信息技术在人事档案管理中的运用

许妍璇

【摘 要】随着信息技术的快速发展，在人事档案的管理过程中其优势逐渐体现出来。将信息化管理应用于人事档案信息管理中是时代发展的要求及趋势，有利于改进人事档案信息管理中的不足。所以单位应重视人事档案管理信息化的管理方式。本文针对信息化时代人事档案信息管理的现状与对策展开探索。

【关键词】信息化时代；人事档案信息管理；现状；对策

一、前言

随着我国科技的不断发展，当前社会，信息技术的应用范围极广，信息化水平也在不断提高，信息化在实际生活及工作中的应用也在不断地探索当中。人事档案是中国人事管理制度中的特色，记载着一个人的学习、工作及生活经历等，是个人最全面的展现。人事档案信息管理关系着社会对人才的选拔，对社会的进步与发展具有重大意义。在人事档案信息管理中应用信息化管理，有利于适应时代的发展，将人事档案信息管理工作做得更好。

二、信息化时代人事档案信息管理的现状

当前学术界对档案的定义还未得到统一，多数人将其认为是人们参与社会活动时形成的具有价值的记录，它由来已久，商代称之为“册”，秦称为“典籍”，汉魏后改为“文书”，清代至今称为“档案”。人事档案是独具中国特色的人事管理制度，是每个人身份、学历、资历等方面的一个记录和凭证，有效记录着人们个人发展的人生轨迹，人事档案具有现实性、全面性、真实性、机密性、流动性及动态性等特点，它与人们的工资待遇、组织关系、劳动保障直接挂钩，人们在职称申报、办理养老保险时都需要档案作为证明材料，具有一定的法律效力，与人们切身利益息息相关。像当前出现的一些毕业生工作几年后发现自己无法正常转正或者申报职称，这多和毕业时档案存放有关，影响着人们日后工作的正常进行，造成严重的经济损失。

（一）缺乏监督意识

有些单位在人事档案信息管理过程中缺乏强有力的监督，致使人事档案信息管理效率低下，没有发挥信息技术的在人事档案信息管理中的作用，档案管理人员与档案所有者之间的关系没有明确规定，在实际的工作中就会造成不必要的麻烦。有些单位只是依靠行政部门来负责档案监督工作，并没有起到良好的效果，单位高层没有给予重视，不能使档案管理工作规范化、制度化。

人事档案是人事决策的依据，人事档案不止可以应用到档案整理或人事调动等情况，档案信息也可以详细记录一个人的价值和才能，从档案中发现某个人的潜能价值，从而促进更加合理的利用人才提供依据。因此人事档案管理应该是在保存数据信息的基础上，为人事调动决策提供信息参考。但是当今人事档案管理人员没有充分认识到档案信息的可利用价值，导致档案管理工作只做好了前一点，即保证了档案信息的绝对安全，但是没有更加深入的了解人事档案的可利用价值和人才服务价值，大大降低了档案信息的可利用率。

（二）档案管理人员专业素质不高

很多单位人事档案信息管理人员并没有工作经验，专业的管理知识水平较低，在实际的工作中不能做好人事档案信息管理工作，不能很好地将信息化管理应用于人事档案信息管理工作中，使信息化管理不能在人事档案信息管理工作中发挥作用及价值。

（三）忽视档案管理的重要性

不同单位的人事对人事档案信息化建设的要求也有区别，使人事档案管理信息化建设进度各不相同，也导致了人事档案管理信息化基础设施的失衡。一方面从当今对档案信息化管理所要求的硬件设备的先进程度上来讲，档案管理信息化建设过程中各单位的硬件设备都有所欠缺，如网络扫描复印设备、计算机等；另一方面人事档案信息化管理软件的开发程度也有著明显的差距，且各个单位之间的信息化管理软件资源也无法共享，以往能够共用的信息管理软件技术已经过时，硬件和软件基础设施的不完善也阻碍了人事档案管理工作的顺利进行。

三、人事档案信息管理中应用信息化手段的意义

（一）有效降低管理成本

传统人事档案信息管理方式，无论在空间上，还是资源上，都是很大的浪费，很大程度上，加大了人事档案信息管理成本。将信息化管理应用于人事档案信息管理中，将纸质档案变成了机读档案，不仅节约了成本，还节省了空间，查阅起来也更加方便，提高了查阅效率，为单位的人事档案信息管理工作带来了很大的好处。

（二）有利于档案信息的完整、准确

传统人事档案信息管理中，如果工作人员不及时对工作进行交接，就容易造成档案不完整、档案流失等严重的问题。建立信息化档案管理之后，减少了档案的出错率，档案可以在网络上进行分享，避免了交接工作时出现的错误，档案的更新速度也进一步提高，确保了档案的完整性、准确性。

（三）提高了档案管理人员的工作效率

在传统档案管理工作中，工作人员需要动手将档案进行归类整理，这样的方式不仅工作量大，而且工作效率不高。信息化管理的应用只需工作人员分享到网络上，能快速地实现人事档案信息的统计及分析，进而提高工作效率。同时，单位要求工作人员对相关管理知识进行学习，提高人事档案信息管理水平。

四、信息化时代人事档案信息管理对策

（一）加强档案信息资源管理力度

为了促进更加完善的人事档案信息化管理资源，应该协调档案归档与档案使用之间的矛盾，依据不同单位的人事档案管理资源的规章制度，严格鉴别将要归档的档案信息，细化档案数据权限，充分利用现有资源，建立更加有序、完整的档案数据库。此外，要及时修复缺失的档案信息。人事档案管理人员要正确认识档案信息的价值，从而严格要求档案采集、归档的各个过程，对档案信息中的资源要认真核对，保证档案数据信息的准确完整，及时发现档案信息缺失遗漏及时修复，避免问题恶化。加强对人事档案的归档处理，在进行档案归档时要进行严格的监督，同时增加对档案不规范行为的惩罚力度，《中华人民共和国档案法》明确规定“涂改、伪造档案可以给予行政处分，构成犯罪的应依法追究其刑事责任”。近几年档案造假事故频出，就是因为有关单位没有对责任人采取实质性的刑事责任处罚，单纯的口头警告并不能有效规避档案造假行为，因此，建立健全档案惩处制度，一经发现档案造假者应当给予严厉警告，如一票否决其干部任用、职称评审、导师申报等审批，并对档案造假的内容纳入法治建设，严惩档案造假行为达到以儆效尤的目的。

（二）加强人事档案信息管理工作人员的专业素质

管理人员的专业素质是认识档案信息管理的保障，员工素质进一步提高，人事档案信息管理的工作才能进一步落实。单位应该聘请专业的档案管理员，还要懂得计算机的操作，能够将计算机与人事档案信息管理紧密地联系在一起。单位定时还要对档案管理员进行专业培训，发挥员工积极性，开发员工潜能，提高员工专业知识及素质，提高工作质量。

（三）加强人事档案信息管理工作人员的保密意识

在实际的档案管理工作中，会出现信息泄漏的现象，信息泄漏的后果是非常严重的，会给整个单位带来非常不利的影响。这种问题的产生是因为档案管理人员对计算机保密意识不强。单位针对这种现象，要加大对员工的保密意识培养，学习计算机相关的保密技术，规范档案管理员的行为，做好信息保密工作。

五、结束语

信息技术的发展，促进了人事档案信息的信息化管理，利用信息化管理，有利于提高人事信息档案的质量及档案管理人员的工作效率。我国人事档案信息管理信息化的方向越来越明确，信息化的方式与手段也会越来越先进，促进人事档案信息管理更加科学化、合理化，为单位创造良好的发展环境。

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