大数据时代背景下医院档案管理的创新策略

梁宇哲

摘 要：医院档案管理是医院管理的一部分，加强档案管理的开发利用，积极发挥自身的作用和价值，对于提高医院整体管理水平具有重要的促进作用。本文简要阐述了当前医院档案管理存在的不足，对其成因进行分析探讨，并针对指出有效的创新性措施，希望帮助医院档案管理迈向信息时代的步伐。

关键词：信息化；医院；档案；创新

随着互联网技术的不断发展，信息化浪潮在全球范围内的掀起，使档案管理面临着一场深刻的变革。档案是医院重要的信息资源，档案管理越来越受到人们的关注与重视，随着医学技术提高，医院管理力度不断加大，对医院档案工作也提出了新的要求。在此背景下，数字化管理模式成为了医院档案管理的主流，这是将医院的各类档案以数据库的形式进行入档、管理的一种新型模式，相比传统的档案管理方法来说，数字化管理大大提高了工作效率，已是大势所趋。

1 医院档案管理的存在问题

医院档案是医院业务活动的原始记录，对医院评价、医院绩效考核、医院文化建设、院史编撰等工作都有着重要的意义和作用。当前，医院管理模式和理念面临转型，医院档案工作出现一些急需解决的问题。

1.1 医院规模扩大与档案保管空间压缩的矛盾普遍存在

为满足群众的就医需求，医院的床位不断增加，规模迅速扩大，医院管理各项工作也日益精细化，产生了大量的档案，与此同时，医院建筑用房优先满足临床医疗需求，档案保管的空间不仅没有增加，甚至反而被压缩。越来越多的档案与越来越局促的档案保管空间，成为很多医院不约而同存在的普遍矛盾。

1.2 医院档案意识薄弱与档案需求增加的矛盾日益突出

由于医疗服务的行业特殊性，医院更重视病历档案。但是，《医疗事故处理条例》所要求的“举证责任倒置”，医院所举证的不仅仅是病历档案，还包括有关的医院档案。例如，医院的规章制度、工作岗位职责、医院的奖罚规定等。所以，现在处理医疗纠纷会综合运用医院的各类档案，可能涉及科技档案、病历档案、设备档案、人事档案、财务档案、特种载体档案等。

1.3 职能部门档案管理分散管理与统筹优化之间存在矛盾

由于“重临床、轻管理”的现状存在，医院档案重视度不够。很多医院都缺乏完整的档案管理的制度以及保证执行档案管理制度的措施，各职能部门基本没有档案管理，这在综合性医院管理中是很普遍存在的问题。医院档案只有实行集中统一管理，才能实现规范化、标准化、科学化，才有利于各类档案信息资源的综合开发利用，有利于更好地向医院管理和决策层提供有用的信息。优化配置人力、财力、物力、信息、时间等各种资源，争取提供更加优质的服务，发挥更好的效益，是医院管理的目标，也是医院档案工作必须努力的方向。

1.4 传统档案管理模式已不能适应信息大数据时代的发展

医院当前的发展重心明显侧重医疗技术，忽视管理技术，医院的临床业务占据主流地位，而医院信息管理部门的主要工作着眼点在日常工作信息沟通和流程处理，缺乏档案意识。医院对档案管理的发展支持明显不够，这不利于医院对外信息联网，也不利于大数据时代的资源共享和开发。

2 成因

2.1 档案管理制度不到位

《中华人民共和国档案法》明确规定，全部档案均由本单位档案部门集中统一管理。由于医院历史发展原因，医院业务活动所形成的档案都是由各职能部门分散保管，医院综合档案室仅仅保管医院大部分的档案。这种医院档案

管理制度不到位的状况普遍存在，无统一的标准，保管混乱，质量也参差不齐，档案利用率不高，工作经常严重脱节，不利于医院档案管理资源的利用。

2.2 档案管理职责不明确

档案管理涉及医院工作的各个方面，每个部门都可能产生档案，并不只是医院办公室或综合档案室才需要做档案管理。医院的各个职能部门，都会产生档案，也有使用的需求，这些都应纳入医院档案管理的工作体系中。现在很多医院的综合档案室管理人员面临一定的工作难度，与其他各职能部门的文件档案管理人员难以配合，彼此的工作职责不明确，也没有建立起比较规范的工作流程。有的职能部门工作人员只图自己工作方便，随意扣压或丢弃有档案价值的材料，时常导致重要的文件材料不能归整到综合档案室，造成档案完整性的难题。

