事业单位档案管理的弊端与完善措施

赵燕

摘 要：档案管理工作是属于现代企业管理的重要组成部分，随着我国事业单位改革的不断深入，档案管理的重要性日益凸显。在积极构建和谐社会的今天，加强事业单位档案管理工作、推动事业单位档案管理规范化发展，已成为事业单位和社会发展的迫切需求。鉴于此，本文将探究事业单位档案管理的弊端与完善措施，旨在为一线工作提供理论指导。

关键词：事业单位；档案管理；弊端

档案是事业单位工作实践的重要凭证和真实记录，也记载了事业单位的发展历程。随着信息化、知识化时代的到来，事业单位档案管理正朝着资源共享、信息网络的方向发展，这都促使档案管理发生了深刻变革。

一、事业单位档案管理的内容

事业单位的档案管理包括档案收发、保存、整理、鉴定、统计和利用等方面，与事业单位的性质密切相关。例如，文化类事业单位的档案主要是文化艺术工作人员的艺术创造、研究，其种类非常丰富，有音乐、舞蹈、美术、书法、曲艺等门类，各类文化艺术所形成的的资料都有其独特的表现形式，如文字、图像、声像等，如果不按照其特有的表现形式来进行档案管理，就很难发挥艺术档案的真正作用。

其次，事业单位档案管理的对象是档案，服务的对象是档案的利用者，档案管理不但是为了保证档案存储的有序性与安全性，还包括为单位、社会乃至个人提供有价值的档案利用服务，使档案利用者可以便利地获取其所需的信息。

二、事业单位档案管理的原则

事业单位的档案管理，有一定的特殊性，在具体管理当中，应依据相关工作标准与原则来推进。

（一）统一性原则

统一性是事业单位档案管理的重要原则，这不但指各类档案资料应由各级档案馆管理部门分类集中保管，还包括制定统一的管理规章制度，为档案管理的规范化开展提供依据。

（二）完整性原则

事业单位档案管理必须保证各项档案信息的完整性，既包括数量上的完整，又包括质量上的完整，即档案本身齐全、不遗漏，档案记载的内容也无缺漏之处。。

（三）安全性原则

保证档案信息资料的安全是事业单位档案管理的重中之重。一方面，应该保证档案资源不受外界自然环境的影响、不受各种人为因素的破坏；一方面，应保证档案资料不被篡改，提高档案信息的真实性，更好的服务于档案开发。

三、事业单位档案管理的常见问题

（一）重视程度不足

受地区经济发展、社會观念的影响，很多事业单位的档案管理一直处在边缘位置，得不到政府与群众的重视，直接导致档案管理资金投入不足甚至被挪作他用。单位领导、各级文化主管部门普遍重视开展文化活动，但轻视档案管理，管理制度不全、档案意识不强、保护措施不力，多年沿袭下来的艺术档案被分散管理，收集困难，材料难以被及时归档，更得不到集中统一管理，更缺乏考核监督手段，导致档案管理水平长期滞后，也影响了档案的利用。

（二）管理体制不健全

档案管理是一项基层工作，很多事业单位并没有建立专门的档案管理机构，也没有专业的档案管理人员，通常是其他工作人员兼职负责，这导致档案收集不全，再加之当前档案类型的多样性，不少资料没有及时归档。其次，不同部门及负责人之间的权责不清，管理制度不完善，缺乏严谨、科学的档案管理指标，导致档案管理工作无章可循。

（三）人员、设备投入不足

事业单位档案管理人员必须具备专业的档案管理知识及较高的综合素养，但目前，很多事业单位档案管理人员奇缺，往往身兼多职，精力很难专注到档案管理上，这导致他们的档案管理水平不高，缺乏专业的档案管理知识，例如有的档案管理人员认为只要把材料装订到一起就算是形成档案了，缺少对艺术档案特点的认识，这均会给档案管理工作带来巨大隐患。

再次，档案管理方式滞后。事业单位档案管理投入一直都很少，与开展文化活动相比，艺术档案管理工作的短期效应不明显，再加之政府拨款的有限，单位往往侧重于开展群众文化活动，对档案管理的经费投入甚微，导致档案管理硬件设备落后，对档案的长期保存与利用造成了直接影响。

（四）档案管理基础问题多

事业单位档案管理基础问题较多。第一，档案收集质量较低。受设备、人员、观念等因素的制约，档案收集工作难度大，无法严格按照标准收集，整理立卷档案少，这就无法收录文化活动的真实状况，导致档案质量不高。第二，归档不规范。文化档案立卷不合理，归档范围不准确，对于重要材料的收集尚未遵循文化档案形成规律，不同材料之间缺乏必要联系。

