浅谈档案管理数字化的建设

红梅

摘 要：目前我国的档案管理数字化建设与国际先进水平还有较大的差距，迫切需要提高档案管理数字化水平。本文对数字档案管理进行介绍，并分析了数字档案的实现途径。

关键词：档案 信息 管理 数字化

1 数字档案的概念和特征

档案能够记录国家机构、社会组织以及个人的活动，涉及到政治、经济、科学、技术、文化、宗教等各个方面，其包括记录了国家或者社会有价值信息的文字、图表、声像等形式。档案具有记录和承载历史的功能，能够为人们更好的传承历史，为人类的发展做出贡献，因此我们需要通过创新，提高和拓展档案管理的领域，更好的发挥档案的作用。数字档案是对传统档案管理模式的一种改变和创新，能够改变档案的保管和利用情况，通过数字化的存储，使档案管理逐步走向正规化、信息化、网格化、大众化，从而实现档案更加充分的应用。

数字档案是随着数字化技术的不断发展产生的，也被称为电子档案。它既可以在人们应用计算机的过程中产生，也可以通过将各种资料进行数字化处理而产生，如资料扫描件、E-MAIL、WEB页面和程序文件等等。电子档案是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，是人们社会活动的数字化记录，随着办公自动化技术、信息技术和网络技术的不断发展，数字档案的出现和应用成为了社会发展的必然结果。与传统的档案相比，数字档案的优点在于其具有依赖性与信息的不可识别性、信息和载体的可分离性、信息的易控性、可变性与易失性、信息的可共享性、信息动态性、信息的集成性和载体形式多样性等特征。

2 档案数字化管理的优势

2.1 提高經济效益

随着社会的不断发展，需要记录和使用的信息越来越庞大，落后的信息处理方式完全不能满足需要，影响了工作的效率。在传统的档案管理模式中，企业为了解决庞大的信息量和落后办公模式之间的矛盾，只能采取增加办公人员和相关费用的方式，造成企业经营成本的上升，极大的浪费了企业的资源。通过采用数字化的档案管理，可以将传统档案模式中的纸质档案转变为机读档案，大大减少了档案的保管费用，同时减少了空间的使用，更重要的是电子档案的使用更加方便，可以快速的进行查阅，减少了人力资源的利用，降低了企业档案管理的成本，提高了经济效益 。

2.2 有利于部门立卷制度的落实

部门立卷是优化档案管理的一种方式，但是目前档案室代替部门立卷现象依旧比较常见。档案室代替部门立卷存在明显的缺点：部门将零散的材料交给档案室，由档案员来代替立卷，而档案员对于部门的工作很可能不太了解，无法对材料进行有效的整理，也不能判断材料是否完整，从而降低了档案管理的质量。通过数字化的档案管理，由归档部门将文件材料输入到网络系统之中，再由档案员管理人员进行统一的编码保存，有效的保证了档案的完整性，提高了档案的管理效率。

2.3 提高办公效率

档案数字化管理具有不受时间和工作环境限制的特点，利用这一特点进行档案管理能够极大的提高档案管理工作的效率。在传统的档案管理模式下，档案的管理和利用都需要在上班时间内进行，工作环境也受到很大的限制，只能在档案管理者、利用者和办公用具集合的特定场合下进行工作。通过档案的数字化管理，不需要使用传统的办公工具，而是应用单位网络、计算机系统和电脑进行档案的管理和使用。企业通过档案管理数字化建设，可以将企业各部门工作过程中形成的电子文件通过编码和解码形成电子档案，并且将其储存在硬盘之中，电子档案不需要和实物载体存在必然的联系，并且可以通过复制储存在不同的介质之中，使档案的存储变得更加方便。同时，在应用档案时，利用者只需要获得相应的许可就能够随时随地的调取并查阅所需要的档案信息，极大的提高了档案管理的效率，方便了档案的储存和使用。

2.4 提高档案内容信息的开发

在传统的档案管理模式之中，档案的管理只能够做到保证档案完整的储存和单个文件的查找利用，这样不利于档案信息的整合利用。通过档案管理的数字化，各类的档案信息被储存，在将电子档案立卷之后，通过检索工具能够将需要的相关的档案信息全部检索出来，搜索出的各种相互关联、具有历史性联系的电子文件能够帮助使用者更好的了解想要查询内容的具体信息，满足其对于某个专题深层次的查阅需求，更好的帮助其进行相关的工作，提高档案信息的利用效率。

3 档案数字化实现的途径

档案的数字化管理能够提高企业的经济效益，提高办公效率，同时实现档案信息的充分利用，是社会发展的必然选择，但是在档案的数字化进程中还存在许多的问题和障碍，因此为了更好地进行档案的数字化建设，需要通过研究相应的对策来进行解决。

3.1 建设系统工程，实现信息共享

档案数字化建设并不是一项简单的工作，而是一项复杂的系统工程，进行档案的数字化建设需要进行总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一系列的软件和硬件。同时，企业在日常的工作过程中会产生数量众多的文字档案，档案的录入和管理的工作量较大，因此系统需要采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份来满足企业的实际需求，快速的处理数据信息。与此同时，为了方便档案的查询，提高其利用效率，还需要设置合适的查询系统，帮助利用者快速的查询有价值的档案信息，通过这种系统实现档案资源的共享。除此之外，为了提高企业信息共享的能力以及提高信息的安全性，还需要将档案管理的类别进行细分，设置操作目录管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等模块。

3.2 建立档案安全管理制度

为了更好的提升档案管理效率，需要实现企业办公自动化系统和数字化档案管理系统的充分衔接，通过在查询接口程序中加入查询档案资料的功能，可以做到将现有的财务系统和人事管理系统的集成。档案管理数字化建设中一个重要的问题是档案的安全问题，因此需要建立电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有些是可以公开的，而一些是需要保密的，尤其是档案数字化之后，保密工作更加复杂。为了保证数字档案的安全，需要做好硬件安全的管理和软件的安全管理。在硬件管理方面要严格保证信息储存载体的质量，并且安排专人负责管理，保证其放置在温度、湿度适宜的地方，并且防止人为灾难的破坏，从而保证其使用寿命，保证文件安全。在软件方面，需要应用多级权限和密码管理，应用加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，来保证档案信息不被窃取和破坏，保证信息的安全。

3.3 建设专职队伍，提高管理水平

随着社会的不断发展，社会的信息正在不断地增长，档案管理工作也在进行转型，由传统的劳动密集型转变为现在的知识密集型工作，更加注重现代化办公设备的应用，因此对人员的要求也在不断提高。数字化的档案管理一方面要档案管理者具有很强的数据分析能力，能够对专业性的档案进行精准的把握，另一方面还要求其能够根据利用者的需求，提供大量的数据信息，这使得这一工作需要具有高素质、高技能的现代化信息管理人员来完成。因此，为了更好的进行数字化档案管理的建设，需要加大对档案管理人员的培训，学习电子文件管理方面的知识，不断的提高其电子文件管理的能力，从而更好的实现传统档案管理模式向数字化档案管理模式的转型，提高档案管理水平。

参考文献

[1]孙志梅， 王铁春. 浅谈数字化档案管理[J]. 兰台世界， 2011（s1）：142.

[2]王颖. 浅谈高校档案管理数字化[J]. 科教导刊， 2011（13）：192-193.