档案收集工作信息化面临的挑战与对策研究

覃燕春

【摘 要】随着信息技术的发展，档案信息化建设成为助推企事业单位发展的新动力，档案作为企事业单位的原生信息资源，其信息化、电子化建设与管理对企事业单位的生存和发展具有重要价值。档案收集是企事业单位档案管理工作的起点，是企事业单位档案信息资源建设的基础，它对企事业单位档案管理水平的提升起到了至关重要的作用。文章阐述了企事业单位档案信息化管理的意义，分析了企事业单位档案信息化管理面临的挑战，提出了加强企事业单位档案信息化管理的对策。

【关键词】档案收集；信息化；挑战；对策

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）06-0239-02

企事业单位档案是各部门在社会活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录，它是企事业单位知识资产和信息资源重要组成部分，是企事业单位宝贵的财富。然而，随着企事业单位的发展，档案越来越多。因档案数量冗多，传统的档案利用检索方法单一，造成档案查找利用效率低下，档案的价值不能得到充分发挥。此外，由于企事业单位档案保存时间长，保管条件差，利用频繁，不利于档案的永久保存。因此，档案信息化是企事业单位发展过程中对档案工作的要求，也是企事业单位档案应对迅猛发展的信息社会的必然选择。

1 档案信息化管理的意义

（1）档案信息化是社会发展的需要。社会进入信息时代，企事业单位档案信息化管理的重要性和必要性也日益凸显，已成为现代档案管理内容中的重中之重。现代社会的发展高效快捷，人们要求档案服务必须速度快，范围广，利用形式多样。高价值档案的搜索利用率逐年上升，对档案资源共享的要求越来越高，传统的档案管理模式已不能满足现有需求，档案信息化建设已落后于现代社会的要求。

（2）档案信息化是企事业单位管理的需要。企事业单位的决策与管理依赖于档案翔实与高效的支撑。企事业单位的决策与管理的正确性决定了企事业单位的生存与发展能力，但是决策与管理措施的制定，是基于信息完整、准确，只有在完整准确的信息基础上进行快速分析，得出结论，才能保证企事业单位的决策正确、管理措施得当，才能保证企事业单位的持续发展。因此，档案的信息化对现代企事业单位管理有着重要的作用。

（3）档案信息化是档案管理自身的需要。{1}企事业单位档案现代化程度低.客观上造成了调档难、查档效率低等情况。可以说，企事业单位的生产经营活动，在某种程度上已经受到了档案落后管理模式的制约。要改变这一现状，只能依托于档案信息化平台。利用网络快捷方便的优势，冲破档案管理目前存在的种种局限，使檔案管理部门从封闭走向开放，从被动保管走向主动服务，实现档案信息资源的合理配置与科学管理，为社会提供高效、优质的服务。{2}档案信息化建设有利于原始档案的保存。档案在长期保存过程中，不可避免地因为种种原因而受损，如反复利用对于纸质档案的破坏，调阅出库存在的遗失风险等。所以，开展档案信息化建设，原始档案得以更好地保存，延长了原始档案的寿命。{3}数字档案的备份方式灵活，实现异地备份的可行性远高于实体档案，有效地降低了在突发事件中档案的安全风险，为企事业单位持续发展打下坚实的基础。

2 档案信息化管理面临的挑战

（1）档案信息源的识别鉴定工作难度加大。信息化技术发展日新月异，需要收集的声像电子档案的比例也不断增加，对档案信息的甄别工作提出了更高的要求。声像档案包括唱片、磁带、录音带、录像带、胶卷、胶片、光盘等各类音频、视频资源，有其自身的特点，价值大小往往不容易判定，对其进行分类描述也会遇到很多问题。同时，以电子邮件等方式传输过来的电子档案或者刻在光盘内的电子版的书信、文章、照片等，也存在不同程度的档案注释缺失、文件无法打开或转换格式后分辨率不足等问题，这就要求我们在完成档案收集基础工作的同时，注意对相关信息进行检查，如遇注释缺失等问题，及时与捐赠者进行联络，避免对后续的档案整理带来困扰。

（2）所收集档案的版权管理还不够完备。信息化环境中，档案的利用程度更为开放。一方面，一些由档案馆提供在网站上的视频档案、照片档案等，在面向社会提供利用的过程中会面临不同程度的版权问题：另一方面，在档案馆利用网络资源收集档案时，也会面临类似的版权问题。比如，一些境外档案馆、图书馆的数字化程度较高，可以在其官方网站上找到电子版的档案并提供下载。使用这种方法下载到的档案资源如果不考虑版权，一味滥用，必然造成档案资源管理的混乱。

（3）归档制度仍待完善。通过电子传输收集到的档案资源来源广、信息杂，整理起来也比传统的纸质档案更为复杂，这就需要进一步完善档案的归档制度。让每一份档案都登记完备、整理得当、保存得法。同时，在对档案进行归档管理的同时，档案馆的相关部门可以建立档案捐赠人的电子通讯录，以电子邮件等形式与捐赠人进行后续的沟通，提供档案馆的近期讲座、展览活动信息等，如果其所捐赠档案被展出或用于其他活动，可以告知并邀请其前来参加，以求与捐赠者建立长期良性的联络机制。