四、事业单位档案管理的完善措施

（一）健全档案管理机构与制度

事业单位必须设置专门的档案管理办公室，并设置专门的管理岗位，建立完善的管理考核机制。通过定期的管理考核及时发现工作中的不足之处。同时，还应积极成立档案管理小组，定期组织各项工作交流及座谈会，针对性研究档案管理中出现的问题，不定期巡查档案管理工作的开展情况。在此基础上建立完善的档案管理规章制度。通过完善的规章制度保证各项工作的顺利开展，使得财务档案管理工作有章可循，明文规定档案管理的职责与权限，在此基础上积极探究现代化档案管理制度，促使各项档案管理工作科学化、规范化，促使档案资料的录入、保管、销毁等各项工作都有章可依。要明确了主要领导担任档案工作分管领导的责任机制，先后通过公开招聘、选调等方式配备档案管理员，在各厂、部室明确兼职档案管理员15人，推进工作规范有序开展。另外，还需要统一各项档案管理标准，从而方便档案资料的查询与利用。事业单位档案管理部门应使用统一标准的档案管理系统和格式结构，各种档案资料必须有序管理，从文件备份、分类整理、交接手续等小细节入手，严格归档材料要求。另外，还需要创建标准的事业单位档案管理信息平台，根据这一系统进行档案运作，通过事业单位档案管理信息平台进行查阅、借阅和归档，并全程跟踪档案利用全过程。

（二）建立档案管理信息系统

云计算、大数据、网络时代的到来，改变着社会的生产、生活方式。建立档案管理信息系统是全面提高档案管理质量的关键。 经过多年的积累，事业单位的档案普遍数量庞大，保管、查阅和利用都比较麻烦，对这些档案进行信息化转型和管理，是新形势下提升档案管理效率的重要途径。新形势下，我们可从如下方面入手：首先，积极建立档案数据库，事业单位可以通过扫描的方式，把原先的纸质诉讼档案进行电子化形成的影像资料，有效避免频繁调卷可能出现的混乱以及卷宗损坏、丢失等问题，对内对外全部数字化查阅共享。同时要严格执行“归档报结”制度。按照“报结需归档，上架必扫描，退卷应登记”的原则，保证所有结案卷宗的同步归结和电子化扫描。从档案数据的采集、录入、存贮等角度入手，不断优化档案数据库信息，充分发挥数据库平台的作用，方便工作人员进行数据查询与处理。在存档过程中，应严格按照正确的归类方式处理单项资料，充分利用各种工具保存数据信息。第二，加强网络建设力度。新形势下，加强档案管理的网络信息化建设力度，有利于数据信息资料的传输，全面提升数据利用效率。事业单位必须加强网络以及网络安全建设，积极购入新设备、新软件，更好地辅助档案管理工作的开展。与此同时，必须加强网络安全建设力度，加强对电子文件的保护力度。强化网络安全管理，定期进行网络维护与杀毒处理，加强电子文档保存，严格按照国家相关规定进行操作，从而更好的保障电子档案的安全。

（三）提升档案人员素质水平

事业单位必须加强管理会计队伍建设力度，全面提高管理人员专业技能与综合素质，加大现有档案管理人员的学习培训力度，结合事业单位自身实际情况，积极开展各种形式的培训工作，普及先进的档案管理工作理念，促使档案管理人员全面掌握档案管理理论知识与计算机操作技能，更好地完成档案管理工作。档案工作人员必须树立信息化档案思维，真正认识到信息化档案管理的重要性，全面思考、改革传统档案管理的内容、形式，彻底改变传统被动的档案管理工作模式，积极、主动地开展信息化档案管理工作。档案管理人员必须具备信息化思维意识，重新审视高新技术给档案管理方式、档案流转环节、档案用户体验以及档案文化传播渠道等带来的变化，学会以共享、开放、合作的视角思考档案管理工作。此外，事业单位应增加对档案管理的投入，改造档案管理室的环境，如专门的档案查阅室和电子扫描室；在专用库房里，安置了二氧化碳灭火器、红外防盗自动报警器等设备，做好防火防潮防高溫工作，使档案管理工作的开展更加高效。

（四）夯实档案管理基础工作

各级档案管理部门应积极拓展服务方式和范围，强化不同档案管理部门之间的互动与合作。重视群众文化档案的开发力度，积极提供有意义、有价值的文化档案产品，积极整合不同类型的档案文化资源，通过拍摄纪录片、档案展览等方式，进一步丰富文化档案资源。与此同时，档案管理部门必须注重档案服务工作，开设群众文化档案管理网站、微博、微信、QQ等方式，全面提升群众文化档案应用与开发的便捷性。

五、结语

综上所述，本文以事业单位档案管理的重要意义与原则为切入点，分析了事业单位档案管理的常见问题，并从管理体制、信息化水平、人员素质、基础工作等角度入手，详细论述了事业单位档案管理的完善措施，多角度入手，旨在全面提升事业单位档案管理综合水平。

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