实体档案保护工作的问题及对策思考

蒙晓莹

【摘 要】近年来，我国的实体档案保护工作呈现迅猛发展的趋势，无论是纸质档案的保护技术还是电子档案的保护技术，较以往相比都有了一定的提高，档案保护工作也取得了一些重要成就，但是与此同时也存在一些问题与不足。文章就现阶段实体档案保护工作中存在的问题进行分析与探讨，并针对存在的问题提出了加强实体档案保护工作的对策建议。

【关键词】档案保护；问题；对策

【中图分类号】G273.3 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）06-0236-03

回看8 000麻袋“大內档案”险遭销毁的历史事件，震惊之外觉得甚是万幸，这些珍贵的档案最终能被保存下来。这一事件也反映出档案是人类历史发展的重要见证，是不可或缺的财富。档案保护工作是档案工作的重要内容之一，《中华人民共和国档案法》明确规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”习近平同志指出，“档案工作确实要由封闭向开放，由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务”。在这个信息技术飞速发展的新时代，档案行业也在聚焦于加强档案信息化的建设，致力于建设数字档案馆。然而，档案只有在得到了很好的保管及保护的情况下，才能更好地实现其服务与利用价值。即使数字档案得到了广泛的使用，但档案的保管及利用仍然以传统的纸质档案为主。传统的档案载体是物质的，使得实体档案存在有限的寿命且容易受到自然因素、人为因素等的影响而加速老化或损坏。因此，及时地对实体档案加以有效的保护显得尤为重要，而这项最基础的工作却缺乏相关部门和人员足够的关注。

1 实体档案保护工作存在的问题

1.1 历史因素影响了实体档案的保管质量

档案保护是一个永恒的命题。8 000麻袋“大内档案”为何遭遇了一波三折的坎坷历程？缘起于存放档案的内阁大库因年久失修，严重渗漏，直至库房崩塌需要重新修缮，档案自然面临迁移。这些珍贵的档案便是在迁移的过程中，由于人为、自然的因素，遭受了大量的遗失、破损，甚至是错误的销毁。这些历史因素导致了珍贵的档案出现不可挽回的损失。随着社会的发展，出现很多单位地址搬迁或是单位档案馆址搬迁的现象。档案的迁移工作是一场“战役”，打好这场“战役”需要提前做好周密的迁移计划。以2014年辽宁档案馆的搬迁为例，其馆长赵焕林认为，“档案搬迁既关系到国家和民族的当前利益，也关系到为子孙后代留存历史文化财富的长远利益，使命光荣，责任重大”[1]。档案馆的搬迁，应先做好档案搬迁前的临时保管工作，档案一旦离开了库房库架，没有安全的档案保护措施，实体档案容易受潮、受污染等。在档案的搬迁过程中，应选用具有质量保证的档案箱，使档案免受灰尘、紫外线灯等的危害。档案的搬迁应注重案卷的顺序排列，集中装箱、集中存放、集中搬迁，只有有条不紊地进行搬迁工作，才能避免档案在搬迁过程中被遗失。在整个档案迁移的过程中，要重视档案的押运过程和上架排架的规划及安排。

为了避免由于历史因素对档案质量造成不良影响，工作人员必须增强保护档案的意识，肩负起保护档案伟大而光荣的使命。

1.2 档案工作人员对实体档案保护的意识薄弱。

随着档案事业的发展，人们对档案保护的意识也不断增强。继2014年中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》后，一系列加强档案工作的意见、方案和实施办法相继出台。十三届全国人大一次会议上，李克强同志指出，“加快构建中国特色哲学社会科学，繁荣文艺创作，发展新闻出版、广播影视、档案等事业”。档案事业被写入政府工作报告中。由此可见，人们对档案管理工作的共识不断深化，对档案的保护意识不断增强。但当前的新形势对档案工作提出了新的要求和新的挑战，人们的档案保护意识仍较薄弱，因此提高全社会尤其是档案人员的档案保护意识是一项重要而又紧迫的任务。目前，在档案保护工作中存在以下问题：档案人员对档案工作的基础性认识不够深入，缺乏档案保护意识，档案管理的手段较落后，对档案工作的投入不足，未建立健全档案管理、档案保护的制度体系，等等。致使档案的管理水平较低，实体档案未能得到妥善的保护[2]。

