信息化背景下供电企业档案管理改革分析

桂波 蒋月琴

摘 要： 随着信息技术的变革和企业管理的创新，提高了企业档案利用的效能。然而，也对企业档案管理提出了挑战。企业发展的过程，伴随着企业档案信息不断积累、沉淀与开发利用。供电企业的发展加快了供电企业档案信息化的推进速度，也对档案信息化建设提出了更高更严格的要求。当前的供电企业档案管理，仍然处于被动局面，远远落后与企业其他信息化工作。文章从信息化背景下供电企业档案管理改革的现状为出发点，分析了信息化背景下供电企业档案管理改革中存在的问题，并提出几点应对措施，以供参考。

关键词： 信息化；供电企业；档案管理；改革

档案管理工作是各企业必须重视的一项工作，这项工作在一定程度上影响着企业的发展。现在，供电企业因为管理过程中出现的诸多不足，比如规章制度无法有效实施、管理人员专业知识水平较低、缺乏创新意识等，如果不及时弥补，就会让档案管理工作陷入停滞，拖慢企业发展的速度。

1.信息化背景下供电企业档案管理改革的现状

随着我国经济、政治、文化的发展，电子信息技术随之不断发展，科技日新月新，信息化管理成为企业档案管理的重要模式。在我国的供电企业中也是如此，供电企业档案管理信息化是时代的要求。

档案管理信息化改革可以更好地实现档案资源共享，档案完整保存，便于档案内容存储，便于更改交换。在信息化档案管理中用数字化对档案内容和相关档案管理事项进行处理，利用网络传输与管理使档案资源被充分利用。

但是当前我国的供电企业档案管理并没有很好地完成信息化建设。一是由于技术发展水平的限制。二是因为电力企业自身的限制。但是因为当前是一个信息化的社会，信息化的档案管理对电力企业发展所起到的作用愈来愈大，所以电力企业一定要重视信息化背景下企业档案的信息化管理。

档案管理信息化也是可持续发展的要求，信息化档案管理是一种无纸化的办公技术，所以在应用中是非常环保，有利于可持续发展的。并且因为信息化管理具备完善的数据库便于查询，便于管理，大大地提高了档案管理的工作效率。将信息录入电脑也可以避免因为资料丢失而导致的麻烦。数据可以通过技术手段复原，但纸质档案一旦损毁就会出现很多不可弥补的问题。

2.信息化背景下供电企业档案管理改革中存在的问题

2.1档案管理的规章制度无法有效执行

供电企业在市场经济逐步完善的经济条件下，为适应经济发展，制定了档案管理工作的规章制度，但因为企业员工对管理工作缺乏客观认识，经常忽略档案管理工作对企业发展的重要性，导致制度无法有效执行。有些供电企业的档案管理人员在收集档案时，常常遗漏重要资料，而且企业的技术人员会把自己研发或创新的技术作为自己独有的技术资料，使企业资料缺失，以上行为都是规章制度执行力不足的体现，需从根本上进行改善。

2.2档案管理人员综合素质低

档案管理人员的综合素质对于企业档案管理整体水平起着至关重要的作用，是其中的关键因素。在当前的供电企业发展中，企业虽然会定期进行员工培训，素质训练，以提升其业务能力和综合素质，但培训对象还是主要在直接促进企业发展、提升其利润的研发方面。对于档案管理工作并不重视，对于档案管理人员也不加以提升、缺乏关注，于是档案管理人员也不注重自我提升，整体综合素质较低。企业的档案管理也是一个连续性的较强的工作。企业的历史一直是一脉相承的。但在当前很多电力企业并没有重视这一点，经常更换档案管理人员，导致有些资料在交接工作中被忽略、遗失。并且频繁的人事调动也不利于员工工作积极性的培养，到岗人员工作懈怠，使得信息化档案管理难以很好地发展。

2.3档案利用率不高

进行档案管理的目的在于日后的工作中可以更好地利用档案内容，而当前电力企业对于档案的利用率并不高，都是为了完成档案管理而收集档案，对档案只是粗浅的存储，缺乏深入的分析。导致在进行信息化改革时出现问题。

2.4缺乏创新意识

在供电企业的长期发展中，大家惯性地受到传统企业观念的影响，认为档案管理工作是一项不必十分重视的工作，对档案管理没有正确的认识。这就使得供电企业每年都将对公司的投入资金、人力、物力资源应用到电力开发技术上，对档案管理的投资十分有限，使得档案管理信息化缺少资金支持；缺少设备支持；缺少专业技术人员支持。在长此以往的发展中就使得工作模式被基本固定，在面临改革时也难以激发出创新意识，缺少创新精神。

3. 供电企业档案管理的改革方案

3.1有效实施档案管理的规章制度

供电企业必须保证有全面的历史档案，让企业从档案中找到相关信息，并根据信息进行技术创新。要做到这一点，必须让基层领导改变观念，放弃“档案管理工作不重要”的观点，把档案管理工作放到与技术创新同等重要的位置，加大人力、物力、财力的投入，让档案管理部门有充足的人员，摆脱固有的工作模式，不断创新。还要加大档案管理规章制度的实施力度，建立岗位责任制，让管理人员按照规章制度办事，并定期参加企业的重要会议，汇报工作情况，帮助企业制定下一步的发展方向。

3.2提高档案管理人员综合素质

电力企业要加强对档案管理人员的综合素质的提升，组织工作人员进行信息化知识的学习，参与相关培训，提升其技术能力，对其进行企业文化熏陶，使其提升对自身工作的认识，从而更好地投入到工作之中，積极主动提升综合素质，促使信息化管理模式更好发展。

3.3提高档案利用率

要想提高档案利用率要从三个方面着手。首先，档案管理部门要利用信息技术为企业员工提供新的档案服务，让员工可以通过企业档案数据库自行查询自己所需要的档案内容。其次，要优化信息化网络建设。不断完善档案管理的线上查询功能，提升档案管理对全体员工工作顺利进行的意义。同时要完善反馈系统，对大家在查询档案中遇到的问题进行整合，不断改进自身的工作。最后要对档案信息进行深入分析总结，为企业发展提供参考。

3.4提高创新意识

在信息化背景下，电力企业要进行档案管理模式改革必须要提高创新意识，站在信息化的角度去看待档案管理工作。建立档案管理网络系统，设计新的档案管理方式方法，建立新流程、新秩序。在信息化背景下，发挥创新意识，实现档案管理工作现代化。

4.结语

综上所述，供电企业档案管理应结合自身特点，培养档案信息化专业人才，建立优良的企业机制，不断创新，建立符合供电企业信息化要求的档案管理系统。使企业信息化工作能为企业各项工作提供优质服务，充分展现档案工作的重要性，实现档案和档案工作的价值。

参考文献

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