公司采购业务管理的途径分析

摘要：汽车市场竞争非常激烈的情况下，公司为保持产品成本具备一定的竞争力，要求加强采购管理工作更能有效地降低公司产品成本，在公司经营战略中已处于极其重要的核心地位，特别是2017年系公司“H7、X5、X6新品”将峻工、验收和上市关健的一年，大力加强采购管理工作降低“H7、X5、X6新品”采购成本将是公司提高市场竞争力和提升收益水平的重要手段。

关键词：采购；管理；运营效益

近年来，公司采购部整体管理水平虽然有了很大的提高，但在一些采购管理方面改善不多，与东风日产先进的采购管理水平相比有较大的差距。如：供应商管理不科学，零部件外协、外购的供应商点广面散等问题依然存在；采购降成本方法不多，主要还是询价和谈判，对供应商配件成本测算和分析力度不够，面对市场原材料涨价而引发的零部件价格上涨，由于缺乏市场分析和成本测算依据，控制力较弱；采购内部管理制度不严密，缺少科学的采购程序及方法，还没有完全建立价格资料、档案管理制度以及采购管理决策分析模型；对外商务谈判的整体能力还有很大的差距，特别是不注意方式，造成一些不良的影响；对于因价格原因引起的缺件仍然存在比较严重，解决手段有限；标杆采购成本管理还没有完全确立，对标杆数据的分析需要进一步提升。如何加强内部控制，提高采购管理水平，建议从以下几个方面进行：

1 做好公司供应商的管理工作，建立二级供应商和潜在供应商队伍，完善供应商等级评价管理机制

加强对供应商的管理是现公司采购工作中十分重要的环节，如何加强采购管理，主要包括以下几方面：

（1）加强对供应商的认证工作，缩短优势供应商的引入周期。对供应商的认证应包括以下几点：对供应商的调查不能以书面调查或现场参观的方式对供应商的整体状况作了解，应对其公司的成立时间，投资规模，市场占有，客户分布，年营业额，利润，管理系统，质量系统，生产技术能力及特点等内容进行细致分析，通过分析供应商的上述数据可以确定是否有必要继续与其进行进一步合作，该项对公司“H7、X5、X6新品”的供应商认证尤为重要。

对供应商质量体系的认证是供应商认证过程中相当重要的一步。通过加强对供应商的现场审核，对供应商的质量体系的建立以及执行的有效性作充分的考察。对那些已获得ISO9002证书的供应商，则可参照 ISO9002的具体要求进行审核。审核过程中，应对其公司的的文件，生产流程，检验程序等以各种方式进行现场抽查，以确认其体系的有效性。加强供应商审核应集中在以下项目：物料的储存与处理；纠正措施；对测试仪器的校验；员工培训；对文件的时效性的管理等。

对供应商的样品进行测试是确定其在性能、質量方面能满足公司供货的要求。通过加强对供应商生产的零部件测试，才能在批量供货前确保其质量符合公司的标准。

（2）对供应商的表现进行定期考核，考核内容包括零部件质量，交货准时性，服务等。这主要是为了督促供应商在被认可合格后，在供货过程中保持质量的稳定，交货的及时，以及服务的水平，完善供应商等级评价管理机制，比较好的做法是根据考核结果把供应商分为若干级别。最高级别的是指在质量，交货，服务各方面都做得很好的供应商，也是公司在今后优先采用的供应商，特别是在有多家供应商同时供货的情况下，对那些经常考核不及格的供应商则归到最低级，如果在一定时期内仍然无改进的话，则将其从供应商名单上剔除。

（3）加强对供应商的定期审核。供应商在被公司认证合格后，还需要定期进行复审。复审的周期可以是半年或一年。目的是为了及时了解供应商在生产，质量，技术等方面的变化或改进，并根据此变化制定公司对该供应商未来的策略及计划。例如，如果一个不断成长发展中的供应商，将是公司今后优先考虑的供应商。如果发现某个供应商内部管理出现问题而呈现减产、废品率大幅上升甚至公司倒闭的迹象，就要及时采取防范措施，以免因此影响公司采购体系的正常运作。

