建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析

范红梅

摘 要：建筑工程档案资料管理作为项目监理机构在建筑工程项目实施过程中对工程质量、安全及技术和管理等情况的真实反映，是建筑企业进一步发展的保障。建筑工程档案资料管理具有悠久的历史，对建筑工程项目运转及技术改造等提供了可靠的数据。建筑工程档案资料管理工作关系着建筑工程能否顺利进行，对其过程中存在的问题进行必要的探讨并提出几点措施，以此来促进我国建筑事业的进一步发展。

关键词：档案资料；管理；措施；建筑工程

随着建筑工程工作的不断推进，如何切实有效低将工程档案信息收集起来，并且通过规范性手段对工程文件以及必要的材料进行鉴别归档，对建筑工程档案进行完善的整理，是把控建筑工程系统的完整与规范性的基本手段，也是最有效果的手段[1]。作为建筑工程管理工作的核心，建筑工程档案管理应当具备安全与完整，切实做好档案管理，从而促进建筑工程工作的进程，加速我国建筑事业的发展，应当对建筑工程档案管理工作出现的各种问题进行深度解析，并进行不断的改善与革新。

一、简述建筑工程档案资料管理工作中发生的问题

（一）档案管理工作人员专业素质不合格

作为一项需要精神力高度集中的工作，建筑工程档案管理在实际操作中是相当繁琐且复杂的，在工程竣工前后需要交付的档案资料都需要档案工作人员分门别类地一一归档。由于档案资料管理工作人员专业素质较差，面对繁琐性与机械性的工程档案管理工作，经常发生疏忽大意的情况，一旦工程质量发生问题，档案资料无法迅速整理出来，就会对建筑工程竣工造成极大的阻碍，对工程档案管理工作造成困扰[2]。另一方面，部分工作人员经常忽略竣工验收证书以及竣工图资料以外的工程档案，从而使档案资料的使用效率下降，无法确保档案资料的完整性与规范性，造成档案管理工作的系统问题。

（二）档案资料管理的效率太低

建筑工程档案资料管理是建筑工程管理的核心环节，目前很多建筑企业只重视资料的数量，却对资料的真实性以及可靠性缺乏审核，也因此导致资料的归档工作过于简单，使建筑工程档案资料中夹杂许多毫无意义的资料，长远角度看将会影响建筑工程资料管理的优化与长期的使用。另一方面部分建筑企业对重要文件与签字资料审核不严格，使档案资料的可靠性与真实性充满了不确定性，造成工程档案资料利用率严重下滑的情况[3]。

（三）建筑工程档案资料缺乏严谨的管理体系

部分建筑企业领导人为，档案管理并没有什么价值，无法为建筑企业提供更多的经济利益，因此很少投入人力财力，导致档案资料管理工作的质量出现问题，对档案资料管理工作也无法做到监管和监督工作，无法形成有效且规范的管理体制，对工程档案资料的完整性与科学性造成了极大的损害。

二、改善建筑工程档案资料管理工作的几点针对性意见

（一）加强建筑工程档案资料管理工作人员的专业素养

任何事件的发生，一旦追溯到源头，就会发现是由基层不断腐烂而造成的。建筑工程档案资料管理工作存在的诸多问题中，工作人员自身缺乏专业素养与档案管理工作意识是最严重的问题。为确保建筑工程档案管理工作顺利进行，首先要改变建筑企业领导核心对建筑工程档案管理工作的正确的认识，应当改善领导们传统的重视建设而轻视档案的思想，从项目法人、管理人员、监理人员和技术人员等各个层面进行有计划有组织有目标的培训，使这些人充分掌握相关的法律法规与专业知识，从而统一规划思想与工作要求，加强基层工作人员在建筑工程档案资料管理的效率，提高业务标准[4]。将档案资料管理工作的责任切实落入到部门与个人上，提升档案资料管理工作人员的责任意识与专业素养，明确档案资料管理工作的重要性，从而使档案资料管理工作能够顺利进行，在建筑工程中发挥其应有的作用。

（二）健全档案资料管理制度的合法机制

目前绝大多数建筑企业都相对缺乏完善的建筑工程档案资料管理工作机制，这意味着档案管理工作无法顺利展开。因此应当加强各级建筑企业领导对建筑工程档案资料管理制度的建设上来，在具体实施工作重，应当确保将这一问题落入到建筑企业的发展规划与议事日程中，在建筑工程项目不断推进的过程中，确立建筑工程档案资料管理的负责人，成立由施工单位、监理单位与建设单位共同组成的审查小组，对档案管理工作进行细致的分工与审核，通过资料管理制度的落实来保障其落实在建筑工作全程中[5]。建筑工程档案资料管理工作不仅仅是要完善管理机制，还要加强监督力度，对各环节的档案收集与保护措施进行核查，从而确保建筑工程档案资料管理工作积极响应市场需求，实现开放、服务与推广一体化的进程，从而开拓建筑企业的服务领域，创造经济效益。

（三）明确档案管理工作的分工，积极协调各方业务

作为一项涉及面颇为广泛，且机械繁琐费事较长的工作，建筑工程档案资料管理工作在原件收集与归档方面难度颇高，但这些資料又切实地与建筑工程有着相当紧密的联系。所以在这项工作中应当严格按照我国的法律规范以及要求进行只有明确各项工作的时间段的手机方式，对时间要求较高的工程档案资料管理验收做到心中有数，对各项工作进行细致的分工，有效协调各单位之间的业务，从而避免资料的混淆以及缺失，并且制定工程档案管理标准，进而确保在移交手续时能够保证资料的完整性与有效性，从而使建筑工程档案资料管理工作万无一失，加快建筑工程工作进程，促进建筑企业的高速发展。

结束语：随着建筑行业的高速发展，建筑工程档案资料管理工作中的问题将会不断得到改善，通过加强建筑工程档案资料管理工作人员的专业素养，健全档案资料管理制度的合法机制，明确档案管理工作的分工，积极协调各方业务来实现档案资料管理的顺利进行，从而使建筑工作能够顺利完成。

参考文献

[1]马付娜.探究目前建筑工程资料管理中存在的问题与对策[J].工业b，2016，12（11）：00011-00012.

[2]苏碧云.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].江西建材，2017，31（2）：283-284.

[3]李婧妮.建筑工程资料管理课程资源库建设中的问题与对策分析[J].住宅与房地产，2017，76（9）：74-75.

[4]赵静.建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略分析[J].门窗，2016，90（12）：58-59.

[5]于占芹.论建筑工程技术资料归档管理中现存的问题及改进措施[J].建筑工程技术与设计，2017，29（26）：67-68.

（作者单位：重庆建工第十一建筑工程有限责任公司）