新时代档案服务网络化初探

许敏

【摘要】网络时代人类社会通过档案网站、档案微博、档案微信公众号等网络手段进行档案信息的传播和利用。

【关键词】档案服务；网络；档案网站；档案微博；档案微信公众号

随着社会的进步和网络技术的发展，很多社会活动都通过网络来进行。近年来，档案工作也在不断发展，档案信息化、档案数字化、档案网络化正在形成。档案服务正通过网络实现档案利用活动、开发档案信息资源、传播档案信息内容、从而满足社会公众对档案信息需求的目的。

一、现代社会是网络信息的时代

美国作家阿尔文·托夫勒的《第三次浪潮》将人类社会划分为三个阶段：第一次浪潮为农业阶段，从约1万年前开始。第二阶段为工业阶段，从17世纪末开始。第三阶段为信息化（或者服务业）阶段，从20世纪50年代后期开始。第三次浪潮时期，以电子工业、宇航工业、海洋工业、遗传工程组成工业群；社会进步不再以技术和物质生活标准来衡量，而以丰富多彩的文化来衡量。计算机、网络是这个时代最典型的产物。

（一）网络名称。网络是由计算机、远程通信等技术联结世界各个国家、部门和个人的高速信息交换系统，是人们学习、工作、休闲、交往和通信等方式最高效的信息传播载体。网络化成为人类社会生产、管理、教育、医疗、交往等各项活动的主要形态。因特网正以极快的速度，把社会各部门、各行业以及各国、各地区乃至各个个体联成一个整体，使社会成为所谓的“网络社会”或“虚拟社会”。

（二）网络类型。网络以传输范围划分，可以分为局域网、城域网、广域网；以传输介质划分，可以分为有线网（同轴电缆/双绞线）、光纤网、无线网；以通信方式划分可以分为点对点和广播式；以交换模式划分可以分为电路交换网和分组交换网；以无线通信技术划分可以分为GMS、GPRS、CDMA、CDPD。

（三）网络时代。《中国互联网络发展状况统计报告》截止到2016年6月，中国网民规模达到7.10亿，半年共计新增网民2132万人，半年增长率为3.1%，较2015年下半年增长率有所提升。互联网率为51.7%，较2015年度提升1.3个百分比。截止到2016年6月，我国手机网民规模达6.56亿，手机在上网设备中占据主导地位。中国网民的人均周上网时长为26.5小时。网络改变着世界，网络改变着生活。

二、网络给档案服务带来的变化

档案事业存在的物质基础是档案信息及其价值，档案事业发展的原动力是档案信息价值的实现，即档案利用服务。档案利用服务由传统的手工查询纸质档案到计算机检索目录、全文数字化，再到如今档案收集、整理、保管、利用等档案事业活动都在网络下进行，从而带来了档案利用方式和档案生存方式的極大变革。

（一）网络时代档案利用方式发生变化。1.使用新的利用工具。各级各类档案事业单位使用不同的网络平台进行档案服务。通过单位局域网使用的档案馆（室）的档案管理系统，可以检索档案目录及档案全文，如江苏工程职业技术学院使用的是上海中信信息有限公司的光典档案信息管理系统。通过地方政务网进行电子文件的上传下达，如南通市政务平台。通过公共互联网建立的各类档案网站（档案web2.0），如南通市档案局网站，是档案信息传播平台，也是档案利用服务平台。通过有线电视在线档案服务形式，如太仓民生服务户户通。通过无线网进行的档案微信公众号、档案APP，以及通过物联网使用的RFID档案智能管理，这些都是近几来随着信息技术的进步而发展的新型的档案服务手段。2.产生新的用户群体。从《中国互联网络发展状况统计报告》中得知，中国网民以年龄层次调查统计，20-29岁占30%，30-39岁占24%，40-49占13.4%；以学历层次调查统计，初中生占37%，高中及中专生占28.2%，大专生占8.9%，本科及以上占11.5%；以职业结构调查统计，学生占25.1%，个体户/自由职业者占21.1%，公司一般职员占10.1%。网络用户迟早会成为档案利用的主体，档案界不能忽视网络用户的发展，这也将是档案工作者要进行研究、分析、引导和发展的方向。3. 形成新的利用特点。网络下的档案查阅利用的方式从原来的亲自到档案馆室查看原件、提供复印件转变成依靠计算机、档案网络依据特定的权限进行电子查阅的利用方式。充分体现了电子信息查阅的快捷、简便、高速等优势，利用者可以打破时间、空间上的限制，零距离、全天候的便利，不必亲临档案馆就能达到利用档案的目的。档案服务还呈现出多元化趋势，不是仅仅只服务查阅档案的需求，还可以主动推送档案信息，进行双向交流和实时交流。4.采用新的利用效果评估手段。档案部门经常要统计档案利用率和利用事例。查阅传统纸质档案是通过查阅登记簿来手工统计，网络环境下档案利用服务可以直接在线统计，同时还可以采集更多信息。通过用户注册登记表来采集用户信息；使用网上征询调查表了解用户利用需求；可以通过交互工具（电子邮箱、BBS、即时通信工具等）采集利用信息；使用工具软件或其他技术手段来记录分析用户在线访问情况。这种统计既快速又准确，还可分析出你所需要的多种信息。

