电子文件管理模式研究

朱佰双

随著信息技术的飞速发展，电子文件应运而生。电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极探索电子文件的管理模式。

1 电子文件管理模式的理论基础

1.1 文件连续体理论

文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充，是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践的一次新的理论抽象。它拓宽了文件和档案的管理思路，即一体化管理思想。文件连续体理论提供的一体化思想强调共性而不是差异，强调质量而不是数量，强调积极主动和连贯性的思考而非消极被动和无法比较的思考，强调全局观念决策而非局部利益决策，强调实施一体化控制而不是搞分裂，强调统筹兼顾解决问题而不是各行其是，强调通过合作使用户满意。

1.2 文件管理流程重组理论

文件管理流程重组是冯惠玲提出“业务流程重组”后由周毅明确提出的。周毅认为，传统管理环节上的“分工”在一定程度上也肢解了文件运动的联系性和连续性，自动化环境下文件管理的最大特征是以数码化的信息作为处理对象，对其控制与组织管理的方法将不再以流程分工作为基础，传统文件管理的各业务流程之间的界限将变得模糊。文件管理流程重组是指为了在衡量文件管理绩效的关键指标上取得显著改善，从根本上重新思考、彻底改造文件管理的业务流程。笔者认为，文件管理流程重组是在信息技术发展的背景下提出的，是对传统管理流程的重新思考。但我们也应客观地看待传统管理流程的积极影响，不能激进地否定传统管理流程，不能急于“彻底的改变”。

1.3 前端控制理论

电子文件的产生、电子文件作为档案的诸多特点以及电子文件管理对于后续档案管理的影响等因素，要求档案工作者对文件管理工作提前介入，以保证文件管理的质量，并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用，这就是档案的前端控制。但也有学者提出了用源头控制代替前端控制，认为有必要跳出档案工作相对狭隘的范围，转入电子政务领域，以更大的视角，把文件与档案管理纳入电子政务的政务信息管理进行问题分析与问题解决，从文件生成的源头就对政务信息管理流程进行优化重组，用顶层设计与源头控制代替前端控制。

2 机构内部电子文件管理模式

2.1 “双套制”管理模式

现在很多机构将业务活动中产生的大量纸质文件和电子文件同时归档保存，形成不同载体类型的档案，即双套制。相对于传统档案来说，电子档案存在固有的缺陷。但是，随着计算机技术的发展，电子文件的数量明显增加，同时，社会对档案信息的需求量、系统性、时效性等要求也进一步提高，传统的档案管理方法和管理手段无法满足社会需求的增长，因此，采取“双套制”管理模式是必然选择。从目前情况来看，唯有实行“双套制”归档，才能既满足凭证性需求，又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。可见，双套制的存在有一定的必然性和合理性，但并不是说双套制就只有优点而无缺点。某种意义上，“双套制”并未带来人们所企盼的现代化的便捷和高效，如果处理不当，不仅未能实现工作效率的“提速”，反倒增加了更多的负担。笔者认为，在实际工作中应注意科学界定双套制管理的文档范围，不能以偏概全，造成不必要的浪费，影响工作的效率和效益。

2.2 文档一体化管理模式

所谓文档一体化管理，就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发，统筹规划，科学管理，实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理。但电子文件的产生，使这种分界线越来越模糊了。实施档案一体化管理，档案工作者必须参与到文件的形成管理中来，文件形成者及管理人员也要了解档案管理的内涵、过程及开发利用的基本规律，统一制度、统一格式、统一管理。建立文档一体化的计算机网络系统，开发一体化管理软件，确定综合管理标准，贯彻实施标准化工作。

3 档案馆与数字档案馆电子文件管理模式

3.1 集中式管理模式

集中式管理模式就是各个机构的失去现行使用价值的电子文件由档案馆对其进行集中统一的管理模式。其优点在于：由于档案馆具有较好的技术条件和高素质的业务人员，一方面可以保证电子文件实体得到妥善保管，尤其是对具有永久保存价值的电子文件实现长期有效的管理，从而实现档案保存社会记忆、维持历史原貌的职责；另一方面，可以有效地防止档案被删改和随意销毁，以保证电子文件的真实性和可靠性。集中式管理模式有利于电子文件管理规则和标准的统一，有利于对电子文件的保管，有利于效益先行，有利于档案的开放利用。

3.2 分散式管理模式

分散式管理模式就是各个机构的失去现行使用价值的电子文件由各机构自己管理，档案馆只对其信息进行控制。分散式管理的优点，首先表现在其有利于保证电子文件的可识读性和完整性。电子文件具有系统依赖性和非人工识读性等特点，它的识读性离不开软硬件环境，一旦脱离这个环境，电子文件的长期可利用性和凭证完整性就无法得到保障。在分散式管理中，电子文件就不需要脱离原来的系统环境，因此也就在一定程度上保证了电子文件的可识读性和完整性。其次，分散式管理有利于缓解档案馆在资金和技术方面的困难。若由档案馆购置所有兼容的软、硬件设备，所需费用相当昂贵；并且要由档案馆来实现大量电子文件的转换，不但技术难度大，而且费用高，文件的形成部门却可以有效地解决这一问题。实施分散式管理模式需要注意一些问题。首先，要制定和完善相应的电子档案法规，明确档案馆和电子档案产生部门的权利和义务。其次，必须制定统一的电子档案管理制度和标准，保证电子档案的完整安全和有效利用。此外，档案馆可以在调查研究的基础上，与机构进行协商，将其中对党和国家以及科学研究有特殊价值的、需要特别保存的电子文件接收到档案馆内，实行集中保管。

3.3 集中与分散结合的管理模式

集中与分散结合的管理模式是采用折中的方法，将集中式与分散式两者结合，发挥各自的优势的一种管理模式。将大量的电子文件及需要短期保存的电子档案，由形成单位按档案馆提出的要求保存，并接受档案馆的监督、检查、审计，将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。对于那些在运行环境上具有特殊性的电子档案也可以委托形成机关保存，但是，需要事先与被委托机关签订详细、具体的委托契约，档案馆的工作人员还必须以足够的技术能力和专业知识监督这些机关是否按照契约、按照国家对永久性档案的有关规定实施管理。笔者认为，分散式和集中式各有优缺点，究竟采用哪种管理模式还需要根据具体情况而定。从理论上来说，集中与分散相结合的管理模式是最好的，但它的实现涉及因素很多，其可操作性难以估计。

参考文献

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[5]潘蓉.对档案“双套制”管理的思考[J].档案天地，2003.4