1.3 对实体档案保护的投入不足

新形势下，档案工作的新要求与档案工作中滞后的发展条件之间的矛盾是档案事业发展中面临的主要问题。对实体档案保护的投入不足具体表现如下：一是人力不足，档案保护人员的能力不足。从事档案工作的人员并非专业出身，这是我国档案工作中普遍存在的通病，档案人员不具备专业的档案管理知识，缺乏一定的档案保护意识及能力，甚至有的档案岗位未设置专职的档案管理人员，档案员身兼数职，疲于应对烦杂的工作事务，无法将时间和精力专注于档案工作。在如此情况下，大多数档案业务部门的档案保管工作做不到位。二是物力、财力不足，档案保管条件落后。档案的存放环境直接影响实体档案保护的质量。我国对档案库房的建设要求比较严格，库房的选址必须有利于档案安全，且便于档案的利用。档案库房的安全至关重要，其建设需达到“十防”（即防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）的设计要求。大多数单位的档案保管仍停留在用木柜、铁柜存放档案的方式，未建立专门的档案库房，未利用密集架等专门的器具对档案进行保管，档案管理的设施设备老旧，缺少管理制度，档案的完整性、安全性及质量得不到最基本的保障。三是先进技术投入不足，档案保护手段滞后。大多数单位都存在年代已久且保管不周到的档案，这一部分档案由于保护不当而被白蚁、霉菌、粉尘腐蚀破坏，甚至有的档案已成为“档案砖”，破损严重，无法利用，损失严重。普通的档案单位缺乏档案修复技术，无法抢救受损档案，致使这部分档案失去了利用价值。

1.4 实体档案保护法规、制度不健全

我国档案法规标准体系的不断完善为依法治档的实现提供了良好的基础。但是，目前我国在档案保护的法律法规、专业的档案保护制度制定方面存在一定的缺失[3]。因此，各地区、各部门应针对实际情况，制定合适的实体档案保护规章制度以指导档案保护工作。只有建立健全法律法规，才能将档案保护工作任务细化分解，层层落实责任，真正将档案保护工作重视起来。

2 加强实体档案保护工作的对策

2.1 改善实体档案保护条件

实体档案的保护应采取“防治结合”的措施。一是档案库房的建设。档案库房的建设要达到“十防”（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）的设计要求。档案库房的选址应选择在远离人群流动密集的地方，有独立的办公地点，形成半封闭的库房环境，避免选择在工业区的下风向建库。库房选用遮光性较强的窗帘，安装白炽灯作为照明设备，同时做好预防害虫的措施。实体档案的保护工作要未雨绸缪，做到防患于未然。档案库房必须严格按要求建设，确保档案保管环境的安全。二是实体档案保护设备的更新。装订档案的工具和存放档案的夹、盒、箱、柜、架等器具，应达到有利于档案的长期甚至永久保存和延长档案的寿命的要求，确保放档案的夹、盒、箱、柜、架等器具的密封性好，防光、防尘、防潮功能性强。购置专门的光盘、磁盘等特殊材质档案存放设备，防止这类实体档案出现消磁、摩擦、刮痕、氧化等的损坏。档案库房应安装温度、湿度调控设备，并按照档案库房设计的相关规定，对档案库房的温度和湿度进行调控。档案库房还应设置防火墙、消防系统和报警系统等安全装置。三是实体档案保护技术的应用。普通档案馆应安排档案工作人员到专业技术强的档案馆学习专门的档案保护、修复技术。在条件允许的情况下，档案馆应引进先进的档案保护设备，例如山东省档案局承担并组织完成的“纸质档案保护技术研究与专用设备研制”和“档案真空充痰密封包装机研究”两项科研成果，实现了纸质档案保护条件的改善[4]。若条件限制档案保护技术的引进，在需要的情况下，可向技术条件先进的档案馆提出技术协助请求，确保实体档案保护工作的顺利开展。

