做好基层档案工作改革创新的对策

杨静

[摘 要] 社会现代化发展的新浪潮，使得现阶段档案管理的工作重心逐步转移到基层服务的层面上来。建立起面向基层的档案管理體系，一方面能够加强政府与群众的沟通，为利民、惠民政策的顺利实行提供基础；另一方面，建立起多元化的档案信息管理平台，可以为群众查询、了解实时信息提供更加便利的途径。

[关键词] 面向基层；惠民档案；服务群众

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 069

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）11- 0158- 02

0 前 言

为切实提升基层档案管理工作的效率，发挥信息资源的优势，管理阶层应针对管理阶层对档案认识性不足、工作队伍专业性不强、硬件设施不完善等问题，转变档案管理模式，顺应信息化社会的发展，建立起更加高效、灵活的档案服务平台，深入基层，为我国档案管理模式的创新发展夯实基础。

1 当前阶段在基层单位开展档案管理工作面临的实际问题

1.1 对档案管理的重视不足

在实际的管理过程中，工作人员经常会遇到各式各样的难题，需要采取行之有效的手段予以遏制或解决，为此，管理层应该对档案工作保持一定的关注度，从源头解决管理问题。然而，现阶段部分基层单位对档案管理的重视性不足，不仅忽视了档案的日常管理，甚至在面对检查时也敷衍了事。这种认识上的不足，在降低了档案管理实效性与有序性的同时，也为人事管理、岗位调动等相关工作的开展提升了难度。与此相对应的，管理人员对档案工作的认识不全面，管理不规范，使得相应的管理责任落实不到实处，一旦发生问题无法及时找到责任人，降低了解决管理问题的实际效率。档案管理人员的消极态度对基层档案管理工作有着十分不利的影响，是当前阶段面临的档案管理难题之一。

1.2 工作人员的专业水平与职业素养不高

社会的发展离不开人才的培养，而基层单位档案工作的管理效率在很大程度上取决于领导阶层与工作人员的专业水平与职业素养。档案工作不仅要求职员具备相关的专业管理知识，还在一定程度上对其实际工作能力提出了一定的要求，如常见的计算机操作、电子办公等方面的专业能力。与此同时，目前档案工作的管理模式已经逐步由纸质办公过渡到电子办公，将文字转化为电子数据。一旦数据录入与处理出现失误，将会造成较大影响，为此，需要工作人员针对相关问题进行及时处理。然而，部分基层管理人员对计算机技术的操作水平不高，综合能力不强，处理问题的方式落后，无法适应新型档案管理模式。一些基层管理部门的职员通常身兼数职，对烦琐的档案管理问题没有足够的精力进行处理。除此之外，管理部门人员流动性大、没有经过专业培训、业务处理能力差等职业素质问题也是影响基层档案管理效率的重要因素。

1.3 基层档案管理的资金问题

对档案管理工作的认识度不足、工作效率低等问题使得基层单位通常会忽视档案管理环节的资金投入。由于缺乏相应的资源，管理阶层的薪资与福利、档案文件管理的硬件设备等都受到了较大的影响。管理人员的福利待遇低，降低了职工工作的积极性，使得岗位流动率大幅度提升。而硬件设施的不完善，不仅提升了档案管理发生错漏的可能性，还会阻碍基层部门对档案信息的使用与共享，降低各部门信息沟通的效率，不利于部门构建信息化的网络。

1.4 档案管理的程序不规范

新形势下，档案管理已经逐步将现代化的信息处理技术应用在实际的工作环节中，这种电子科技的广泛应用，不仅加快了对档案信息大数据的处理效率，通过建立数据信息共享平台还能加强各部门的联动工作，为基层部门的建设工作提供一定的数据基础。如声像档案技术，结合了信息处理技术的图像、声音转化技术，将信息由简单的文字记录转化为动态的影音资料，不仅提升了档案处理、存储的效率，还能够为后期档案的利用、分享提供更加直观数据。然而，新兴技术的应用也为档案管理工作带来了一些难题。现有的管理制度存在漏洞，没有现代化信息技术的管理经验，缺乏系统的运行管理程序，使得现阶段档案信息工作出现了责任重叠、管理空白等问题，实际的管理工作无章可循。

2 基层档案管理的有效创新举措

2.1 围绕现代化发展的主题，创新档案管理的工作模式

社会现代化发展的主题是围绕群众，服务基层，只有做好基层档案管理工作，打好信息化技术应用的基础，才能从根本上保证档案工作的整体管理效率。为此，相关单位应将档案管理的工作重心转移到基层建设中，规范社区、家庭、个体的档案信息管理，增强群众对档案重要性的认识，从而进一步提升档案管理的真实性与可靠性。与此同时，档案的建设、调整、管理等工作应围绕着民生发展，切实做到服务于群众这一宗旨，将档案建设的各环节工作落实到社会各领域，筛选有价值的数据信息，发挥信息资源的优势。针对现代化社会、经济发展的新浪潮，档案管理部门应放宽视野，注重影响民生的惠民档案建设，如物流、电商等新兴产业。

