事业单位档案优化管理的主要措施

梁云华

摘 要：在我国事业单位的各项管理工作当中，档案管理在其中占据着非常重要的地位，其管理质量在整个事业单位发展过程中起到了非常重要的决策作用，并且对于事业单位未来的健康发展有着非常重要的意义。但是，结合目前的实际情况来看，在事业单位的档案管理工作中还存在着一定的缺陷，这些问题的存在对于档案的安全性带来了非常严重的影响。本文主要针对目前事业单位档案管理中存在的问题进行了深入的分析，并结合实际情况提出了一些有效的优化措施，希望能为相关人员提供合理的参考依据。

关键词：事业单位；档案管理；优化；措施

在我国社会经济不断发展的背景下，事业单位作为经济建设中重要的支撑力量，也已经进入到了快速发展的重要时期。要想满足社会经济的发展要求，事业单位一定要对档案管理工作引起足够的重视，采取有效的措施来提升档案管理水平。另外，对于相关的档案管理工作人员而言，也应该逐渐改变传统的思想观念，认识到社会对于档案管理工作的需求，对传统的档案管理方式实现有效的创新，从而才能使事业单位的档案管理工作效率和质量实现明显的提升。

1 事业单位档案管理工作的重要性

在事业单位的各项管理工作中，档案管理工作属于其中非常重要的一项组成部分，因此，在新时期不断发展的背景下，事业单位档案工作也应该满足社会经济发展的需求，在目前的管理模式基础上进行不断的优化和完善。在事业单位档案管理工作中，完善的档案可以将一个人的成长过程，工作表現以及政治思想等方面全面的体现出来，同时也是事业单位在选人以及用人过程中非常重要的参考依据。无论是科技革命与管理革命，事业单位档案的创新都发挥着十分重要的作用。随着我国科学技术的不断发展，档案管理工作在服务形式上也发生了相应的转变。将网络技术融入到档案管理工作中，实现信息资源的有效共享，从而才能与目前社会经济发展之间实现有效的结合。在事业单位改革工作当中，档案管理属于其中的一项重点内容，如今正面向档案信息化以及数字化的方向不断发展。

2、目前事业单位档案管理存在的问题

2.1 没有认识到档案工作的重要性

结合目前的实际情况来看，事业单位在开展档案管理工作的过程中，存在部分领导人员还没有全面认识到档案管理工作的重要性，没有对档案管理工作内容进行深入的了解。因为档案管理工作涉及到的内容比较多，并且在整项工作开展过程比较的无聊枯燥，这就造成档案管理工作人员的积极性一直无法实现明显的提升。如果站在档案管理工作内容的角度上进行分析，很多领导人员认为档案管理就是将单位各项活动开展过程中所产生的各项资料进行系统的整理，然后进行储存，这就造成档案管理工作的效率和质量一直无法实现明显的提升。

2.2 档案管理的秩序比较混乱

目前，大部分事业单位还没有制定出完善的档案管理制度，这就造成档案管理工作在整体上缺少了一定的有序性。一方面，导致档案资料的收集工作无法得到全面的落实，并且在对档案进行收集的过程中，管理制度的作用无法实现充分的发挥，对于档案管理工作的合理性造成了非常严重的影响。另外，事业单位在不断发展的过程中，人员的流动性非常的大，这就造成档案整理工作缺少了统一的标准，经常出现内容与实际目录不相符的现象，这将对档案信息的真实性造成非常严重的影响。导致这种现象

2.3 信息化技术的应用程度不高

目前，随着我国信息技术的不断发展，在事业单位的档案管理工作中也应该实现对信息技术的合理使用。在对信息技术使用的基础上，不但可以促进管理工作效率和质量实现明显的提升，同时也能为操作过程中的标准化以及自动化提供良好的基础保障，使整个档案管理过程具备一定的规范性。但是，目前很多事业单位并没有加强对信息化的建设工作，缺少了完善的信息化管理平台，虽然部分企业已经引进了相应的信息技术，但是在实际的使用过程中没有与事业单位发展之间实现有效的结合，这将导致信息技术的作用无法实现充分的发挥。

3、事业单位档案管理优化的相关措施

3.1 全面认识到档案管理工作的重要性

应该加强对档案管理人员的教育工作，使档案管理人员可以全面认识到档案管理工作对单位发展的重要性。结合实际情况可以了解到，档案管理人员日常主要的工作任务就是对相关的信息资料进行合理的收集，这就需要管理人员首先应该具备一定的信息采集能力，并且还能够实现对信息的有效管理。另外，也应该不断提升档案人员自身的管理能力，从而在最大程度上将档案人员的创造性以及主动性充分的发挥出来。只有在保证工作人员对档案管理内容全面了解的基础上，才能促进档案管理工作实现顺利的开展。同时，事业单位应该针对档案管理人员构建出相应的考核制度，将档案管理工作进行不断的优化和细化，从而保证档案人员可以将自身的职责作用充分的发挥出来。

3.2 优化管理方式，提升档案管理工作效率

在信息技术不断普及的背景下，事业单位档案管理工作也应该逐渐引起先进的信息技术，在此基础上促进档案管理效率可以实现不断的提升。关于档案管理信息化的建设，如今很多事业单位已经引起了高度的重视，并且加大了对信息化的建设力度。在档案信息化的管理工作当中，首先应该构建出相应的数据库，管理人员在对计算机使用的基础上将相关的档案信息输入到其中，并进行相应的归档和分类，严格按照相关的标准规范制度进行管理。在对档案信息进行查阅的过程中，只需要将所要查找资料的关键词进行输入，这样就可以在很快的时间内找到自己需要的资料。由此可以看出，当档案信息化建设的基础上，不但可以方面使用人员在终端下载所需要的档案信息，另外，还能使管理人员在较快的时间内搜索到所需要的资料，使事业单位档案资料的利用效率实现明显的提升。

3.3 加大对其的认识力度，建立完善的档案管理制度

在事业单位运行期间，要想确保档案管理工作高效率以及稳定的发展，离不开完善方案管理制度的帮助，其是事业单位开展方案管理工作的关键。首先，在领导议事或者单位发展计划制定的过程中，可以引进档案管理工作，并且指派人员对其进行管理，在管理期间，要有效的分析档案工作过程中存在的问题，并且加以解决。再者，从实际情况入手，构建和单位工作相符合的档案资料管理部门，将其当做独立职能部门进行管理，此外，对于单位而言，要对各种档案进行综合性管理，档案管理机构要将自身的监督以及指导功能全面发挥出来，从而建立出单位档案管理网络。最后，在整理所有文件材料的时候，要将形成、整理以及给归档等工作引进人员岗位责任制中，并且将其当做考核干部实际工作效果的主要依据，以此提升工作效率。对于文件的形成情况，事业单位要制定立卷制度，根据方案实际管理情况来制定管理体系，做好对其全面的掌握和认识。

4 结语

综上所述，随着我国社会经济的不断发展，事业单位传统的档案管理模式已经无法在满足新时期的发展要求。因此，对于相关的事业单位而言，首先应该全面认识到档案管理工作的重要性，针对目前档案管理中存在的问题进行深入的分析，结合实际情况找出有效的措施进行解决，加强对档案信息化的建设力度，从而对信息化技术的合理使用，使事业单位档案管理工作效率和质量实现明显的提升。

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