浅析文书档案管理中存在的问题及对策

覃虹

摘要：随着信息科学技术的飞速发展，现代化的文书档案管理逐渐被人们重视起来。但是现在文书档案工作的整体水平实在是不敢让人恭维，工作中存在的问题比比皆然，怎样打破思想的桎梏切实提高工作水平，渐渐成为事业单位不得不去面对的问题。笔者提出了关于文书档案管理中现存的几点问题，并对这些问题做出了自己一些粗浅的理解。希望可以对大家有所帮助。

关键词：文书管理；问题；对策

前言：

文书档案管理工作可以为事业单位资料文件的使用带来很大的方便，提高单位整体的工作效率，所以事业单位要做好这项工作。本文立足于文书档案管理工作存在的问题，并且通过笔者自己的理解分析，提出了一些简单的对策。希望大家能够从本文中得到一些启发。

1.文书档案管理中存在的问题

1.1文书档案管理制度落后

社会方方面面的现代化改革越来越深入，文书档案管理制度却没有及时的做出改革，那么的落后就是必然的结果了。单位的一些领导不想去为文书档案管理工作投入更多的资金去建立合适的档案系统，也不想去花费更多的精力去完善相关的制度，进而导致了部分工作人员得不到系统学习的机会，只能靠自学来满足平时工作的技术需求，也就导致了相关的工作不够科学、规范和文书管理制度的落后。在这种背景下，一些水平不够高的工作人员只是将文档资料放入档案盒，并没有及时将资料梳理，进而导致文书档案资料存放混乱的现象频频出现也就不足为奇了。制度的落后也会对工作产生很大的影响，例如，随着科技的发展，电子信息技术可以为人们的生活带来很大的便利，近年来行新的电子检索方式并没有在大多数的单位兴起，很多单位在查找资料文件时候还是会选择人工检索的方法，这对文书档案管理工作的质量和效率产生了负面影响。

1.2文书工作与档案工作脱节

文书与档案管理工作既是相互独立又是相互联系的，二者相辅相成，互为表里。在平时工作中不能将二者分割开来。否则彼此的工作都会受到负面的影响。但是在实际的工作里面，文书工作和档案工作经常会被分别管理，文书工作与档案工作之间的关系被淡薄化了。具体则体现在，文书工作人员档案意识淡薄，文书人员通常很少考虑档案管理人员的工作需求，不使用统一的格式进行相关的工作；档案管理岗位多为兼职，没有经过系统的学习，在公文收集、整理、保存和使用上存在自身的不足。这些不足之处使两者在衔接的时候很多的问题浮出了水面进而导致了脱节的出现。

1.3文书档案管理工作遭到轻视

在一些事业单位中，部分领导者觉得对文书档案管理工作的重视并不能立竿见影的为单位带来收入，朝夕之间做出很好的成绩是十分困难的，他们的价值观念受到了急功近利思想的影响，这部分单位领导往往轻视了文书档案管理工作。在这种价值观念的影响下，单位对工作人员不会进行相关的培养，再加上安排的人员不够充足，甚至这些员工还往往身兼数职。这些问题的存在导致了一些工作人员的立卷档案意识淡薄，没有工作热情，工作比较被动，影响了文书档案管理工作的质量和效率。此外，部分单位对文书档案管理工作的轻视也体现在没有在现代的社会背景下结合现代化的科学技术，导致了文书档案工作不够现代化科技化。

2.做好文书档案管理的对策

2.1提高文书档案管理制度的水平

古人云，无规矩不成方圆。笔者以为这句话并不完美，当我们制定的“规矩”达到完善合理的水平时，我认为才是最严谨正确的说法。结合现实中成功者的例子可以知道，当事业单位根据自身的特点制定出一套完善的高水平的管理制度，并且把它落实到实践中时，工作的效率和质量往往会上升一个新的台阶。具体来说，管理制度要尽量做到细化规定，文书纸张的规格，文书的格式等；可操作性强，不要提空头理论，所提出的管理制度要在现实生产中能够具体实现，否则做出的改进将毫无意义；简洁明确，便于让工作人员理解记忆相关的规定制度，有利于在工作中规避相应的违规行为。在制定好高水平管理制度的条件下，工作人员要严格按照相关规定来约束自己，同时在执行相关规定的期间，发现新管理制度有不足之处，应该立即及时向相关的部门反映问题，制定者对于这些需要改进的地方要反复研究，最终给出令人满意的答复。笔者相信在基层和中高层两方面的共同努力下，文书档案管理制的水平会越来越高，工作做得会越来越好。

2.2加强文书工作与档案工作的衔接

曾三同志曾经说过，“档案是昨天的文书，文书又大半是明天的档案”。笔者对这句是这样理解的，“有什么样的文书材料，就有什么样的档案。后一个阶段的档案又对前一阶段的文书有反作用”。笔者认为文书和文案之间的关系，引言已经做出了通俗易懂的阐释。想要加强文书工作与档案工作的衔接，前提是文书工作、档案工作都必须做好，否则即使两者衔接紧密也不会有多大的作用。文书人员除了要科学规范的做好文书材料的收集归档工作，还要在起草和批阅相关文件材料的时候，有一种为档案管理提供最大方便的意识。此外，要重视文件材料的质量和可靠性，收集有效优质的材料。文件的处理一定要做到要准确及时，文件的收发要切实的进行记录，为以后的档案人员的工作提供方便。档案管理工作的物质前提就是文件资料的高质量的收集，在文书工作做好的基础上，调整文书档案的结构和内容，科学的控制档案管理质量，力争做到于文件工作于档案工作系统化。当两者的工作水平都得到平衡的发展，并强化彼此间的统一意识时，文书与档案工作就能得到好的衔接。

2.3事业单位管理人员要提高重视程度

前文已经对文书档案管理工作的重要性有所提及，显然想要让它得到足够的重视不能只着手于单方面。要使文书档案工作做的更好领导者的重视和支持是最为重要的，领导者要克服片面的经济效益观念，要认识到文书档案管理工作的价值属性，要提高对相关人员的重视，使员工保持工作热情，最好让文书档案工作在年度工作总结中被提及，出现在单位总体工作规划中，同时也要增加相关的经费。档案管理工作人员要多与单位管理者接触及时反馈最新的工作进展和完成的工作内容，提高档案管理工作的存在感，要让领导了解到这项工作的重要性。此外，应该自强不息努力学习新的知识，提高自身的职业素养和业务水平，为档案工作提供更优质的服务，让领导认识到档案管理是单位必不可缺的组成部分，从而得到领导的重视。事业单位方面，要制定合适的管理条例，来对员工进行科学的管理；要有人才培养的意识，最好要因人而异的制定培养方案，为打造更专业的档案工作人员而努力；要有和合理的奖惩制度，以此来激发员工的工作热情，还能提高員工之间的竞争意识，让文书档案管理工作充满活力。我们必须从领导、工作人员、事业单位三个角度来使文书档案管理工作的被重视程度得到提高。

结语

一言概之，文书档案管理和其他部门的工作之间都有着相关的联系，是事业单位的一部分。我们要从管理制度的水平、文书工作与档案工作的衔接、事业单位管理人员的重视程度，三方面入手来提高文书档案管理工作的水平，从而可以让它为事业单位的发展做出帮助。

参考文献：

[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012（02）：P05.

[2]美日古丽·买买提依明.当前文书档案管理中的缺失与对策探析[J].办公室业务.2012（05）。