浅析中等体育运动学校电子档案的特点与管理

傅遵英

摘 要：随着信息技术的发展，电子档案在档案管理工作中所占的比例和作用日益显著。对电子档案的充分利用，可以有效提升中等体育学校档案管理工作的效率与质量。相对于普通中等学校，中等体育运动学校电子档案有其鲜明特色，在管理与利用中也要充分扬长避短，为今后的发展奠定良好基础。

关键词：档案管理 档案 电子 体育 学校

随着电子计算机技术的飞速发展，电子档案在档案管理工作中的地位愈发重要，有效的电子档案管理能够快速、及时地满足各行各业行使各项职能时对文件、档案信息的需求。近年来，随着信息化技术在教育行业的广泛使用，普通中等体育运动学校也产生了大量电子档案，因为体育教育结合的行业特殊性，体育运动学校的电子档案有与普通学校档案的共通之处，也存在鲜明的体育特色。而如何收集和管理体育学校电子档案、如何充分利用已有电子档案为学校发展提供支持，具有一定的探索意义。

一、中等体育运动学校电子档案的特点分析

（一）体量大。普通中等体育运动学校属于体育教育联合办学，电子档案涉及体育训练和教育教学各方面，并且体育学校承担多个竞技体育项目，种类多、涉及面广，整体电子档案体量巨大，数量较多。

（二）图片、视频多。由于竞技体育的特殊性，在训练比赛中会留存大量照片资料和视频录像资料，这类资料在体育学校电子档案中占据很大比重。

（三）利用率高。同样由于办学特殊性，体育运动学校电子档案特别是视频录像类档案查阅、利用率很高。

二、中等体育运动学校电子档案的利用优势分析

（一）查阅方便，归档效率高。电子档案的查阅是利用计算机的技术，改变了纸质档案查找时的困难，极大地提高了查档工作效率，减轻了学校档案工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。同时，建立电子档案分散了工作量，实现随机归档，减少了归档和整理的时间，更方便进行检索，提高了信息的获取效率。

（二）提高档案使用效率。对档案的进一步加工、利用是档案管理工作的主要目的，电子档案可复制、能重复使用的特点，更能满足档案加工的需要。

（三）便于档案保存。电子档案管理使档案能保持得更加完整持久，依托于计算机和电子媒介的存储，电子档案可以无损耗长期存储。

（四）及时补漏增缺。传统文书在资料收集时，如果出现漏记、漏交的情况，为了及时的增缺补漏，就要把文书进行拆卷重做，造成损耗又降低工作效率。电子档案中出现问题，可以直接利用计算机进行修改、更正，更加方便、快捷，省时省力，让档案随时保持在最新状态。

三、中等体育运动学校电子档案管理现状和对策分析

如上所述，中等体育运动学校电子档案存在着体量大、图片、视频数量多等特点，在当前管理中，也存在着不少难以解决的问题，无法提升電子档案管理效率与质量，难以提升档案管理效果。

（一）工作量较大，工作人员不足。电子档案的储存需要档案工作人员对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作中，会耗费大量时间和精力。目前普通中等体育运动学校档案管理人员配备十分有限，电子档案整理鉴定工作量巨大，有限的人手很难完成海量工作，导致归档延迟，效率不高。体育学校一方面应尽可能增加档案管理人员数量，另一方面要注重加强对现有电子档案管理人员的培养，进行各种形式的再教育，以适应电子档案理论和技术发展的需要，以适应档案事业的发展要求。

（二）对原稿重视程度不够。随着无纸化办公的普及，接收上级和同级别单位的电子文件，在电子计算机上起草、制作文件已成常态。但具体工作中这些电子文件的原始稿特别是word版本的原稿很大比例未能保留，在其基础上进行增、删、改等操作行为较为普遍，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。虽然近几年已广泛使用pdf格式保留原稿，但在具体档案管理工作中，对原稿件的重视和保存程度还需加强，对重要文件应采用“双轨制”归档法，保证原稿的准确性。

（三）对载体要求高。电子文件依赖于计算机软硬件设备。当运用电子设备将信息记录后，电子文件就离不开设备，只能依靠计算机读取。但计算机硬盘、光盘、移动硬盘等存储载体媒介也存在损坏、崩溃的隐患。在具体储存中，对相关载体媒介的质量要求和保管要求也较高，也需要提前做好相应的备份。体育运动学校应注重加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

（四）电子档案标准不完善。电子档案的兴起是近些年的事情，在上级部门整体制度规范还不完善的当下，普通中等体育运动学校在开展电子档案管理工作的过程中，还没有形成完善的标准化管理制度，难以增强学校电子档案管理效果。中等体育运动学校应该在传统档案管理制度的基础上，建立健全电子档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让电子档案管理走出无序化状态。

四、结语

对中等体育运动学校而言，相较于传统的纸质档案，快捷、高效、便利的电子档案更加适应学校档案存储利用的需要，虽然目前应用中存在的不少亟待解决的问题，也应逐渐克服，推动电子档案制度、管理各方面日益完善，充分发挥电子档案在中等体育运动学校发展中的保障作用。

参考文献：

[1] 殷素芬. 电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理，2006，（04）.

[2] 吴秀娟 浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察，2013，（19）.