改进行政事业单位财务支出报销审批程序的方法

【摘 要】 行政事业单位预算执行中，财务支出报销环节是重中之重，各单位在实际工作中审批程序多样，存在诸多问题。本文提出要根据行政事业单位财务管理工作实际，结合预算控制、归口管理和授权审批控制等内控方法来重新设计财务支出报销审批程序。

【关键词】 改进 财务支出 报销审批 方法

一、引言

财务支出报销审批程序对于单位财务管理工作意义重大，在相关法规中并没有严格规范，各单位因人员管理体制、业务内容的不同，审批程序形式各异。在单位日常财务管理工作中，因审批程序设计中存在的诸多问题，导致单位经济风险和违纪问题时有发生。本文依据行政事业单位实际状况和内控要求，对报销审批业务提出解决方案，供大家参考。

二、行政事业单位财务支出审批程序现状

《会计法》第四条规定“单位负责人对本單位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。”，第五条规定“会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算，实行会计监督。” ，很多行政事业单位规模较小，签批程序基本上是经手人、验收人、财会人员及单位负责人的签批程序。在有些单位财务支出审批程序中，单位负责人也就是“一把手”的签批在财会人员之前，也就是传统的“先批后审”的审批程序。有些不符合规定或存在违纪问题的经济事项在“一把手”签批之后，导致财会人员只能按领导意见办理，发现问题也不能拒绝，直接报销，或是产生“顶得住站不住”的局面。当然也有的单位财会人员审核发现问题之后能够拒签或重新办理，为单位负责，为领导负责。

因为单位“一把手”签批在前，导致很多问题的发生，很多单位将传统“先批后审”的审批程序变为“先审后批”。很多单位领导在财务管理上并不是专业人员，财会人员在先审环节，发现问题之后及时整改，能够及时为领导和单位把关，不容易出现违纪问题和经济风险。

很多单位对“先审后批”财务审批程序进行了优化和完善，不是简单的经手人→财会人员→单位负责人→会计人员处理入账的审批程序，优化完善后，即：

经手人在财务审批单据签字→部门负责人签字（证明经济业务的真实性）→财会审核签字（审核计划、合同、法规政策、标准等，重点在完整性合规性）→主管领导或单位负责人签字→主管财会工作领导签字→会计人员处理入账。

有些单位因人员业务管理体制的不同，比如在财会审核环节单独由稽核人员负责，审核后盖章确认，经单位负责人或主管领导签字后，主管会计工作的财会人员再签字入账。或者直接由财会人员签字后，单位负责人或主管领导签字后，会计人员直接入账。无论怎样，“先审后批”的财务支出审批程序在单位负责人签批之前，多了一道财务审核的关口，与传统的“先批后审”审批程序相比，具有一定的优势，在一定程度上避免了违纪问题的发生。

三、“先审后批”财务支出审批程序存在的问题

从上述“先审后批”审批程序看，还存在一定的问题，主要表现如下：

（一）程序设计过为简单，不适合所有的支出业务

在一些单位规模较大，支出业务比较复杂的单位，应用上述财务支出审批程序显然是不适合的。比如政府采购、建设项目管理、合同管理等业务仅仅依靠上述审批程序是不够的。

（二）对财会人员的业务素质要求过高

一般情况下，部门负责人只是证明业务的真实性，是否合理、合规、合法，都需要依靠财会人员的专业判断来完成，尤其是一些政府采购项目、基建项目、拆迁业务、土地收储业务等等一些专业性比较强的业务，是否符合国家的法律要求以及合同要求，以财会人员的现有的知识储备以及能力水平，是很难做好审核工作的。因专业业务知识的欠缺，导致审核也往往就是形式上和程序上的审核，对专业的定价、技术指标的要求、工程的进度、预决算的审核等等，是不能够有效细化控制的，往往是力不从心的。虽然可以通过自身努力学习来弥补专业上的短板，但也很难达到专业的水平，既懂业务又懂会计的人员，在财务管理实践中，基本上是凤毛麟角的。

（三）加大了财会人员审核风险

中央“八项规定”实施之后，单位主体责任的加大，财会人员对签字的敏感度进一步提升。尤其是一些单位，财会人员往往处于事后审核的地位，根本没有发挥事前、事中的审核权利，比如会议已经召开完毕，报销会议费时才找到财会人员审核，会议是否符合规定、会议费是否超支、原始凭证以及会议签到簿等是否齐全，财会人员在审核前都很难知道的，导致在审核后帮着业务部门补全各种法定材料。超支了也得报销，抱着侥幸心理，等待上级部门的检查，在实践中这样的案例不胜枚举。也导致很多财会人员对现有财会工作状态感到不满，不仅仅是工作量的加大，更感到对自身责任的惶恐，不知道哪一笔业务因为审核不当而出现责任，但也只是力不从心，有苦难言，不知如何能够改变现有局面，得过且过之。

（四）单位财会信息出现“孤岛”现象。由于财务支出业务部门只对业务的真实性负责，每个业务部门都有独立的职责，业务信息很难在财会部门与业务部门之间传递，仅仅依靠审批的单据信息是不全面的，必然会出现重业务轻财务的局面出现，也产生了单位财会信息的“孤岛”，不可避免地产生了各种违纪问题。

