首因效应理念在高校二级学院办公室管理中的运用分析

杜鹏

摘要：首因效因又称初始效应（primary effect），属心理学范畴的概念，是指决定第一印象的形成最先出现的中心性格特点所具有的机能效果。本文针对首因效应理念的概念和影响因子进行阐述和分析，并探讨首因效应理念在高校二级学院办公室管理中的运用。

关键词：首因效应；影响因子；高校二级学院；办公室管理

首因效应是心理学中的一个术语，即人们对新先得到的信息印象最深刻，虽然第一印象不一定是正确的，但是却是最为牢固的。在人与人的交往中，第一印象主要依赖年龄、面部表情、性别、体态、谈吐、衣着打扮决定，第一次交往中的表现能够在交往者头脑中留下深刻的印象。首因效应理念在多个领域中都有所应用，实践证实，将首因效应应用在高校二级学院办公室管理工作中可以树立良好的形象，提高办公效率，以下就根据笔者的工作经验针对首因效应理念在高校二级学院办公室管理中的运用进行阐述与分析。

一、首因效应的影响因子

首因效应普遍存在于人们的日常行为中，对我们的学习、生活、工作有着不同程度的积极和消极影响，虽然我们很多时候并不会发现它在发挥作用。人在首次见面时，最先接受的信息成为第一印象和后续认识的基础，就是认识上的先入为主，从影响因子来看，包括以下几个方面：

（一）口头语言

口头语言就是我们表达是的话语，在人际交往活动中，口头语言是一种直接、简单的表达方式，口头语言对人际交往的第一印象也有着重要的价值。在交往时，要注重口头语言表达的应用，注意用语的文明性与礼貌性，不说粗话、脏话，多用“请”、“谢谢”、“您好”等礼貌用语。

（二）体态语言

体态语言是在交往活动中表达情感与态度的一种身体态势，又被称之为第二语言，在人际交往中有着重要的价值。体态语言是由动作语言、情态语言与空间语言组成。体态语言的形成是一个长期过程，会受到个性修养、生活环境、语言习惯的影响，可以反映出个体的外在与内在修养。对于二级学院办公室工作人员，要注重自身的体态语言，体现出优雅、文明的原则。

（三）仪容

仪容就是人的外貌与形象，会给交往对象留下深刻的印象，仪容美是由内在美、修饰美、自然美组成，作为辦公室工作人员，要加强学习，提高自身的艺术、文化、思想素养，在仪容上，进行合理的修饰，做到扬长避短，时刻保持积极乐观的精神状态。

二、首因效应理念在高校二级学院办公室管理中的运用措施

对于高校二级学院办公室的管理工作，必须要充分考虑到管理的特点，积极借助首因效应，扬长避短，克服负面影响，具体来看，可以从如下几个角度来开展：

（一）保持仪容美

仪容美的内容多样，身高、长相都是先天遗传的，无法改变，为了保持仪容美，需要从内在美、修饰美两个角度来着手，提高道德素养与文化修养，注意着装，进行必要的化妆与修饰。在着装方面，要遵循“传统”、“庄重”的原则，女性化淡妆，不能穿着过于暴露的衣服，在服装颜色的搭配上，全身搭配不宜超过三种颜色，款式不宜过于新奇、花哨，在日常工作中，要注重社交礼仪与文化知识的学习，提高道德素养。

（二）维护环境美

要确保办公室各项工作的顺利开展，要注意维持好办公室的环境美，良好的环境可以给来访者带来好印象。因此，办公室人员要及时清理办公室的纸屑、烟灰等，保持内部环境的清洁，用完的报纸和文件，要及时放好，对于胶水、U盘、笔等小件，要设置专门的存放区域，并经常通风换气，确保空气的清新。

（三）讲文明、懂礼貌

讲文明、懂礼貌是社会主义核心价值观的重要内容，高校二级学院面对的访客文化水平较高，要提高管理和服务质量，办公室工作人员要具备良好的服务意识与道德修养，注重举止文明礼貌与语言文明礼貌，在交谈时，要亲切诚恳，声音大小适中，语调沉稳平和，将礼貌用语挂在嘴边。在举止上，要端庄稳重，身体不能东倒西歪，坐姿端正，不能翘二郎腿。

（四）克服负面影响

首因效应有积极影响，也有负面影响，由于第一印象是根据被观察对象的行为、举止、外观来判断和考察，忽视了智力、性格等因素，在判断时具有片面性的特征，也容易被歪曲。因此，二级学院办公室工作人员要注意克服首因效应的负面影响，不能仅凭第一印象来判断评价他人，要通过深入接触得出客观的结论，避免出现以貌取人的问题。同时，二级学院办公室管理人员还要加强与本校之间的交流和沟通，积极借鉴本校的管理模式和管理理念，实现管理联动。

三、结语

在高等教育的改革下，很多高校都开始推行“校、院、系”的二级学院，二级学院办公室工作人员的任务大幅增加，为了提高办公室管理工作的质量，办公室工作人员应该充分意识到首因效应的作用和价值，发挥出自身的言传身教作用，为办公室管理水平的提升奠定坚实的基础。

参考文献：

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[2]高校二级学院办公室管理问题及对策[J].王勇.佳木斯职业学院学报.2016（09）

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