（二）网络下档案生存方式发生变化。1.电子档案大量形成。网络化的各种档案服务的前提条件是存贮大量的电子文件。电子文件是一种通过计算机进行操作、传输和处理的文件，是数字化的信息记录，具有特定的格式。电子文件通过网络既可单向传播，也可多向分散，无论在世界的哪个地方，只要有网络就可以突破时间和空间上的障碍得到你所需要的信息。电子文件、电子档案对比传统的纸质档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势。2.电子档案的保管。电子档案从形成到利用的每个环节，都有信息更改和丢失的可能性，加之电子文件的信息与载体相分离，存储的位置不固定，从而存在较大的安全隐患。电子文件正式文本不同于传统的纸质档案，应保存双份，具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。服务器数据库定期备份，存储于能够脱机保存的载体上，与电子档案相关的软件及整个应用系统也一并保存。

三、 新型的档案服务网络化形式

（一）档案网站。档案网站是档案机构在互联网、政务网、专业网或局域网上建立的，以网页的方式提供档案信息、档案服务及相关信息和信息站点，是档案机构面向网络用户的“信息窗口”和“服务前台”。1.档案网站的定位和类型。既可以是网上档案信息中心，是网上档案文化园地，也是网上档案行政（业务）窗口。类型有基于互联网的档案网站；基于政务网的、专业网和局域网的档案网站。也可以分为国家档案局网站、地方档案局（馆）网站、专业档案馆网站、基层档案馆网站、档案刊物网站、档案教育和咨询网站以及个人档案网站。2.档案网站的服务形式。向登录网站的各类用户提供在线档案检索。检索内容包括历史档案、政府现行文件和其他文献资料。与用户进行在线交流互动（咨询、指导、培训），这种交流功能是档案网站为档案工作者之间、档案工作者与用户之间、用户与用户之间的交流互动提供了一个高效平台。档案网站还是弘扬档案文化和地方文化，展现专业特色和地方特色，成为凝聚人气的文化生活园地。档案网站既可以成为档案信息及各类资源的“聚结地”和“资源池”，也可以成为各类信息网站的中介。基于局域网或政务网的档案网站是开展档案业务工作或实施档案行政工作的工作平台。3.档案网站建设的要点。以用户为主导，深入开展用户分析，了解用户类型和不同用户的需求特点，发掘潜在用户。注重与用户之间的互动，将网站建设成为双向交流的平台。及时更新网站内容、版式，满足用户需求的变化。以内容为王者，全面收集、准备相关信息，提供充分的素材。对上网信息进行严格鉴定，确保其内容的真实、准确。对原始信息进行深加工，提高上载信息的质量。对网站内容进行分类梳理、系统组织、确保安全。网站设计应更富“人性化”，最大限度地提供个性化服务。

（二）档案微博。微博是通过关注机制分享简短实时信息的广播式的社交网络平台。比如新浪微博、网易微博，注册和关注的用户比较多。微博具有的特点：字数少，通过WEB、WAP编辑推送的便利；平民与贵族同一水平线，草根在微博上找到了展示自己的舞台；和瞬时传播的即时性等特点。据于这些特点，很多档案部门都开通了档案微博，成为档案信息服务的平台。如江苏档案政务微博、苏州市档案局官方微博。截至2013年6月，中国微博用户规模曾达到3.31亿，网民使用率达到了56%，政务微博认证贴超过24万个。仅微博每天发布和转发的信息就超过2亿条。伴随着微信、易信等即时通信工具的诞生，微博逐渐开始衰落。截至2014年6月，微博用户量为2.75亿。

（三）档案微公众号。微信是腾讯公司于2011推出的一个为智能终端提供即时通信服务的免费应用程序，支持网络快速发送免费（需消耗少量网络流量）语音短信、视频、图片和文字。微信已走过7年的发展历程，从最初的社交通信工具，成为连接人与人、人与服务、人与商业的平台。从原生阶段到开放阶段再到生态阶段，即从微信发布到朋友圈、微信公众号、微信支付、微信企业号、微信城市服务、支持朋友圈广告（微商），可谓发展迅速。截至2015年9月，微信用户达到6.5亿，94%的用户每天登录。微信可以通过强大的QQ关系链和手机通讯录的同步，形成一个庞大的生态交际圈（此外扫描二维码、摇一摇、漂流瓶、附近的人、雷达加友）都使得微信能够强势扩展。朋友圈、点赞显示它的互动性更强、影响力更大。

微信公众平台是腾讯在微信基础上新增的功能模块，是面向名人、政府、媒体等机构推出的合作推广业务，能实现和特定群体的图文、语音的全方位沟通和互动。微信与微信公众平台的区别是：微信是手机客户端登陆的点对点交流，而公众平台突破了这一限制，是信息群发共享的一对多交流平台，目前仅支持电脑登陆管理。它最重要的发布和订阅方式，是通过二维码让用户扫描订阅，并通过后台的用户分组和地域控制，实现精准的消息推送。较早开通档案微信公众号的有“中国档案杂志”“档案那些事儿”“档案见证北京”“江苏档案”等。通过档案微信公众号进行档案宣传、会议报道、历史介绍、档案文化讲座、自主查档、预约查档、档案征集等，更快速便捷地提供档案服务。

档案服务网络化是网络时代的必然趨势，它给人类社会带来便利的同时，也存在着极大的考验和挑战。网络信息作为社会活动的重要组成部分，具有高动态性。网站信息随时间推移不断累积，为避免网站服务器崩溃，一般只保留近几年的信息，这些网络信息是数字化的、海量化的、大众化的、碎片化的，这对档案的有效采集、存储和利用带来了严峻考验，是广大档案工作者要深入研究的课题。

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