与分类、档案的排序与编目、档案的技术加工与装订。对于不同的档案，采取不同的整理方法，比如，员工档案以个体为单位整理，以组织机构为单位进行排列。其他档案，则可以遵循方便检索的原则，进行分类整理。如果事业单位规模较大，流动频繁，需要保存的文件较多时，可以按照年份和类别进行排序。

3.5.3 利用。档案的收集和整理，其最终目的并不是简单的储藏保管，而是档案的利用。第一，对档案进行专题汇编，制定和发布档案查询办法，为档案的利用提供渠道。第二，制订档案查阅、借阅审批制度，明确使用原则。在档案的使用过程中，需要办理相应的查阅、借阅手续。第三，确定档案使用权限，明确拥有使用权限的个人、部门。第四，档案如需外借，则需要经主管批准，记录在案，限期归还。借阅单位或个人，不得转借他人。第五，档案的使用，必须严格遵守保密协定，且不得涂改、损毁、撤换档案资料。第六，对于电子档案，应当及时更新、强化安全工作与保密工作。

3.5.4 销毁。对于失去保存和利用价值的档案，进行集中销毁。第一，档案的销毁，应该严格遵循档案管理办法，不能凭借个人意愿或某个部门的意愿随意销毁。第二，档案在进行销毁前，应进行价值的再次鉴定，筛选有价值的档案材料。第三，采取预防措施，保留已销毁档案的电子版本，做好补救工作。目前，我国事业单位档案管理工作还存在着一些问题，比如管理制度不完善、档案保存状态不佳、档案保存设备落后、管理人员素质不高、管理强度太低等。为了改变这一现状，我需要对症下药，第一，强化制度建设，做好档案管理基础工作；第二，强化宣传工作，革新管理理念；第三，优化设施设备，重视数据库设计工作；第四，改进工作方法，强化数据库管理工作。从而全方位提高档案管理水平，提升事业单位管理的有效性。

参考文献

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