2.2 提高对实体档案的保护意识

一是提高领导对实体档案的保护意识，切实重视档案安全管理工作，在档案保护方面提供人力、物力、财力保障。制定并完善符合实际的规章制度，深化依法治档，让档案保护工作有法可依，有章可循。二是提高档案工作人员对实体档案的保护意识。增强档案工作人员的责任意识、保密意识、安全意识，充分利用现代技术，实现档案的保护，提高档案工作人员的管理能力。三是提高社会公众对实体档案的保护意识。加强档案工作的宣传力度。档案是人民在社会实践中产生的原始记录。档案的保护不仅是将资料转变为档案之后的保护，而应是全过程的保护，从档案形成前、档案形成时到档案形成后的前端、中端、末端的保护控制。这就需要人民群众增强对档案的保护意识，在日常的行为活动中，对即将形成档案的资料做好前端的質量控制，在档案整理过程中，要确保档案的整理达到安全保护的要求，档案形成后的利用过程中也应注意保护档案完好无缺。全过程、全方位地对实体档案进行保护。

2.3 加强对档案的开发和利用，提高档案信息化建设水平

档案利用是档案工作的最终环节，也是档案工作的最终目的和档案的根本价值所在。档案的利用可以通过提供原件查询利用，将档案信息进行深层次的开发，根据需要设立专题进行汇编的成果代替原件提供利用，可以有效地减少档案原件的利用，降低实体档案原件在提供利用过程中遭受的损坏。

利用信息技术提高档案信息化建设水平，实现实体档案的数字化、信息化、网络化，以数字信息的方式对档案进行利用，将传统的档案保护方法和信息化技术手段相结合，既方便了档案利用者，增强了档案服务功能，又减少了实体档案原件的利用次数，最大限度地实现了对实体档案的保护。同时，在实体档案遭到损坏的情况下，仍然要将数字档案作为备份保存[5]。

2.4 健全实体档案保护规章制度，制定标准，深化依法治档

根据我国已颁布和实施的《档案法》等，各单位应制定全面的、有针对性的、系统的、操作性强的规章制度，将实体档案保护工作通过制度细化工作任务，层层压实责任，加大执行力度，将档案保护工作落到实处，确保档案保护工作的顺利开展。此外，随着档案事业的发展，档案保护工作的标准也在随着信息技术的发展而产生了巨大的变化。档案的保护工作应与时俱进，及时制定并更新工作标准，保持档案保护工作的科学性、规范性[3]。

2.5 制定自然灾难应对机制

人为因素是破坏档案安全的最严重的因素，而自然因素则是不可预测的，不可阻挡的因素，自然灾难给档案的安全带来的危害通常是毁灭性的，如火灾、水灾、地震等。面对自然灾难，我们需要做好充分的灾难应对机制。灾难来临前，做好档案的安全防护和灾难应对方案。灾难来临时，能够随时启动应急预案。灾难来临后，应做好灾后的重整、恢复工作，化被动为主动，将自然灾难对档案的危害降至最低。

实体档案的保护工作不仅是档案工作人员的责任，也是每一位公民应尽的义务。实体档案的保护工作应得到社会各界的重视和支持，只有做好档案保护工作，才能更好地实现档案的利用服务。

参 考 文 献

[1]赵春丽.百万档案大迁移——辽宁省档案馆搬迁侧记[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2014-05/23/content_48242.htm，2014-05-23.

[2]靳树梅.关于加强档案管理工作提高档案保护意识：的探究[J].档案管理，2016（3）：52-53.

[3]姜玥.档案保护若干问题思考[J].兰台纵横，2017（5）：42.

[4]孙洪鲁.纸质档案保护修复技术研究[J].中国档案，2014（4）：61-62.

[5]于春玲.新形势下加强档案保护工作的具体举措[J].黑龙江档案，2015（4）：78.

[责任编辑：高海明]