信息时代下高校学籍档案管理模式的不足及创新研究

高秀娟

摘 要：针对学籍档案的管理，在过去都是要通过大量的储存空间来进行管理工作。其中的信息内容就包括了相应的考试成绩数据、社团实践数据、社会实践活动等的数据。而因为在进行教学中的各种生活琐碎繁琐且数据量较大，这就导致了在进行学籍档案管理的时候容易出现错误。伴随着信息化的进程，学籍系统的改革也就有了现实意义的存在必要，这不论是在空间结构上还是在存储的管理上都有一定的效应。而针对这些我们进行以下的讨论从而说明，数字化信息系统对于高校学籍档案管理的重要性。鉴于此，本文是对信息时代下高校学籍档案管理模式的不足及创新进行研究，仅供参考。

关键词：信息时代；高校学籍档案；档案管理

现阶段，随着高校办学与招生规模的扩大，给高校各项管理工作带来了巨大的挑战。而高校学籍档案管理作为高校档案管理工作的一个重要组成部分，虽然具有较强的政策性、原则性及服务性，但在管理过程中呈现出各种各样的问题。据相关调查显示，大部分高校对学籍档案管理并不科学，并且档案信息资源利用程度尚浅，不能满足社会的发展需求。因此，基于信息时代背景下，需打破传统的学籍档案管理模式，革新高校学籍档案管理模式，这是当前各高校值得深思的问题。

1 高校学籍档案含义

学籍档案关系到学生的各项信息，作为高校重要的信息资源，具有内容广泛性、周期性等特点。它真实记载与反映了学生入校开展至到毕业以来各个方面发展情况。是高校学生在校期间学习与社会实践活动直接形成，并作为学校教学发展历史和学生在校期间学习过程的原始凭证。其主要包括：高考成绩单、学籍卡、入学通知书等。其为教学管理、研究提供详实可靠的资料，为学校其他工作服务与学生毕业后工作安置提供了参考。是教学质量与管理水平的明证，在对学生的综合考查中发挥着重要的作用。

2 高校学籍档案的信息化管理含义

首先，数字信息化的管理模式提高了工作的效率，这一点，在进行了信息化管理的行业都已经体现出来了。在进行高等教育的过程中，由于所需要的数据比较庞大，所以这就造成了高校學生的信息数据量出现了前所未有的扩大，而近些年高校教育也针对社会实践进行了相应的改革，这对于原本资源管理就比较紧张的学籍档案管理工作来说，就更加重了其工作的任务量。面对新的行情，信息化的存在意义就有了历史性的意义了，最简单的说，就是原本需要三人进行的工作，现在仅仅需要一个人就可以完成，如，在过去需要三个管理人员进行分工的调查、录入、管理工作，但是现在仅仅一个管理员坐在电脑前就可以通过信息系统进行认证和管理，这样就大大的提高了档案数据管理的工作效率。

其次，网络化的管理方式针对资源方面，实现了更为便捷的资源共享。在进行学籍档案管理的历史中，由于高校涉及的学科比较广，所以针对同校不同院，这就不属于一个档案管理储存，那么在展开分析的过程就会出现很严重的拖延。再简单点的说就是，假如某高校的分属院校在其他的城市招生教育，那么在没有数字化的学籍管理，在进行人员调配过程中就会出现拖延，而原来需要三天五天才能完成的任务，现在可能仅仅需要一天或者几分钟就能够完成了。其主要原因就是数字化的学籍档案管理实现了同属院校的信息共享，这样在不同位置可以通用一个数据库，这就可以为教育工作完成相应的教学任务。

再次，科学化的管理方式在一定程度上保证了档案的完整性。我们在以往的教学管理中也难免会遇到一些档案遗失的问题，那么在进行纸质档案管理中，不可能做到每一份都进行备份，从而在某一个同学在原始档案文件遗失以后，在进行补档的时候也仅仅只能证明其曾在这里进修过。但是，数据化管理的学籍档案，就可以完全的弥补这项缺点。因为数据档案的保存只需要一个简单的数据库，可能数据库比较庞大，但是现在科学化的进程中，对于这一点完全可以忽视。而当纸质档案遗失以后，还可以通过数字档案进行完整的拷贝打印，从而保证了在学生档案的后期管理中，完成相应的任务管理。