（4）加强与供应商进行定期的价格谈判。根据不同的产品的成本构成特点和市场价格的变化趋势，商务经理需要制订相应的价格谈判周期。如钢材类产品，市场价格每月或每季度都会波动，这就需要商务经理能根据市场信息迅速作出反应。一个对市场价格信息收集较为完善的商务经理，应该有一套针对采购的各种物品的特点而制订的价格谈判时间表，使得价格谈判更加规范化、制度化。

（5）加强对供应商的选择，是为了获得更低的价格，更优的质量及更好的配套条件，所以必须建立二级供应商和潜在供应商队伍。从前几年开始，公司部分零部件主要以比价采购，经多次招标以后，降价弹性空间减少不利于采购工作；另外部份供应商在价格上进行攻守同盟或找到与我们博弈的对策。此时需要对成本构成的理性分析及在对竞品标杆分析的过程中，寻找更有实力的供应商，建立二级供应商和潜在供应商队伍，以达到降成本目的。

2 加强采购员及商务经理日常工作QCD改善管理

采购部的采购员及商务经理在日常工作中，经常与供应商打交道，所以必须加强采购员及商务经理日常工作QCD改善管理，才能更好地完成采购及降成本工作：

（1）首先加强对采购员及商务经理的工作职责和职业道德教育，并清楚地列出不同岗位的职责范围及纪律要求。采购部根据采购的项目对采购员及商务经理的工作内容及时作出安排，在员工的工作授权的规定中，应规定不同级别的员工可以在业务活动中作出何种承诺或对相关文件作出有效的批准。

（2）加强对采购员及商务经理的业务培训、考评和奖惩。对采购员及商务经理的业务培训和再教育是现代公司管理中不可确少的环节。其一组织安排通用性的培训如：电脑软件，时间管理，人际关系处理等。其二组织一些业务相关的培训如：谈判技巧，法律与合同，采购方式，公司产品特性等。其三组织相应的商务经理学习汽车产品构造、制造工艺、材料特性以及成本核算、财务管理等相关基础知识，学习一些工艺技术如：机加工计价方法，锤锻件计价方法，模锻件计价方法，热处理计价方法等。

（3）每年年底对商务经理的工作业绩作出客观考评，可从以下方面进行：1）商务经理本年采购贡献度测评。测评方法可以通过以下方式计算：

采购贡献度=（本期价格-前期价格） X 本期采购数量

采购部应在年初为每一位商务经理设定他在一年时间内应获得的采购贡献度指标，并在每季度结束时作小结，在年度结束时作总结。这种做法是使商务经理的目标明确清晰，更有的放矢地开展采购工作。

2）公司内其它相关部门对采购员及商务经理的评价，包括业务水平，工作态度，待人接物等。这方面的考评主要是考察采购员及商务经理与其它相关部门如财会，质量，生产，工艺等的协调能力。有利于促进采购员及商务经理搞好内部协调，减少摩擦。

通过对采购员及商务经理的定期考评，可以使公司的经营方针和策略能及时地贯彻到采购工作上。

3 建立采购价格信息资料、档案管理制度及采购价格决策分析模型

加强涉及外部采购的文件和资料保管主要包括有：部门的规章制度，公司内部文件，供应商档案，供应商报价单，公司内部购买申请单，订单，合同等。加强内部对于技术中心、生产部更改单进行分类保管，不允许在供应商入库图号与实际收料记帐图号不一致的情形下进行采购业务操作。

