档案信息化管理面临的问题及研究对策

于悠慧 刘坤明

摘要：随着时代发展，信息化进程加快，企业的快速发展导致档案数量急剧上升，而传统的档案信息管理系统受单机独立运行、查阅功能单一、借阅审批流程纸质化、数字档案收集方式依赖扫描入档等因素制约，已不能满足企业发展要求，如何适应信息时代的变化，如何发展与创新，是新时代下的企业档案面对的重要课题。

关键词：档案；信息化系统；问题；对策

一、档案信息化管理中存在的主要问题

1.1檔案信息化管理理念陈旧，有系统就是信息化管理。

传统认为，档案信息化管理就是有一套管理系统就实现档案信息化管理，对于系统的扩展，平台化管理认识不足，导致档案信息化管理系统扩展性弱，不能满足企业档案发展要求。

1.2档案收集模式单一，且归档工作量大、归档时间集中，信息化准确率无法保证。

传统数字档案的收集，仅依靠扫描设备逐份扫描后，然后导入系统完成档案数字化管理。另外，对企业历史档案的信息化过程中，存在着扫描入档后难以二次处理，尤其是纠偏功能弱化，原件正确率无法得到保证，工作量异常巨大等弊端。信息化过程基本都在实体档案形成之后，存在着延时滞后的弊端，比如会计凭证类档案受其业务性质影响，凭证零、散、小、量大，信息化过程极有可能破坏原凭证的完整性，存在极大的财务管理风险。且随着企业发展规模的扩张，对跨地域的市外、省外乃是海外的权属单位档案管理，很大程度受到了地域、时间的限制。……