浅谈科研管理信息系统发展经历的几个阶段

刘娟

摘 要：科研管理信息系统正从数字化时代走向智能化、智慧化时代，前者是以自我控制、自我管理为主，而后者是以服务大众、激发生产力为主。这两者之间看起来似乎是一种技术的差异，但实际上是思想观念层面的差异。本文重点探讨科研管理信息系统发展过程中经历几个阶段的特点、科研系统优化的难点以及应用前景。

关键词：科研管理信息系统；智能化；系统优化

一、科研管理系统目前现状及所处三个阶段

（一）系统自身完善阶段（数字化阶段）：这个阶段主要以科研管理信息系统自身完善为主，无外部关联。特点是：孤立数据，数据质量、关联性极差，数据量小。

科研管理信息系统通过不断的优化，为科研管理人员和老师提供更优质的服务。一方面使科研管理人员能够从简单重复的日常事务中解放出来，可以集中精力做更重要的业务，比如：基金项目的PDF批复书通过批量导入系统并解析与项目相关的信息，就能直接在系统内部生成在研项目供科研管理人员审核，省去了管理人员逐个手工录入的程序或者说通知老师在系统内提交项目信息并审核的程序。另一方面，使老师能够更方便的在系统办理各项事务，集中精力做科研，比如：横向项目的合同如果使用标准化模板，合同PDF版通过直接上传系统并解析与项目相关的信息，就能直接在系统内部生成项目供科研管理人员审核，省去了科研人员录入项目信息的程序，更省去对项目页面各个字段的理解过程。

（二）与外部系统的对接，实现数据共享（网络化阶段）：这个阶段主要以实现和外部系统的数据共享为主。特点是：数据共享互通，在线办公，流程在线化，数据量大，逐步实现无纸化办公。

科研管理信息系统通过与外部系统的对接实现多个系统的数据共享，相关的科研业务流程得到极大优化和简化。包含了与财务系统对接、与人事系统对接、与设备处系统对接、与地方政府及其它外部系统的对接。

通过和外部系统的对接，各部门共享数据得以顺畅流动。对于各类跨部门的业务，科研院可以逐步实现在线处理，最终实现无纸化办公；教师也可以网上（或手机上）办理跨部门的各项事务，不用往返于各个部门。將管理人员和教师从各类日常烦琐的业务中解放出来，集中精力做科研。

（三）数据的使用（智能化、智慧化阶段）：这个阶段主要以智能化系统来辅助管理、辅助决策、解放人力。特点是：尝试依靠数据来进行决策，在线办公，流程在线化，数据量大。用更多维度，更大的数据量使决策方案效果更好。

当科研管理信息系统与外部各系统能够充分共享数据后，数据的重要性得以发挥，我们可以利用数据来指导我们的工作。通过对各类成果的深入分析，可以指导项目的申报，如：专利等各类成果比较集中的极有可能产生重大成果的领域，学校可针对性加大投入，组织相关项目申报，在项目开展过程中加强引导，使其快速出成果；成果相对较少的领域，难以短期内申报重大项目或产生重大成果，因此可通过对数据的分析找出适合与其交叉的学科，通过交叉来申报创新性重大项目，使其在更短的时间产生重大成果。科技合作与技术转移部分，可通过对外部平台数据的分析，精准定位我校的哪些成果可以应用到某区域某项目，促进地方经济的发展。

二、目前科研管理信息系统优化的难点

目前科研系统的发展主要处在各部门数据共享互通以及逐步用数据来辅助决策的阶段，也遇到一些难点。

（一）涉及面广、牵涉部门多，难以实现广泛大范围的数据共享：科研、财务、国资、图书馆、学院，整合难度大，特别是系统对接，不同部门不同开发商，接口封闭，难以实现对接，需要学校总体布局，对开发商进行约束和规范，为整体对接创造条件

（二）数据质量和数据安全难以支撑科学的决策：大部分高校科研管理系统仅改变了传统的办公方式，解决了信息化的有无问题。由于缺乏强制性数据标准、法规要求及责任心，对于数据质量的把控不到位。比如：数据字段设置不合理、数据字段设置缺乏前瞻性、数据审核缺乏统一要求、业务人员权限过大，缺乏内控，数据安全无法保证。这就导致科研系统数据环境恶化，严重影响了数据真实性和可用性，科研统计困难或不真实，风险加大无法有效支撑领导科学决策，更无法支持智慧校园建设。

三、目前科研管理信息系统应用前景

（一）数据能够带来最大的价值，衍生价值超越自身价值。数据的获取能力与创新使用成为核心竞争力。科学研究范式创新，以信息化为支撑的跨学科交叉研究变得越来越普遍，大数据、人工智能技术在高校科研中的深度利用将成为常态，高校科研的组织管理方式也将随之发生重大改变

（二）高校科研管理创新的步伐必然大大加快，机构设置向扁平化、灵活开放发展，业务管理会充分利用大数据、人工智能做支撑，决策支持主要依赖于用“数据说话”，师生服务逐步由自动化向智能化发展。

（三）如果说原来的科技发展是按一种线性的速度进行，现在则是一种指数级的狂飙突进，导致尚未“加群”的个体或小团队科研人员的发展前景可能有限。基于这种新的形势，高校科研管理部门可能需要考虑从单纯的科研管理向创新服务拓展。

因此，要努力构建基于大数据的科研管理信息系统，强理念（信息化）、加投入、建队伍、定标准，让科研管理更便捷、高效、规范、智能，要以一流的管理服务学校科技工作发展。