浅谈航空企业声像档案现状及利用研究

章怡骅

【摘 要】随着中航珠海基地的发展壮大及基地内航空单位的合并，并且在公司已经承接并完成了国家重大项目的情况下，管理人员要面对声像档案管理的现状，集思广益，随时进行工作调整，提出策略，扩大声像档案的管理与使用范围，让企业员工们真正了解到声像档案对于他们工作的意义。本文就针对现阶段工作，找出问题面对档案信息化的趋势，如何将声像档案做到全面公开进行分析，并提出相应对策。

【关键词】声像档案；标准；档案员；利用

这里声像档案主要是指在公司在企业经营中包括照片、录音、录像等形式形成的、有保存价值的、辅以文字说明的历史记录。因为声像档案重要性，再加上同時收集范围广、涉及人数多、整理耗时多等原因，需要管理人员耗费精力和足够细心，强烈的责任心和较强的专业性才能胜任此工作，而且根据2018年国家档案局的工作要点的要求，我们要把档案功能从“存”到“用”的方向转变，各部门配合灵活使用和宣传声像档案的价值。

一、现阶段声像档案管理存在的问题

（一）缺乏制度标准，具体的声像档案管理体系缺失、各部门沟通不畅

现阶段声像档案管理依然参照的是原华南公司所颁布的规章制度，但如今机构合并之初，还没一个新的标准制度进行规范，因此档案人员只能两步走，根据实际情况暂时参照两套标准，边摸索边进行资料整理，工作过程难免出现瑕疵。比如：企业从成立伊始所涉及到的活动、会议、领导来访等新闻事件照片、录像等资料不足或者缺失，或者不具备归档价值，新机构材料归档范围不清等等，人员在进行档案开发时中遇到种种困难，准确性无法保障。

（二）声像档案利用率偏低

对于那些已经审核合格并且进行过归档的材料，被利用的频率也是不高，声像档案主要记录的是企业曾经发展脉络和重要事件，其利用性、重要性并不能马上凸现出来，企业生产期间查阅量也不高，其中主要原因可能是员工对于档案信息检索方法和工具的生疏导致，经常出现有人员不会运用兰台系统查阅系统而直接向管理人员帮忙查找资料的事情发生；另外的原因就是档案编研、利用等功能缺失，并且缺乏团队去了解企业实际情况对掌握的材料进行针对性的编研开发；加之声像档案反映事件之间联系不强，没有统一性，造成材料较为零散，甚至出现错误。

（三）声像档案管理人员责任岗位混乱，执行力不足

声像档案是一个长期细致的工作，档案管理人员在工作中常常出现一个人要完成声像材料的收集、编写、立卷、审核、归档等工作，任务量大，在没有工作B角进行辅助的情况下，不能保障材料的准确性。即使有其他档案人员协助的情况下，材料进行筛选和审核时，有时各个人员观点不同，加上没有相关指导和培训，也没有明确相关责任和工作范围，档案管理工作易出现纰漏。同时档案人员还停留在“存档案”的阶段，不能针对性地对重要事件的视频、照片加以整理并进行宣传，各个事件就呈现出一种各自为政的状态，长此以往就给工作的开展增添了障碍。

二、解决企业声像管理缺陷的措施

（一）从实际出发，让声像资料归档、编研等工作标准化

任何工作都需要一定的标准，档案管理更是如此。现今各个部门要设立兼职档案员处理各部门的资料整理归档，档案人员在定期与他们进行对接时，应对材料的时效、时间范围、事件、主题等有一定标准，对材料的数量、指向性有一个可以依据的参考样式，让对方根据标准提供材料，双方进行交接工作时也有所依据。除此之外，不仅仅向党群部门沟通，在声像工作的细节方面，同一事件多渠道、多层次向各个部门进行材料征集，比如各部门负责宣传人员、兼职管理员收集材料，以点带面，拓宽材料收集范围，便于最终的档案立卷归档。

对于档案要提供利用功能，首先要扭转人们心目当中档案编撰的观念，声像管理人员要以身作则，针对目前航空企业的要求，制定出一套可行性的编研标准。现如今最重要的是大事件的编纂，那所要做的是要确定团队，了解企业现阶段情况，编写提纲，确定责任人，明确团队人员工作职责、范围，材料数目、确定主题，筛选材料标准，编写内容等等的标准，做好标准制定指导作用。

（二）提高档案人员素质、提高执行力和创新性

如果要营造一个良好的声像档案运行系统氛围，档案人员必须严格要求自己，明确声像档案工作的初衷，以身作则，从心里认知到声像档案的重要作用。及时向其他单位负责人传达提交声像档案的标准和重要性，督促他们遵守管理制度，提交照片、录音录像等材料时要合乎流程标准，及时找到最合适的材料。在声像材料的全工程就按照流程进行，制定模板，审核，简化流程，及时与其他部门沟通，在流程的每一个环节认真仔细，只有档案人员认真仔细的自律，才可以逐步影响到其他人的意识。

档案人员也要有创新意识，在档案编研时，选好主题，挖掘企业声像档案内在的价值和文化，以飞机型号研制、宣传航空文化为核心，利用所拥有的照片、视频、音频，多方协作，建立档案品牌，面向企业内、甚至面向社会传播档案的编研成果，表明档案特别是声像工作的重要性和意义

（三）定期整理检查声像档案，查缺补漏

整理是档案查找利用的前提，在网络兰台系统运用于声像档案管理之后，分类编撰工作仍然是档案检索重要的环节之一。因此，要进行声像档案的分类，首先要注重声像材料整体性，关注它们形成的部门、阶段、事件、载体等因素。分类时，现制定方案规定类目，针对声像档案，可以指定年份分类法或者对象分类法，特别是后者，根据企业实际情况，其中以重大型号、航空文化分类为主，时间分类为辅。

那些已经归档的资料要定期进行检查和统计，对于因为年份早而造成材料缺失，应尽可能向企业员工收集，如果是年代较近的，应保证归档的材料准确性、数量，在收集到更好地反映主题的材料时，要及时补充和更换；同时要审核标注图片、录音录像中的时间、地点、主题、人物等信息，必要时对这些材料进行简述进行说明。

（四）建立档案检索系统，加强声像档案传播运用

现在在档案信息化、数字化趋势下的声像资料包括照片、录像等都以电子化形式存储在兰台系统数据库中，便于下载或者网页查阅。档案管理人员应经常要和兰台系统管理人员沟通，完善档案检索语言，对已经整理好的声像资料进行分类储存，增强他们的可查阅性，比如，可以将数据库中的资料整理成集，提炼主题词、做成目录等，用于指导企业组织结构、文化建设、员工活动等；或者业务性搜索，像设立企业型号生产、开发、销售、展出等一系列事件专题库。

除了被动地由企业员工或其他相关人员查找材料，档案员还应该每年年中，按照国家标准，遵照保密制度，在企业内部向员工开发上一年公司新闻事件及重大事件，做成短片或者图片相册等形式，在规定时间内利用多媒体、比如微博微信、vr等手段进行发布；或者向企业员工多多宣传档案检索的好处、查阅方法、实用性；在开放的过程中，及时收集反馈信息。

声像档案的管理和利用是一个系统性的工作。声像档案的管理从开始制定规则、材料收集、筛选、编纂、立卷、开发利用得得环节都需要一整套良好的运行过程，所以在此过程中，建立起较好的组织管理体系，培养优秀的档案管理人才、培养企业声像材料保管意识，规范档案交接流程等等都是我们需要努力的方向。

【参考文献】

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[3]钱学森.论系统工程【D】.上海：上海交通大学出版社，2007年：1，56