2.3 档案管理人员不达标

在医院专职从事档案管理工作的人员有按照要求进行档案知识和管理技能的培训，但其他部门涉及档案管理的工作人员则很少进行档案管理培训，以致其档案知识缺乏，业务素质低下，档案相关的法律意识淡薄，上至医院的院级领导，下至医院职能部门的办事员，往往不了解档案的概念。这容易造成有档案保存價值的文件材料与其他一般材料玉石不分，所有材料都随意堆放，丢三落四。医院的兼职档案管理人员没有档案培训，人员配备随意，工作流动性大，总体上的人力不足，对档案工作有很大影响。

3 创新性对策

3.1 科学管理，建立健全管理规章制度

医院应依据《档案法》和一系列有关档案工作的行政法规，结合工作实际，制定科学的档案管理规章制度。医院领导对档案工作的重视和支持，是做好这项工作的前提条件和重要保证。既要规范病案记录、护理日记及专业人员业务报告，建立各类台账制度，又要完善档案的整理归档和开发利用制度，做到有序可查，综合管理。其中，医院档案管理的规章制度还有待完善健全，也应进一步贯彻执行，必须改变分散式档案管理的局面，实行集中统一管理的方法，紧跟新时期发展的需要，加快科学管理的实施。

3.2 建立团队，有专职和兼职搭配的人才队伍

医院领导应加强档案人员队伍建设和档案管理素质的培养，建立由分管院长直接领导，院办室主任全面负责，各职能部门负责人和专兼职档案员为成员的档案三级网络管理模式。医院为广大档案人员提供一个良好的学术研究氛围，大力开展档案学术活动以及有关的社会活动，邀请档案专家来院授课、指导，或组织档案人员到先进的兄弟医院参观学习，交流工作体会，派出人员外出培训来充实自身。这样，档案人员才能通过各种形式的继续教育来不断更新知识，改善知识机构，开阔视野，增强创新思维，提高创造能力，才能及时掌握国内外现代科技、经济、档案学术技术的发展新动态，不断增强主动服务意识，转变观念，把被动变为主动，转变观念，主动学习，成为新时期和档案学科发展的复合型人才，为医院在新世纪的不断发展中做出贡献。

3.3 加大宣传力度，增强全院职工的档案意识和工作配合度

利用信息化手段建立档案的管理沟通平台，充分发挥档案的作用，让档案在医院管理中得到应有的重视，能起到加强医院管理，化解医院矛盾的作用。例如，目前公立医院的改革，因结构调整而进行的岗位聘任、下岗分流等，使医院面临新的问题和矛盾。通过职代会征集提案，将提案档案分类汇总，仔细研究，可以从中了解职工关心的热点、难点问题，摸清职工的思想脉搏，有针对性地做好职工的思想政治工作，化解矛盾，消除医院管理中不和谐的音符，增强医院凝聚力。

3.4 改变传统的工作思路，增强档案意识

医院可切换传统的工作思路，由传统的手工管理逐步转变为数字化管理。将档案信息作为医院信息的重要组成部分纳入医院信息管理网络系统进行综合开发和利用，对档案的形成、收集、整理以及开发利用工作进行监控。强化服务手段，编制多种档案检索工具，为医务人员利用档案提供方便。提高质量，主动围绕医疗工作的需要，全方位跟踪服务，最大限度地发挥档案信息资源的作用。

此外，医院还可探索试行档案的第三方托管业务。在有的医院已经试行了病历档案的第三方托管，将一定时间以前的病历档案拍照留存电子资料，存储在计算机硬盘和服务器中。对于档案，也可以探索试行这种第三方托管业务，将某些条件的档案拍照留存电子资料后，交给具备病案第三方托管的公司储存。这可缓解医院用房紧张与档案保管空间不足的矛盾。

4 结束语

互联网的普及，为新时期的社会发展带来更广阔的交流平台，信息化建设水平的提升，为医院档案管理提供了良好的基础。医院档案管理应在信息化技术的帮助下，结合单位实际情况，有的放矢，狠抓薄弱环节，准确把握新时期医院发展的特点，適时调整， 逐渐改进和完善医院档案管理工作，以此来提高医院档案管理工作的质量和效率，促使医院提供更加优质的医疗服务。

参考文献

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