研究所数字文书档案室研究与实践

王寰 丁红 杨爽

摘 要：本文从信息化和档案管理角度，提出了数字文书档案室的概念，在研究北京精密机电控制设备研究所文书档案管理现状的基础上，针对公文与文书档案数字一体化管理，围绕数字档案管理系统技术改进，结合数字档案安全标准体系建设和档案管理队伍转型，研究数字文书档案室的探索实践，并对数字文书档案室提出发展策略。

关键词：研究所；数字档案；档案管理

1 数字档案室

数字档案室是档案室的新型组织型式，是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理的组织机构。数字档案室是实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。研究所数字档案室的建设有利于科研生产服务能力拓展。

2 研究所文书档案的管理现状

2.1 文书档案的范畴及重要性

研究所文书档案是指单位在科研生产、行政工作、党群及经营等管理活动中直接形成的、具有价值的各种形式和载体的文件材料，主要包括由上级或所经过规定的行文程序制发，具有固定格式和版头及文号的公文，及由文书部门承办的收、发文。

文书档案是各门类档案的重要组成部分，其管理水平对研究所的科研生产及经营管理有着不可忽视的作用和意义。

2.2 文书档案的管理方式

研究所文书的管理分为两个阶段：公文阶段和档案阶段。所办公室是公文阶段的责任部门，负责公文的收文、发文过程管理和预立卷、归档工作。公文管理人员将公文基本信息实时录入档案管理系统（瀚海之星），并按管理制度对文件实行受控管理。所办公室将重要的有利用参考价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以 “件”为单位，分类整理，按年度进行装盒组卷并移交档案部门归档。

研究所档案室承担档案阶段的管理职责，在接收文书预立卷后，利用档案管理系统软件（瀚海之星），依据系统中已存在的文件条目信息，为每份文件配备相应数字条形码，通过识别条形码中的电子数据，在系统中完成文件提取，组成对应实物案卷的电子案卷。电子案卷中条目信息清晰，能直接反映此卷文书档案的基本情况和库存位置，方便档案管理者提供借阅。标准的借阅流程是借阅者通过办公自动化系统（OA），开启档案借阅审批流程，档案管理者依照借阅管理要求为使用者提供服务，如图2.1所示。

3 数字文书档案室总体构想

数字文书档案室是指以电子文书档案为对象，以数字化为手段，利用计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术对文件进行有序处理和集成管理，实现电子文书成文、审批、发布、整理、保护、归档、保管、共享、知识化利用的档案管理模式。

3.1 公文數字管理系统构建

目前研究所采用办公自动化系统（OA），实现文书电子文件的管理，全过程包括拟稿、审批、发放、归档等环节。 OA系统中发文及收文管控是数字档案库的基础资源，是建设数字档案室的必备条件。现就公文发文和收文实现数字化过程解析如下。

3.1.1发文流程

发文的基本流程：拟稿->核稿->核文->规章制度审核->会签->签发->发前拟办->打印->校对->盖章->规章制度发布->机要归档，见表3.1。

当拟稿人发起一项发文任务后，此项任务在流程中的每位用户OA主页的“待办事宜”模块中均可显示，而督办事宜公文管理员可在督办事宜内设置任意流程转向，防止出现流程中的人员长期不在（如出差）无法运转下去的情况。

3.1.2研究所与上级机关办公系统集成

研究所与上级机关（研究院）已实现公文收文与发文数据接口集成。通过OA系统，研究所能够及时准确接收到上级机关下达的电子公文，在所OA系统平台上实现公文管理。集成格式如下：

3.2 数字档案管理平台构建

研究所已深入应用瀚海之星综合档案管理系统管理文书档案，其实用性与先进性相结合，满足档案室对复杂档案文件管理需求及所内人员对档案文件的查询、借阅要求。瀚海之星管理系统已成为研究所数字档案室的重要组成部分，与其他应用系统（包括PDM 系统、OA系统、财务系统等）通过通用集成接口进行集成（如图3.2所示），实现数字档案室数字化构架。

3.2.1 OA系统与瀚海之星系统集成

通过集成模块，OA系统中的文书可导出为指定位置、指定格式的XML文件，瀚海之星的接口程序会自动导入这些文件。这种集成方案保证了集成的可扩展性。自动导入模式应用于常规的、有共性的管理文件，即在OA系统中设定一些条件和规则，使满足条件的管理文件自动导入瀚海之星。对于其它管理文件，可采用半自动模式，人工在OA系统中选择要导入的目标文件，然后手动执行导入，系统后台则会生成一个XML文件，并通过接口程序自动导入到瀚海之星中。

3.2.2 数字文书档案的利用

数字文书档案室以数字档案管理系统为资源库和应用平台，已实现资源发布、档案查询、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。通过运用最新检索技术，档案管理者可对档案数据进行快速、准确、全面的查询，并根据使用权限为档案利用者提供档案全文服务。数字档案管理系统与OA系统的集成实现了发布档案信息和信息资源的共享，依托OA文件借阅审批流程完成对电子文件的借阅管控，如图3.3所示。

数字文书的档案信息智能编研、档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作可通过数字档案管理系统完成。数字档案系统管理员必须对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。对于研究所内档案信息资源的借阅利用，数字档案管理系统配备精密、严谨的控制来管理档案资源的浏览、查看权限。权限内的档案资源可以查看；对于权限范围以外的非公开档案资源，需按照严格的审批流程进行网上借阅。数字文书档案的管理模式致力于最大化的为档案使用者提供最优、最方便的服务。

