加强档案基础工作 推进档案管理现代化

摘 要：档案管理是一项基础而复杂的工作，而档案的高效管理又为企业提供科学决策支持，因此在现代社会我们必须关注档案的优化管理。而档案的优化管理与现代化建设发展得益于基础工作的基础奠定。档案基础工作是档案现代化管理的前提，因此本文主要就档案基础工作进行论述，以期推动档案管理的现代化建设。

关键词：档案管理；基础工作；信息化；现代化；思路

信息社会的迅猛发展，大数据趋势越来越明显，在这样的时代背景下，档案管理无论是思路还是内容还是形式都发生显著变化，档案管理工作也更为复杂。一系列先进技术应用于档案管理，带来档案管理方式的创新优化，大大提升了档案管理的现代化水平。而基于这样的大背景，档案管理基础工作依然备受关注，因此基础工作是档案管理现代化发展的基石。

1 多管齐下，细化档案基础工作管理

档案管理基础工作要想落到实处，取得实效，就必须致力于其工作水平的提升，加强细节关注，做好档案管理的系统整合。具体来说有四个方面。其一是对案卷进行全面调查，选取精华。这是提升档案管理规范度的前提。某些卷宗在某段时间内有时效价值，但是过段时间就失去了保管的价值，因此档案管理必须加强资料的筛选，选取精华部分，没用的档案卷宗定期清除。其二是优化案卷重组。对于复杂的档案文件，必须进行有效重组，提升档案信息管理的科学水平。找准信息间的关联，重新编订整合页码，为档案卷宗的优化管理奠定基础。其三规范著录。著录是档案管理现代化建设的重要环节，基于档案著录的既定原则进行著录的规范整理，确保档案管理的规范化和有序化。档案著录规范化才能让档案著录管理有方向，有目标，有指导，按照既定的思路进行档案管理工作的深化与推进。其四统一档案信息的分类号。对档案的分类号进行严格统一要求，通过科学的归类和统一档案分类，以关键词进行快速检索也是由统一的分类号为前提的。在档案基础工作的开展中，必须将复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，让档案管理人员明确自己要做什么，对岗位职责、流程和效果一目了然，切切实实提升工作效率和质量。

2 明确原则，让基础性管理有章可循

在档案管理现代化建设中必须明确档案管理的规范化原则，根据原则进行档案管理的优化，形成一整套规范科学的工作程序和方法。我们必须致力于打造高品质的档案资料，确保每一份档案的完整性、准确性、合法性，就要：从收集源头上把关，切实做到无盲区；从整理规范上把关，切实做到无疏漏；从储存安全上把关，切实做到无损坏。其一必须分清轻重缓急，坚持循序渐进的原则。档案管理的目的是档案的有效利用，提供决策支持。因此在档案管理中必须根据卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等进行排序，对于那些价值高，利用率高的档案优先筛选整理，实现有效价值的最大限度发挥。其二坚持分级著录的原则，带动档案管理的高质高效。坚持分层次著录，反映问题相对单一，参考价值不高的档案卷宗进行案卷级著录，而卷内涉及内容多又有相互关联的卷宗档案加以整合进行合作著录。对于文献价值高，问题反映庞杂的卷宗文件进行文件级著录。通过分层级的著录，实现不同卷宗档案的分类，通过分类揭示档案的主题内容及特征，避免了分条录入，档案管理高质高效。其三坚持分门别类的原则。主要是针对基础好而目录全面的卷案，在全因目录上直接分类标注，对于形式较为特殊的档案，主要是房档，案件等可以运用计算机技术直接在系统中输入人名、地址或者时间等关键词，得出统一的分类号，减少著录时间，著录速度更快，分门别类也实现档案原基础优势的发挥。其四档案基础工作的管理必须坚持安全第一的原则。随着档案信息化建设程度的加深，档案管理涉及的信息量增多，网络开放共享使得档案信息安全问题备受关注。因此在档案基础工作的规范化管理中，必须坚持安全性的原则，确保信息的安全，确保档案机密资料的安全。

3 创新技术，提升档案管理信息水平

档案的现代化管理必须从基础工作抓起，而档案现代化建设是基于信息化建设的，因此档案基础工作水平的提升也要关注信息技术的创新運用。现代信息技术迅猛发展，档案现代化管理水平不断提升，计算机管理开始向网络技术和互联网技术延伸，因此必须加强基础档案工作的信息化建设关注。档案管理基础工作的信息化建设必须基于网络化和数字化的层面，加强基础设施的配套建设，配备数码相机、扫描仪、打印机等，共同构成档案的数字化设备，构建信息数据库，使档案能实现信息的共享，实现档案的一体化管理。在档案基础管理工作中档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面做好详细关注。特别是信息的安全获取与机密信息的安全保障，都需要借助档案的信息化建设实现档案管理现代化建设的推进。档案管理现代化建设进程的推进，档案管理的价值也日益凸显，因此社会参与档案管理的积极性提升，档案利用程度提升，个性化需求也更为迫切，加强档案管理基础工作的信息化建设，用更快捷和个性化的方式提升档案的利用价值，实现档案信息资源的优化配置，让档案管理基础工作有了创新性的可能。

4 结语

档案管理在社会现代化建设中备受关注，加强档案的优化利用，必须从基础工作的健全与完善做起。档案管理基础工作情况直接反映在档案管理整体水平中。因此我们必须树立档案管理关注意识，强化档案管理基础工作，夯实档案管理的基础，带动档案管理的现代化建设，让档案管理的价值在现代社会最大限度凸显。

参考文献

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[3]史江，刘婷婷.企业档案管理社会化问题初探[J].档案学通讯，2010（05）：80-83.

作者简介

刘东旭（1980-），男，汉族，职称：中级档案管理员，大同市房屋交易权属登记管理中心。