加强事业单位档案信息化建设工作的探讨

杜元

摘 要：随着信息技术在各行各业中的广泛应用，事业单位档案工作也加快了信息化建设的进程，并取得了一定的成效。但在具体实践过程中，还存在一些不足之处，因此需要积极采取有效的措施来加强事业单位信息化建设的进程，进一步提升档案工作的职能。文中分析了事业单位档案信息化建设的标准， 并进一步对加强事业单位档案信息化建设的途径进行了具体的阐述。

关键词：事业单位；档案；信息化建设；重要性；途径

在当前信息化时代，信息技术的应用，有效的提高了各行业工作和生产的效率。信息技术的广泛应用也对事业单位档案管理工作提出了更高的要求。当前事业单位需要对信息化建设对档案工作产生的积極作用进行重点关注，积极推动档案信息化建设的进程，实现档案资源的安全保存和合理利用，进一步提高事业单位档案管理的信息化水平。

1 事业单位档案信息化建设标准

1.1 档案信息数字化、网络化管理

在开展档案信息化建设过程中，需要以档案信息数字化和网络化作为基本标准和前提条件。档案部门需要通过对历史进行扫描、加工和处理，实现纸质档案向数字化的转换，为档案信息化管理的实现提供良好的条件。在新的档案形成过程中，还要及时对电子档案进行收集整理和归档，确保电子档案的安全和完整。在对电子档案保存过程中，还需要对相同版本的纸质文件进行归档保存，实现纸质档案与电子档案的共存。

1.2 档案信息接收、传递、存储、利用一体化管理

在档案信息化建设过程中，需要实现档案信息的接收、传递、存储和利用的一体化管理，因此对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员要具备自身专业知识和技能的基础上来，还要能够熟悉对计算机进行操作，及时完成电子文件的接收、传递和存储，同时通过运用网络，实现档案信息资源的有效共享。

1.3 档案信息归档双轨制，高度共享

在今后较长的一段时间内，电子档案与纸质档案会保存共存的状态，二者在档案信息化建设过程中都具有不可或缺性。由于纸质档案具有较强的原始性特点，其法律作用和凭证作用会延续较长的时间。当前电子档案的法律地位还没有得到认可，无法取代纸质档案的地位，因此还要实施档案信息归档双轨制，更好的推动档案信息资源的高度共享。

2 加强事业单位档案信息化建设工作的途径

2.1 不断强化事业单位档案信息化管理

在当前事业单位档案信息化建设过程中，需要通过不断强化档案的信息化管理工作，并进一步提高档案管理人员的综合素质和档案工作意识，使其能够在实际工作中不断充实和完善自己，加快自身知识的更新，熟练掌握相关技能。事业单位还要定期开展相应的培训，确保档案管理人员综合素质的全面提升。另外，事业单位档案管理工作中，还要建立健全评估体系和奖惩机制，以此来激励档案管理人员的工作积极性，更好的推动档案信息化建设工作的有序开展，全面提高事业单位档案信息化管理的水平。

2.2 扩充档案信息资源，加快基础设备建设

事业单位档案信息化资源的丰富，在档案管理中起着重要的作用，因此丰富档案信息资源至关重要。在进行档案信息化管理的过程中，管理者要充分地利用网络自身的优势，准确地把握住网络的特点，利用搜索引擎功能对档案信息进行整合、搜集，并在整合之后通过网络的功能进行丰富完善，将及时获取到的资源进行分享，让每一位工作人员都可以分享到资源。同时在事业单位里档案信息管理的设备也要不断进行更新，所增加的设备等必须要满足高质量、使用寿命长等基本特点。由于计算机是进行信息化管理的基础前提，所以事业单位一定要注重计算机设备等的性能，尽量减少丢失档案损失的发生情况。在购买设备的时候，单位要加大力度，精心挑选高质量的设备，因此要加大投资力度，用于选择大容量、高品质的计算机设备，有了高质量、大容量的计算机设备才能进一步保证档案管理工作。另外，对于防毒软件的安装也要加大力度进行管理，用于保障档案工作的进行。

2.3 建设档案信息网站，确保网络安全

事业单位通过建立档案信息网站，利用网络的方式来进行档案记当，并运用网页提供档案信息服务。网页能够实现在线查找，可以有效的提高档案管理工作的效率。在实际工作中，需要建立档案管理信息系统，并将现有档案全部录入到系统中，以此来实现档案管理的信息化。档案网络化和信息化实现，还需要事业单位不断完善档案管理体系，更好的发挥出信息技术的优势，加快对各部门的信息进行整合，从而实现档案信息资源的有效共享。

在档案信息化建设过程中，需要重视网络安全建设工作。通过建立档案数据备份和恢复机制，针对于档案安全级别不同来设计不同的访问权限。对于档案信息资源的安全保密工作要高度重视，并树立良好的安全保密意识。在实际安全管理工作中，档案部门局域网不允许与外网连接，并在安装防火墙和实时更新的杀毒软件，定期对归档档案信息进行备份。进一步完善档案管理的相关办法和规定，确保档案信息系统的安全性、可控性和可靠性，保证档案信息管理系统的稳定运行。

2.4 建设并使用搜索引擎

在进行事业单位档案信息化管理工作，建立以及使用搜索引擎便于查找档案的资源，富有便利性。而搜索引擎功能在计算机本身就存在使用，通过一些关键字符就可以进行信息资源搜索，大大的增加了搜索的效率，减少了一些不必要的时间，并且超前完成指定的工作。将计算机的搜索引擎合理科学地运用到内部信息系统中，将内部建立起搜索引擎，方便工作人员进行管理工作；将单位的档案信息进行有效的管理，也可以方便领导人员进行查看了解。这充分地体现了档案信息化管理所具的特点，让事业单位档案信息化管理工作得到了进一步实现，无论是档案管理效率还是质量都得到了进一步提高。

2.5 积极引进信息化建设专业人才

事业单位若想全面推行档案管理工作的信息化建设，还应积极引入专业的信息化人才，以此实现可持续稳定发展，与此同时，也更加有助于信息化网络平台的搭建，进一步提升该建设工作的安全性、简便性和高效性。在信息化平台建设过程中，应完善的落实好测试工作，在确保其无任何失误和漏洞之后才能开始正式使用。通过专业信息化建设人才的引入，可确保整个操作流程的合理性和规范性，达到改善和优化工作效果的目的，更加有利于信息化档案管理平台自身优势和作用的充分发挥。

3 结束语

由于事业单位档案管理工作能够为事业单位发展提供重要的信息支持，因此在当前信息化环境下，需要将信息技术与档案工作有效结合，加快推动事业单位档案信息化的进程，实现事业单位档案工作的信息化、数字化和网络化发展，为档案信息资源的开发利用打下坚实的基础，更好的促进事业单位的健康、持续发展。

参考文献

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