4数字文书档案室改进策略探讨

4.1 数字档案信息安全建设

数字档案信息资源是单位乃至国家的宝贵财富，档案信息安全也是研究所质量工作和保密工作的重要组成部分，确保档案信息安全，既是档案工作永恒的主题，也是研究所信息安全工作的一项重要内容。

4.1.1 数字档案室标准体系的构建

标准是人们为某种目的和需要而提出的统一性要求，是对一定范围内的重要性事务和概念所做的统一规定。数字档案标准体系是指将规范档案数字化建设的各个流程、环节的标准进行有机统一而形成的一个具有内在联系、功能得到最大发挥的标准有机整体。严格遵照信息化和档案管理方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。 数字文书档案服务平台建设应遵循的标准规范如表1所列。

4.1.2 档案信息安全的技术支撑

研究所数字档案管理机制，应遵照分级评测保密认证的三员管理规范，即系统管理员、安全管理员、审计管理员三权分立，分别进行系统运行环境基本配置、系统内相关数据及权限配置、系统运行日志审计的工作。为防止通过篡改数据库中文件相关记录实现非法浏览等操作，数字档案管理系统应为所有文件记录增加指纹信息，在对文件进行浏览或其他操作时进行指纹信息认证，认证失败时禁止相关操作并进行日志记录。同时通过后台服务定时检查指纹信息是否被篡改，发现异常时进行日志记录并向管理员发送警告信息。

4.2 数字档案的资源建设

针对于目前逐步发展的无纸化办公模式，文书档案的电子资源及公文的原生电子文件已具备成为数字文书档案室的基础。公文从建立、签署、审批、发布、流转、分发已全部实现电子流程，且具备电子文件的唯一性与合规性。文件档案管理人员在接收到电子公文后，纳入电子档案受控系统进行管控。目前，档案管理系统通过利用信息化手段开发电子档案管理功能，可以直接获取档案管理者接收到的公文，并根据来文单位进行分类，直接进入电子档案库。后续，由档案管理者根据文书档案管理规则，对电子公文进行系统组卷、编制档号及录入成为检索条件的全部档案属性信息，点击电子归档按键，完成电子实体受控入库。

档案利用者（用户）通过自己的电脑可在档案管理软件的客户端自助查询所需档案。由于研究所研制工作的特殊性，用户只能查询和使用与自身密级和业务范围相关的档案。用户查询进行选定后，发起借阅审批流程，经流程各节点责任人批准后，档案管理系统会自动向该用户开放所选档案的浏览权限，用户在自己的电脑上就可以浏览该档案。数字档案的借阅管理规定同纸质档案是一致的，按照档案密级开放使用期限，到期时系统会自动关闭权限，用户不再能查看此数字档案。

4.3档案利用的知识化建设

区别于传统档案室的被动借阅模式，数字档案室通过对档案信息资源主动打包推送的方式，及时有效的发挥了档案信息资源的价值。通过衔接上级机关知识管理平台（CALT-KMS）、AVIDM、全文门类档案库、情报创新平台等系统，以产品设计平台（基于AVIDM）和产品实现平台（基于产研通）为核心应用支点，实现知识的转化、整理、整合和“情境化”获取应用。

研究所知识可划分为四个层面：数据→信息→知识→智慧，智慧是广义和最高层次的知识，加入了人工智能，能睿智有效地整合、选择与利用知识的内在能力，基于信息技术创新管理机制使知识智慧化应用成为可能。结合实际需求，知识管理过程可划分为五个阶段：采集→整理→存储→获取→创造，根据研究所科研生产和综合管理发展情境，形成了知识服务的立体格局，如图4.1所示。

基于研究所知识服务立体格局构想，数字文书档案室以情境化知识管理战略为指导，挖掘文书档案中的知识源，利用新知识媒体，使文书档案知识结构化、情境化、智能化。现以文书档案中规章制度知识源为例进行解析：

档案管理者在对数字档案室中知识分类的基础上，研究所规章制度档案，根据内容提取相应的要求和标准，并制作电子模板及内容提示。依据各部门人员使用范围及权限，将每一个知识源分配到相应的工作人员的办公自动化管理平台，使用者在工作环节中会接收到系统自动推送的知识源提示，如有需要可点开此提示，获取相应的知识以辅助工作顺利进行。在下达计划、实施过程（含制造工艺）和编写文档等实例化过程中，知识资源情境化推送和使用的优势可得到最大限度的发挥。

4.4管理人员队伍建设

在信息化管理模式下，档案工作已从过去单一的建设传统纸质档案库房，转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字档案室。在档案数字化发展趋势下，档案员必须向知识管理员转型，既掌握信息化管理知识，能够用数字化手段管理数字档案室，又具备深入挖掘档案资源中知识的能力，利用档案編研成果、情报服务成果，满足研究所对档案信息深度利用的需要。知识管理队伍已成为知识货架型管理、基于过程需求的知识问答式互动、面向知识贡献的管理机制中的重要组成部分。同时，促进文件档案队伍能力提升，也是构建知识管理任职资格体系的主要内容。

5结论

北京精密机电控制设备研究所已实现了数字文书档案室的系统基础建设，伴随着数字档案管理系统功能的升级与完善，数字档案室将实现全面的数字化管理模式。研究所数字文书档案室的建设将在国家档案局《数字档案室建设指南》的引领下，在集团公司、院档案馆的领导下，在全体档案工作者孜孜不倦的努力下稳步前进。

作者简介

王寰（1982-），女，黑龙江牡丹江人，馆员，北京精密机电控制设备研究所，从事档案管理工作。

丁红（1969-），女，上海黄浦区人，工程师，北京精密机电控制设备研究所，从事档案管理工作。

杨爽（1990-），女，湖北襄阳人，馆员，北京精密机电控制设备研究所，从事档案管理工作。