（4）信息化环境下档案收集工作的安全问题不容忽视。信息化的环境下，档案的利用有开放性的特点，这就要求档案工作者切实做好密级档案的分类，不宜公开的档案坚决不能外流。随着信息化技术水平的提高，网络的安全问题也越来越为人们所重视。档案馆应提升档案安全服务意识和网络安全保障水平，确保安全的档案资源利用环境。在进行档案收集的过程中，档案工作者也要知法守法，合理适当地收集档案资源，自觉维护档案资源的安全运转。

（5）档案管理人员素质有待提高。在档案信息化管理的大环境下，要实现档案信息电子化，要求档案管理人员既要有较高的业务素质，又要掌握现代信息技术。目前，多数档案信息的开发只停留在简单介绍、汇编和保管等方式，难以满足企事业单位档案信息化建设的高要求。

3 加强档案信息化管理的对策

（1）确立档案信息化收集管理工作的核心地位。高度重视，充分认识档案收集管理工作的重要性，确立档案信息化收集管理工作在企事业单位的核心地位。企事业单位要加大对档案收集工作软硬件方面的投入，强化企事业单位档案收集是企事业单位核心信息资源的唯一获取途径的认知，充分发挥企事业单位档案在实现企事业单位目标、实施企事业单位战略中的重要价值。

（2）树立先进的企事业单位档案收集工作理念。档案收集工作是档案业务管理工作的第一个环节，是档案工作的起点，是档案获取和丰富档案的手段，在档案管理工作中处于特殊的地位，要树立以下几个工作理念。{1}以人为本的档案收集理念。人的主观能动性在很大程度上决定了收集工作质量，只有坚持以人为本，才能更好地拓展档案收集工作的深度和广度，助推企事业单位发展。{2}可持续发展的档案收集理念。档案收集管理工作中不能墨守成规，档案收集者要具备敏感的辨别能力，及时跟踪同行业国内外最新资讯，为企事业单位发展提供最新的信息资源。

（3）加强档案的版权管理。在加强档案的版权管理问题上，国外档案馆一般采取的做法如下：上交到档案馆的档案资源，除了特殊情况外，其版权都为档案馆所有，复制使用该档案时，必须注明此档案资料的来源。而在国内档案馆数字化建设中，类似的法律法规和监管手段还需进一步完善。信息化环境下，应针对通过信息化手段收集的档案制定相应的收集制度和利用制度，并且坚决贯彻实施，加强信息化环境中档案收集的管控，发挥信息化发展的优势，促进档案收集工作的开展。

（4）加强档案信息化软硬件设施建设。要实现企事业单位档案、文献有效收集的目标，适应企事业单位需求的信息收集应用系统和完善的存储硬件设施是不可或缺的，可靠的硬件设施是使收集到的档案信息能快捷、高效存储和提取的重要保障。系统应保证能达到信息的全面、实时、自动收集目的，档案人员可根据相关标准和规范，及时鉴别和筛选，对系统自动采集到的信息进行识别及管理。

企事业单位应高度重视档案信息化工作，建立集数据库管理、光盘存储、图像编辑、信息共享与控制为一体的电子信息档案管理系统，解决档案的无纸化存储管理与利用，实现无纸化办公、档案信息资源共享，满足大量档案的存储、管理和利用需要。

（5）加强标准化和规范化建设。企事业单位档案收集管理工作必须坚持标准化、规范化的原则；必须制定档案信息化的相关标准、规范，解决企事业单位档案信息化收集中因标准、规范不统一，造成企事业单位内部档案信息资源管理混乱、查阅困难、无法共享的问题，从根本上解决档案数字化、信息化问题，使企事业单位档案信息化应用水平不断提高。

（6）加强档案管理人才培养。培养一支既精通档案管理业务，又掌握现代信息技术的复合型档案管理队伍是开展企事业单位档案工作的基础。要充分利用和发挥高素质的人才作用，培养人才创新意识，通过专业培训、专题讲座、现场研讨等方式，提高档案管理员的业务技能。

4 结语

总之，现代社会的发展已进入大数据时代。信息化滲入了社会的方方面面，档案也不例外。新形势下，档案信息化建设是企事业单位发展的需要，是社会发展的必然趋势。提升档案信息化水平，加速实现档案信息化管理，是档案工作者当前的重大课题，需要在实践中不断探讨和研究。

参 考 文 献

[1]曹阳.信息化条件下医科大学档案管理工作问题与对策[J].兰台世界，2017（1）：70-72.

[2]郭昱伶.Excel在档案管理工作中的应用[J].办公室业 务，2016（7）：143.

[3]武建明.统计工作在档案管理中的重要性[J].机电兵船档案，2010（4）：44-46.

[责任编辑：高海明]