加强对资料和价格文件的保存，不同类型有不同的要求。如，对订单及合同的保管，通常要求五年以上；对一般来往商务核价清单则是两年；对供应商的档案则是根据业务开展情况而确定。对供应商档案应有良好的可追溯性。一些重要的如技术中心、生产部更改单应作长期的保存，以避免出现因人员更换而业务脱节的情况，如，财会部在测算2016年技术方案和实际装车成本方案过程中就发现：“H7、X5、X6新品”的技术更改方案和实际装车方案与实际采购合同方案有不符的情况。

加强采购部的规章制度制定，应明确规定每一种采购文件的生效批准人以及保存期限，特别是对订单，申购单，合同、商务核价清单等重要文件。同时应制定严格地价格成本文件和资料保密制度。对于与价格有关的不同性质的资料确定不同的密级，对于与价格工作相关的人员提出保密方面的严格要求，达到保护公司商业秘密的目的。

建立采购价格决策分析模型降成本工具组合模式。具体内容为机加工计价分析模型，锤锻件计价分析模型，模鍛件计价分析模型，热处理计价分析模型，比价分析模型、联合技术CFT分析模型、市场调研分析模型等。例如：1、零部件机加工计价分析模型是指机械加工设备台时价格的制定方法和计算程序；机械加工是机械产品生产过程中的重要环节，是决定产品质量优劣的主要生产工序之一。合理制定机械加工分析模型，可以促进制造技术的进步，降低社会劳动消耗，提高企业和社会经济效益。2、锤锻件计价分析模型是指制定锻件的计价方法和基础价格，并根据计价办法和基础价格来计算锻件的具体成本。锻件价格是依据锻件的生产工艺特点以及锻件的几何形状、内在质量、材质等而确定。在日常工作中安排商务经理对采购价格决策分析模型有选择进行组合，使降成本工作思路得到拓宽，降成本技术得到标准化，有利于积累降成本的经验。

4 采用较好的标杆采购管理方法进行降成本：

标杆采购成本管理正是以采购为切入点，通过规范公司的采购行动，实施科学决策和有效控制，以质量、价格、技术和服务为依据，在需要的时候、按需要的数量采购需要的物资，杜绝采购中的高价格和一切浪费。

标杆采购成本管理依托于标杆采购来实现，标杆采购要求建立健全公司采购体系，使采购工作规范化、制度化，建立决策透明机制，实行必要的招标采购，使隐蔽的信息公开化，防止暗箱操作，在保证质量的前提下，使采购价格降到最低；以公正、公开的原则，来选择好供应商，采用定向采购的方式，即对每一种所需的物料，按质量、技术、服务和价格几方面的竞争能力，来选择供应商，并与之建立长期、互惠互利的战略伙伴关系，实现供应渠道的稳定和低成本；通过与供应商签订在需要的时候提供需要的数量、需要的品种的物料协议，实施适时采购，得到缩短提前期、减少物料库存。标杆采购使采购的每一环节、每一过程的成本实现了标杆化控制的目标，标杆成本管理思想得到了充分体现。例如：为了推进“H7、X5、X6新品”降成本工作，公司CFT降成本小组对竞品标杆车型进行解剖、对比和分析。经过拆解、测量等分析，完成采购降成本目标书，提出下半年采购降成本要求：指导开展设计优化工作，并通过与供应商进行联合开发， 进行部件材料替代及提高工艺水平，降低制造成本，通过以上努力，实现采购降成本目标。

总之，加强采购业务管理开展实施公司2017年采购降成本目标，完成公司“H7、X5、X6新品”任务，有助于采购部内部员工更加感受到公司所承受的内外部成本的双重挤压，有助于公司培育一种不断成本改善、持续技术改进的文化，有助于更深层次挖掘公司降成本潜力，有助于公司系统地优化内部成本结构、提高现有资源利用率、提升核心竞争力，这对于公司完成2017年经营目标和公司未来的健康发展至关重要。

作者简介：王显军（1972—），男，本科，中级职称，东风柳州汽车有限公司财会部商品利益科科长，研究方向：企业成本收益管控。