档案管理要点浅析

荀景贵

档案作为一种重要的社会资源，对于促进和保证生产生活有着巨大的作用，并因此受到社会各界的重视。面对新的形势和任务，作为档案管理人员必须认识到肩上的责任和承担的义务。本文试对档案管理要点进行分析，希望对同行发挥一定的借鉴作用。

近年来，科学技术取得飞速发展，社会已经进入到信息时代。这给档案管理工作带来了新的机遇和挑战。作为一种重要的社会信息资源，档案资源在管理上，也应该更好地利用信息技术来抓好管理，重点应做好以下内容。

1 管理思想要做到标准化

1.1 什么是档案管理的标准化。档案管理的标准化，其实质上就是要实现档案管理的现代化，就要建立起符合当代档案管理要求的信息网络，应用现代计算机技术管理档案，实现高效准确进行档案管理。要实现这一目标，必须打牢每一项业务工作标准化的基础，最大限度地避免出内容上的混乱，系统上的不协调、设备方面的不配套。这对于实现档案局管理的现代化和标准化来说，都是非常重要的先决条件和基础之一。只有真正落实了档案管理方面的标准化措施，才能真正发挥档案服务于社会各界的作用，使服务质量满足各方要求，达到减少资源投入，实现效益最佳化和最大化的目的。

1.2 档案管理达到标准化要求的工作要点。要使档案管理达到标准化要求，应该主要做好以下工作。一是做好以專业为分类依据的分类存档，进而按照科学化分类办法和相关标准做好分类存档，实现档案管理的标准化和规范化：二是结合自身工作实际，并结合档案管理实际特点，按照便于使用现代化设备操作相关标准进行归档：三是根据文字及音像材料形式的不同，以形式、时间等要素，进行分析，并按相关规定确定的保管期限做好立卷归档工作。

2 要努力达到信息资源数字化标准的管理效果

2.1 信息资源数字化档案管理的重要意义。信息时代，档案信息资源的最终目标是数字化和网络化。它不但是新的时期档案管理工作在发展上的必然方向和趋势，也对未来的档案管理工作产生着深远的影响。因此，作为档案管理单位，可以将档案信息资源进行数字化处理和存储，并提供与之配套的网络查询服务，还可以提供其他类型的远程式信息查询，以实现档案的社会化共享速度和质量。

2.2 信息资源数字化档案管理有效措施。这方面，可以采取以下措施：档案管理部门首先按档案管理标准备要求，建立起符合高效和保密基本要求的局域网系统，其他相关部门依据档案不同内容与形式对档案进行分类后做好数字化处理，在此基础上，形成电子档案的信息资源，并对其进行建档和储存：随后，由档案部门统一规划所有的资源，最终完成数字化档案的核心工程系统的全部建设任务。其优点在于可有效节约人力和物力资源，提升用户检索效率，同时，也保护了档案原貌，有效保护了档案原件。

3 实现档案管理服务网络化具体要求

3.1 档案管理服务网络化重要意义。长期以来，档案管理由于体制上的原因，一直基本处于封闭状态。而且，从立卷方法和原则上看，多是吸收和沿袭其他发达国家在档案管理方面的经验，并进一步结合了自身的特点。总体来看，尽管这套长期沿用的方法可以实现有效地概括档案文件的各方面的特点，可以有效保护档案相关文件之间的密切联系，在便于查找和利用方面具有明显性优势，但与现代社会对信息量要求大和速度快的要求相比，难以满足实际需要。而且，现代化检索技术是在不断完善的，这种传统和固有的方法及要求，明显较为繁杂，应采更先进更现代化的方法对其进行取代。这种方法，主要就是要用计算机系统，实现更加快捷地完成此项工作。

此外，由于档案种类不同，如文书档案和人事档案，其管理部门是不同的，造成档案部门难以在文件成档初始阶段将其转化，难以实现及时的开发利用。从现代档案管理的整个体系的要求来说，要求的是，文件形成初期就应使用计算实现有机性联系，并按其处理方法将档案分成若干个系统实现处理，并按统一的规范和标准进行处理，再通过子系统当中的逐次分类技术，使其成为可在网上共享的档案信息。因此，只有真正使档案管理工作实现服务网络化，才能使档案利用的时效得以有效提高。

3.2 档案管理工作实现服务网络化应采取的措施。主要应做到以下几点。一是档案管理部门要同时加强信息资源的收集和共享，实现档案资源多种形式的快速传导，将工作重点实现自文件管理向整体信息的科学规范储存和开发的渐进式转移：二是充分发挥已经利用计算机加工形成后的各种文献，建立便于快速查询的档案信息管理数据库，以网络为渠道，向有需求的用户顺畅传输，使档案管理部门实现自管理型部门向服务型部门的转变；三是立足于现有条件，做好档案管理对象的发展，实现管理工作方向转变，即：变单一的文件管理和收集为多元化电子档案收集。

4 结语

综合以上所述，档案管理工作是一项利国利民的工作。特别是新的历史时期，档案管理工作更是面临着新压力新挑战与新机遇。因此，我们应该根据档案管理的实际，牢牢抓住其基本特点，并立足于长远发展，进一步提升档案管理的现代化水平，使这项利国利民的事业做得更好，更好地发挥其作用。