试论档案质量管理对提高归档文件著录准确率的作用

甘丽春

【摘 要】质量管理QC小组活动已经应用到企业的各个部门，是推进企业质量管理水平的有效手段，档案管理也无例外。本论文主要介绍档案部门开展的一次QC小组活动，应用档案信息化手段，对兰台系统的合理化改进，提高归档文件著录的准确率。同时探索将质量控制QC小组活动与日常档案管理工作相结合，通过一系列的PDCA循环，采取正确的途径及措施，保证归档文件著录字段的必著性、可控性，达到提高归档文件著录准确率的目的。通过一系列的QC小组活动，提高档案管理水平，扩大档案在企业中的影响，促进档案人员自觉提高综合素质，发挥档案人员的主观能动性。

【关键词】档案；著录；准确率；质量管理；QC

一、选题理由

在日常的档案管理中，由于兼职档案员在著录归档文件时，存在诸多问题，直接影响了文件的归档入库的周期，为减少兼职档案员著录文件时出错数，大大提高文件归档入库的效率，降低档案管理人员的工作强度，同时结合科技档案部档案科室2011年度的科室工作重点，选定提高归档文件著录准确率为研究课题，在课题的研究过程中，应用质量管理手段，开展了一系统的PDCA活动。

科室工作重点为：归档文件著录准确率达到80%，在此前提下，2011年3-5月份著录平均准确率为辅46%，与部门工作重点指标80%相距甚远。因此课题选定为：提高归档文件著录准确率。

二、设定目标

根据2011年度档案科室工作重点为：归档文件著录准确率达到80%，本次质量活动目标值为：归档文件著录准确率从46%提高到80%。

三、目标可行性分析

对2011年03～05月份总计348份归档文件产生的各种著录问题进行分析。根据问题类型分成五大类，具体分析结果如下：

从统计图表中看出，著录格式有误、必著项未填两项发生的频数相对较多，“著录格式有误”、“必著项未填”占总问题数的50%、32%是本次课题主攻方向，经过讨论、通过理论计算得出归档文件著录准确率为80.05%。

因此2011年度档案室工作重点为：归档文件著录准确率达到80%的目标值，从理论上是能够实现的。

四、原因分析

针对“著录格式有误”、“必著项未填”导致准确率低的问题运用头脑风暴法进行分析，对造成这一结果的各种原因反复进行了讨论，经汇总归类，绘制了关联图，见下图：

五、要因确认

根据因果分析图，采取现场调查、查阅资料等方式，对引起字段著录有误的各末端因素进行了逐个确认。

其中八个末端因素中服务器老旧、网络传输中断这两个因素不是小组可控范围内，为不可抗拒因素。

对六个因素编制了要因确认计划表（表2）。

小组成员就以上六大末端因素一一进行要因确认。经分析得出2011年档案培训共3次，培训效果全部达标，因此“缺乏系统操作培训”为非要因；公司发布针对18项著录项的制度《档案著录規则》，但仅仅只有5项有著录格式说明，因此“著录格式说明缺示例”为要因；通过对系统著录界面检查，显示著录项多达38项，实际应该著录项为18项，多余著录项将使得兼职档案员归档时造成混淆，因此“系统著录界面显示项与著录要求不一致”为要因；必著项填写流程设置不合理（见下图），无论是否填写完整均可保存，造成必著项漏填，因此“必著项填写不可控”为要因；系统著录界面无著录格式，因此“著录格式提示缺”为要因。

六、制定对策

针对以上要因，制定如下对策表：

七、对策实施

针对上述4个要因开展对策实施。编制著录格式说明规范文件，使得18项著录项均有著录格式示例；系统区分，通过在“项目文件归档”模板上，仅勾选兼职档案员需著录的18项，实现了系统著录显示项与著录要求一致；档案系统添加必著项填写可控功能，通过建立全新系统必著项填写流程，将原流程中不合理环节进行改进（见下图），我们实现了必著项可控，这使兼职档案员填写必著项时更加清晰、明了，同时保证了必著项填写的必须性；可视化提示，使得所有18个著录项均实现不同形式的可视化提示。所有对策均实施有效。

八、检查效果

1、关键问题解决情况

对巩固期2011年12月～2012年01月的共计744份归档文件进行数据统计，针对问题类型进行进一步分析，得出以下表格：

从以上统计图表可看出，著录格式有误占总问题数14%，已远远低于活动前的50%，同时必著项未填该项问题发生率为零

2、目标实现情况

自2011年3月份以来一直坚持准确率的统计，并对数据进行统计、汇总。其中2011年6-7月实施前平均准确率为51%；2011年8-10月实施中平均准确率为69%；2011年11-2012年1月实施后平均准备率为87%。2011年6月-2012年1月准确率为50%、52%、60%、64%、84%、85%、88%、90%。改进前46%，目标值为80%，改进后为87%。

从统计结果看出，通过质量活动的开展，活动前后归档文件著录的准确率有明显的上升趋势。

九、巩固措施

为保持质量活动成果有效性和持续性，对活动采取的措施进行了巩固措施：

1、将系统新功能加入到档案信息化使用及著录手册中，兼职档案员人手一本。

2、针对系统最新功能进行培训，将培训视频制作成档案信息化使用及著录光盘，兼职档案员人手一盘。

3、将形成的一系列指导性文件进行下发，方便使用。

十、课题总结

档案质量活动是激发档案人员自觉提高的最佳手段，质量活动的目的，都是以提高人的素质，发挥人的积极性，改进质量，提高经济效益为目的的。随着档案质量活动的深入开展，增强了档案人员竞争意识、信息意识、创新意识和服务意识。