四、财务支出审批程序的进一步优化

（一）单位财务支出审批与单位预算控制相结合

在预算编制时，就要将各部门业务工作在预算内核准，待部门预算在批复后，由财务部门下达指标数到各部门，由各部门严格执行预算和明细，预算已经下达，不准随意调整，这样就将业务内容和预算控制紧密结合到一起。

根据预算的管控程序，经单位班子会研究决定的预算内支出，按以下审批程序进行：

预算内业务事项经手人签字→部门负责人签字→财务部门预算审核签字（与预算管理系统核对，审核后，属于预算内事项）→主管财务领导签字（单位“一把手”授权）

预算外事项（突破业务部门的年度预算，没突破单位年度预算）→部门负责人签字→财务部门预算审核签字（与预算管理系统核对，审核后，属于预算内事项）→主管财务领导签字→单位“一把手”签字（或单位班子会研究决定，会议纪要作为原始凭证）

业务部门在开展任何业务事项时，凡涉及财务支出的，必须属于预算内事项。预算外事项在开展业务之前应事前申请，否则不予审批。特殊事项需经班子会研究决定，凡涉及经济事项，财会人员应列席参加。

单位应当建立健全预算执行分析制度。财务部门定期召开预算分析会议，通报各业务部门预算执行情况，考核预算执行绩效，研究解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，提高预算执行的有效性，监督预算执行，加强预算绩效管理。

综上，完善财务支出的审批程序，必须将预算控制贯穿于财务支出的始终。业务部门在有预算额度时才能履行支出流程，无预算指标或超预算指标的事项应先履行预算追加调整程序。

（二）单位财务支出审批程序与授权审批控制相结合

授权审批控制是指单位应该将财务支出的审批权限和级别进行控制，分为常规授权和特别授权，各部门的审批应在授予权限范围内行使职权、办理支出业务，并承担相应责任。单位还应对重大事项和大额资金建立重大事项集体决策和会签制度。

因单位规模的大小以及业务经济事项的不同，需要进行不同的授权。比如小于3万元，由归口部门或业务部门负责人直接审批，大于3万小于10万的，由分管领导审批；大于10万的，由领导办公会审批。对于不同的经济事项要进行不同的授权，比如差旅费、公务接待费、培训费、会议费或其他认为必要的财务支出，无论金额大小都需要分管领导审批；一些重大的经济事项要经过班子会集体决策，杜绝“一支笔”的审批方式。

（三）单位财务支出审批程序与单位归口管理相结合

归口管理是行政事业单位实施内部控制的一种方法。根据本单位实际情况，按照权责对等的原则，将单位具体业务归口到各业务部门，明确各项财务支出业务归口管理的责任部门。各责任部门都要担负起相应的责任，这些部门除了具有专业的业务知识，熟悉具体业务的政策规定外，还应对财务制度有一点的了解，保证归口管理的支出内容真实合理，同时降低单位经济风险。

比如工资福利支出、对个人家庭的补助、探亲费、培训费、出国经费等人员经费需经人事部门审核签字后，经财务部门审核批准后方可报销；比如招待费、车辆经费、办公费、的水电费等需经办公室审核签字后，经财务部门审核批准后方可报销；比如经济合同的审核以及一些涉及法律的事项需要由单位法务部门审核签字后（如没有法务部门，需咨询专业律师或单独部门负责，负责参与重大合同的签订和相关活动），经财务部门审核批准后方可报销。

（四）优化后的财务支出审批程序

单位通过业务内容和预算额度的紧密结合，确定各项支出的职责权限，明确财务支出审批流程，完善各种财务支出报销制度，加强对财务支出的审批控制。具体财务支出审批流程与费用报销流程如下图：

五、优化后的财务支出审批程序特点

（一）将财务支出事前审批、事中监管和事后审批相结合

审批程序是单位控制财务收支的重要手段，不仅包括事后的审批控制，还应该包括财务支出事项的事前预算审批与事中监管。特别是特殊的财务支出事项以及一些发生金额较大或者重要的财务支出，必须进行事前审批。同时加强对财务支出事项预算执行事中的动态监管，财务部门对执行进度明显偏慢的部门或事项，要适时进行监督检查，发现异常情况，应采取有效措施，确保单位财务支出的合法、合规。

（二）将对财务支出审批程序全面控制和重点控制相结合

单位必应对所有的财务收支审批程序进行全面控制控制的同时，还应对公务接待费、会议费、培训费、差旅费、基本建设、政府采购等重要的财务支出项目实施重点控制，严格审批。

（三）将预算控制、归口管理和授权审批控制等内控方法与财务支出审批程序紧密结合

单位财务支出的审批程序要借鉴行政事业内部控制规范的控制方法，同时结合行政事业单位属性和本单位的业务特点，运用预算控制、授权审批控制、归口管理等控制方法来实现对经济活动的管控，形成具有行政事业单位特色的财务支出审批程序，。

【参考文献】

[1] 《行政事业单位内部控制规范（试行）》

[2] 储长应 《行政事业单位财务支出报销程序的优化》.財会月刊（会计），2011；

作者简介：才源（1973年9月出生），女，吉林长春人，长春市南关区财政局会计科负责人，高级会计师，研究方向：财政理论和政策研究。