最后，先进的现代化技术，降低了管理成本。我们在进行高校的学籍档案管理中，因为过去的管理模式需要大量的人力物力，进行档案的管理的存储，但是由于现在的数据管理介入，都简化了其中的大量问题，这样在无形之中其实为我们的工作减轻了很大的负担，同时也降低了大量的成本。

3 高校学籍档案管理的重要性

对于高校学生学籍档案，主要记录学生在校期间的重要事迹、内容等，其成为以后工作与学习各组织结构进行、选拔、任用等主要依据，可见管理的重要性，其主要表现在真实体现了毕业生综合素质、为用人单位选择提供依据及作为人事档案的重要基础，以下呈现的是具体的内容：

3.1 真实体现了毕业生综合素质

高校学生学籍档案，其包括毕业生实习过程、学生先进事迹等，其有关联的部门及人员有教务处，学院教学及其秘书，实习学生，实习指导老师，实习单位，实习检查老师等。其内容与人员涉及广泛，在各方面协调管理下，形成学生学籍档案材料，其内容是学生在校期间的真实记录，可有效呈现学生的学习质量、奖惩及表现。从学生学籍档案中，可对学生的基本信息、教育背景及在校的综合素质水平情况进行了解，同时可清楚高校对学生的培养过程。

3.2 为用人单位选择提供依据

学生学籍档案具有较高的权威性，学生在毕业后实际就业过程中，大部分的用人单位，可根据学生档案，进行政治审查，通过翻阅毕业生的档案资料，了解学生不同阶段与时期的学习、生活等方面情况与表现。基于此，一份详尽而全面的毕业生档案资料，将会使学生处于强大的竞争优势中，从而拥有更多的就业选择与表现机会。因此，加强高校毕业生档案管理十分重要。

3.3 作为人事档案的重要基础

人事档案在国家机构、社会组织中形成的，主要对个人的工作表现、政绩进行记录与反映。作为个人学历、身份等方面的依据。对于高校学生的人事档案，由学籍档案转化而来。学生可在毕业阶段，通过签订灵活就业、就业协议、等，获得报到证，并将其归属于学籍档案中，由学校投入人事管理部门或人才交流机构后，学生学籍档案真实转化为人事档案。因此，学生的毕业档案作为人事档案的重要基础。

4 在进行档案数据管理中遇到的问题

在日常的数据管理中，我们不得不说仍存在着很多的问题，这里进行一定的总结和分析。

首先，在进行管理中，由于数字化水平无法达到目标要求。当今数字化档案管理，已经被高校编入了管理行列之中，而各高校也相当的重视这一个管理模式，但是我国数字化时代开始的比较晚，所以相对的数字技术还不是十分的发达，在进行管理中，很多问题都不能有效的解决。与此同时在进行这项管理中，也存在着一定的风险。面对数据库崩溃、黑客等问题，都可能会出现一定的危机。

其次，在进行管理中，缺乏这一类能够胜任任务的数据管理人才。我们可以理解的是，这类人才对于数据管理和档案管理，都具有相应的知识储备和经验，在进行相应的工作中，可以很好的完成这样的工作，但是由于我国发展较晚，这类人才紧缺，也就导致了无法将这项任务在短时间内妥善完成。

再次，学籍档案系统并不完善。现在我国的高校在对学籍档案工作的数据库建设中都已经做出了相应的努力，但是即便如此，学籍档案管理系统到今天为止，仍旧不是很完善。这一点，在很长一段时间内都无法改善。

