涉密档案管理保密的对策研究

卢武

摘要：目前在档案管理工作中必定会涉及许多的涉密档案，涉密档案对档案管理保密性的要求更高，因此必须要针对涉密档案的特点来加强管理保密工作。本文从多角度分析了在涉密档案管理工作中需要注意的要点及内容，并指出了在涉密档案管理保密中所需要重视的要求，以此来对相关的档案管理工作进行完善，进而提升档案管理工作整体的保密水平，避免涉密档案在实际中的泄露、损坏等问题。

关键词：涉密档案；保密管理；对策

涉密档案所具备的机密性特征使得其在管理活动中必须要重点进行保密管理，但是在现今档案管理工作中受条件、意识、环境等因素的约束使得涉密档案管理保密效果无法达到预期的要求，而这也在一定增加了涉密档案的泄露及损坏风险。针对此种情况必须要采取适当的对策來提升涉密档案管理的保密性，从而通过采用专业的管理技术及措施来提升对涉密档案管理的水平，使得档案资源可以得到有效的保护，消除在档案管理中存在的隐患问题。

一、涉密档案集中存放的管理要求

档案室库房是档案室的重要部位，钥匙由专人管理，工作岗位变动时，钥匙进行移交，任何人不得私自留存档案室库房钥匙，如发生钥匙丢失、门锁故障等安全隐患时，务必及时报告，采用更换门锁等相关处理措施，消除安全隐患。库房设置严禁入内标示，除工作人员外，严禁无关人员入内。如因工作需要进入库房，需履行出入保密要害部门审批和登记制度，在库房工作期问，由工作人员全程陪同。档案室对入库档案，应在相应位置（背脊、卷皮）标识与卷内文件相符的密级和保管期限。卷内有多份不同密级文件时，按其中最高密级和保管期限标识。秘密和机密级文件存放在专用档案保管柜中，绝密级档案存放在密码保险柜中。绝密级档案的保管指定双人管理，并不定期进行检查、核对，确保绝密级档案的安全。

二、涉密档案管理人员的保密管理措施

（一）上岗前的基本要求

对进入涉密档案管理的人员入职前进行保密审查及保密培训教育。对档案管理人员的审查重点是个人的基本情况、工作经历、政治素质、品行表现以及是否与海外人员有婚姻、密切亲属等关系。保密培训教育包括国内外保密形势的学习，国家、行业、单位保密相关规章制度的学习，保密的岗位职责要求等，保密培训后进行考试，考试不合格人员严禁上岗。考核合格后的涉密人员上岗前，单位要签订保密责任协议书，明确相关的保密岗位要求及责任。

（二）在岗人员保密意识需持续提升

做好档案的保密工作，必须不断增强档案人员的保密意识。档案工作是一项政治性很强的工作，档案工作人员要具备较高的政治素质、业务素质和文化素质，他们每天担负着科技资料的收集、整理、保管和提供利用的任务。因此，他们的保密意识强弱，政治素质的高低对档案保密工作起着重要的作用。需要加强档案工作人员的教育力度，不定期组织深入学习贯彻《保密法》，以提高档案人员的政治素质。保密教育要留下教育记录，持续的保密教育才能使档案工作人员都具有了良好的保密意识，并落实到具体业务工作中去，做好档案的保密工作。涉密工作期间，单位需建立保密自查制度，对涉密人员的工作进行不定期检查和考评，对严重违法涉密相关规定的人员要及时调离涉密岗位。

（三）离岗、退休人员脱密期管理

对离岗、退休人员要办理交接手续，对管理期间的工作进行移交，包括管理的涉密档案的清理、交接，涉密介质、物品的清退。对离岗、退休人员签订保密协议，实行脱密期管理，重要涉密人员脱密期2～3年，核心涉密人员脱密期3～5年，脱密期间不能擅自出国出境。

三、涉密档案在应用中的保密管理对策分析

（一）制定完善的涉密档案管理制度

针对涉密档案必须要对其收集、整理、归档及应用等制定完善的管理制度，以此来对实际的档案管理活动中各项管理行为进行有效的约束。在进行涉密档案管理制度的制定上必须要以《档案法》为基准，并且通过《国家秘密保护法》中条款要求来对涉密档案管理制度的细节及内容进行完善，以此来确保在实际的涉密档案管理工作中可以做到有据可依。同时，涉密档案管理制度的制定还需对其实施细则进行完善，以此来降低涉密档案在实际的收集及应用过程中存有失控状态的风险，采用规范的档案收集管理及应用制度可以有效的提升其保密性，减少管理活动中存在保密风险情况。

（二）对涉密档案管理等级进行确定

在实际的档案管理工作中其涉密档案的保密等级存有一定的差别，因此在涉密档案管理活动中需要针对档案的密级来采取相应的管理保密措施。目前根据《保密法》的条款要求来看，可以将涉密档案分为三个等级，分别为“绝密”、“机密”、“秘密”。由于涉密档案在实际的应用过程中其并非是一成不变的，涉密档案会受环境、时间、发展形势等因素的影响而产生不同的变化，这也可能使得涉密档案出现失去保密价值的情况存在，因此在进行档案保密管理中则需要调整相应的管理方法。在涉密档案管理中需要根据实际的涉密档案密级情况来确定相应的保密管理措施，这样可以有效的降低在档案管理保密中的管理成本，并提升对档案的利用率。

（三）完善涉密档案查询及应用的机制

为了避免在涉密档案应用的过程中出现泄露及损坏的问题，必须要以完善的查询及管理管理机制来对其应用过程进行全面的审批及控制。在涉密档案的查询、调用及销毁等过程中必须要严格的按照规定的要求来进行操作，在各项活动中都必须要有完善的手续，以此来提升管理的保密性。并且在涉密档案应用的过程中必须要确保经由领导审批，并在调用的过程中进行签字、登记等手续，对涉密档案的应用权限进行合理的规范，避免实际中出现对涉密档案擅自调用的情况。

结语：

在涉密档案管理保密工作中必须要从其管理制度、人员、环境、方法等方面来进行全面的完善，以此来对涉密档案管理工作中各项细节进行有效的优化。上文中从多角度分析了在涉密档案过管理保密工作中所需要注意的内容及要求，在档案管理活动中还需以实际的涉密档案情况及要求来对相关的对策方法进行适当的选用，以此来保证在涉密档案管理活动中起到良好的保密效果。

参考文献：

[1] 刘艳英.试探究现代档案管理保密工作存在的问题及解决对策[J].中国科技投资，2017（35）

[2] 林晓娟.浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策[J].信息技术，2017（7）：179-180