创新档案管理的工作模式可以从以下几方面入手：首先，夯实与群众相关的档案信息资源基础，建设便于群众利用的资源管理体系，通过档案管理加强群众与政府之间的沟通，确保档案工作在保证群众利益的基础上，发挥档案信息的优势，从而构建起面向群众的基层档案管理事业体系；第二，建立更加社会化的档案管理服务体系，面向社会，走向基层，实现惠民便民的管理目的。为此，相关部门应搭建起基层档案查询、管理信息平台，将档案信息转变为面向基层的公共资源；第三，凸显档案资源的文化底蕴，定位文化品位，深度挖掘管理工作的亮点，在做好编研的同时，强化对信息资源的开发。

2.2 顺应发展的新形势，谋求新的发展道路

党与国家针对民生情况，进行了一系列的政策调整，而民生档案作为了解基层群众生活的重要信息资料，对惠民政策的制定有着直接的影响。基层单位实质上是直接面向群众的单元，在档案建立、管理的过程中，起着关键的作用。为此，强化各领域的档案建设工作，构建全面覆盖群众的档案体系，基层工作既是重点，也是难点。完善档案管理体系，首先应加强基层档案管理部门的职能，保证各岗位的分工明确，加强档案管理归口工作；其次，在新的社会发展时期，做好基层档案体系的建设工作，记录各领域的信息资料，建立起细化到个人的档案管理机制，既是社会经济发展、民生建设的需要，也是完善档案体系，实现信息资源多元化发展的基础；第三，将基层档案的信息安全管理放在建设的首要位置，强化信息安全防范体系的监管效率，构建出人力防范、物力防范与技术防范三位一体的安防机制，降低档案管理工作的安全风险；第四，塑造基层档案体系的良好形象，这不仅需要管理阶层、工作人员具备过硬的专业素质与个人素养，能够热情地服务基层群众，及时解决档案管理突发问题，还需要在进行基层档案建设社会化的过程中，规范各服务机构的工作，加强服务窗口的信息交流，建立巡查小组，定期对档案管理工作进行检验，真正构建出各方参与的档案事业建设体系。在此基础之上，基层档案机制的创新模式已经成为归纳档案信息类别，解决烦琐信息处理问题，提升基层民生建设工作效率的有效途径。

2.3 创新档案管理制度，强化档案规范化建设

首先，基层单位应该在单位档案管理的基础上建立与之相适应的科学合理的管理制度，并确定好档案管理制度的创新方向及内容，重点对单位档案管理的机构设置及岗位设置进行制度规定，对制度中的内容进行创新，不断与时俱进。其次，要坚持制度约束的地位平等性，在档案管理制度的创新中，其制度既要对档案管理人员约束，也要对单位领导进行约束，以此保证档案管理的独立性与规范性。最后，要在档案管理制度中确保奖惩分明，对于档案管理工作中高度负责的职工进行奖励，对于为了自身利益而恶意篡改档案信息的非法人员进行惩罚，以促进基层单位档案管理工作的健康发展。

2.4 创新档案管理手段，增强档案管理水平

在现代信息技术迅猛发展的形势下，不断发展的基层单位要想充分发挥出档案信息的作用，就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此，基层单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，并在确保单位内档案信息传递准确且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存，以此确保档案信息的安全、完整。与此同时，基层单位还应该创新档案管理技术，通过网络向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，以此提高档案管理的质量。

2.5 创新档案培训机制，强化档案管理人员业务能力

数字化档案管理改变了传统档案工作模式，提升了工作效率，实现全方面的数字化方案管理对基层档案工作来说意义重大。但是数字化档案操作需要专业的设备及较高的业务水平，这就要求基层档案管理部分加强工作人员的业务培训，提升整体工作人员的技术水平。可以创新档案管理的培训机制，在实际工作中找到效率最高的培训方法，并且建立网络与实体结合的培训方式，更高效地利用時间，帮助档案工作人员加强基础知识的学习及操作技能的锻炼，从而更好地实现基层档案工作优化升级。

3 结 语

在当前社会发展的新形势下，基层单位应结合工作特点，进一步改革档案服务模式，建立起面向全社会的档案信息资源事业体系，为群众利用信息资源提供便利。与此同时，构建出公共需求的档案文化机制，树立起良好的档案文化形象，也是让档案建设深入群众，提升信息资源利用效率的有效途径。

主要参考文献

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[2]郑军，吴艳红.基层单位档案交接工作存在的问题及对策[J].科学与财富，2015（32）.

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