最后，高校学籍档案的信息化建设还不够充分。现在，即便很多的高校已开始有了建设信息化的档案管理机构，可是在进行实施的过程中，仍旧由于没有经验，无从开始进行。而在进行这项改革中，其主要的问题还有就是学校的投入资金不能够完成这项任务，这就导致了现在的高校学籍档案管理系统不能够很快的架设完成。

5 信息时代背景下高校学籍档案管理创新路径

基于信息时代背景下，对于创新高校学籍档案管理，其路径表现在学籍档案管理观念创新、学籍档案管理方式创新、学籍档案管理内容创新学籍档案管理人才资源创新及做好学籍档案开发利用工作，这有利于高校学习档案信息能更好地服务于社会，促进了高校学籍档案信息化管理方向发展，以下呈现的是具体的内容：

5.1 创新学籍档案管理观念

对于该校学籍档案管理，作为管理创新的成功保证是观念创新。具体方法为：首先，将观念创新意识贯穿在管理的全过程。这要求管理者要从实际情况出发，打破传统的管理观念，明确知识化、社会化及网络化对档案管理创新的意义。其次，档案管理人员要认识到学生是学籍管理的主体，需树立“以学生为本”的管理理念，完善其人格修养，激发学生的主体意识，提高其综合素质的发展。这不仅是高校各项工作所要达到的目标，也是高校学籍档案管理的目的所在。

5.2 创新学籍档案管理方式

目前，对于高校学籍档案管理，由于受经济条件与行政管理条例影响，其管理模式呈现落后性与局限性的特点。学生学籍档案手工操作，不仅耗费了大量的人物资源，还容易出现错误：网络管理平台容易出现管理盲区；计算机管理缺乏及时性与完整性等。因此，创新学籍档案管理方式，首先要建立学籍档案条目的自动化检索，更新设备与技术，实现办公系统的自动化。可采用现代化管理手段，将学校中心与学籍档案管理工作结合，为其利用提供一定的条件。另外，建立并完善高校学生学籍信息管理系统，实现高校、教育部分管理、资源共享等统一，将学籍档案管理朝向社会化、多元化及优质化方向发展。

5.3 创新学籍档案管理内容

对于学籍档案管理，其内容涉及问题较多，为了加强高校学籍档案管理，主要从将学生基本信息录入程序简化、一体化成绩信息管理及学生学籍资料统一数据库信息资源共享几个方面进行，具体方法如下：

（1）将学生基本信息录入程序简化。传统的学生基本信息入党，都是管理人员从学生升学档案中录入，然后根据学生填写的学籍表，补充相关的资料，这使管理人员需隔一段时间，向学生进行信息征集，以此补充资料，这增加了管理人员的工作内容。而建立信息化档案管理系统后，管理人员可直接从网络系统进行资料下载，其他的工作由学生完成。一方面学生可自行查阅个人基本信息，另一方面学生可根据自身的学习情况，将档案信息进行更新与补充。学校根据学生完善的学籍档案信息进行使用。（2）一体化成績信息管理。学生的成绩信息内容较多，比如平时成绩、期中成绩、重修成绩等。而成绩管理是学籍信息管理的重要一部分。以往学生的成绩管理工作比较复杂，并且容易出现错误。而使用信息化档案管理系统后，管理部门可在系统中输入每学期教学计划的相关内容，教师负责登录系统录入成绩，核查无误后提高，这样一体化成绩信息管理，可以方便学生进行信息搜索，还满足了高校扩招、专业增加情况下学籍档案管理。

6 结束语

综上所述，本文对信息时代下高校学籍档案管理模式的不足及创新的研究，了解了高校学籍档案管理的重要性，根据高校学籍档案管理存在的不足，分析了信息时代下高校学籍档案管理呈现的一系列问题，提出了创新学籍档案管理观念、创新学籍档案管理方式、创新学籍档案管理内容、创新学籍档案管理人才资源及做好学籍档案开发利用工作路径，这有利于高校学籍档案信息化管理，对高校学籍档案管理工作适应高校教学与社会发展需要具有重要的现实意义。

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