浅析如何进一步规范档案管理工作

胡晓华

摘要：档案管理工作在各个行业的发展过程中都是非常重要，其所包含信息内容比较多，是一个单位发展历程的体现，也可以帮助企业和单位的管理者作出重要的决策。以往的档案管理工作已经无法满足社会的发展需求，各个行业在发展的过程中都需要加强对档案管理工作的重视，了解规范档案管理的重要性，针对目前档案管理工作中存在的问题，对档案资料进行规范化的管理，这样才可以将档案作用充分发挥出来。

关键词：档案管理工作；规范化管理；问题；措施

引言：

在新的社会发展形势下，对档案管理工作的要求越来越高，所以各企事业单位要转变原有的对档案管理工作的看法，要以实际的工作需要为准则，规范原有的档案管理方法，使其更好地为单位的发展建设服务，而实际的工作中，很多人对档案管理的认识不够，使其在单位中处于可有可无的位置。

一、规范档案管理的重要性和必要性

1、规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求

社会在不断发展的过程中，原有的生产方式已经发生了改变，其档案管理工作在单位中的作用也发生了很大的变化，因此，必须要改变原有的对档案管理工作的看法，使其更好地适应新形势的发展需求。档案是一种记录单位发展的重要信息资源，是单位发展的足迹的展示，对其发展有着重要的影响，是企事业单位进行工作总结的重要依据，因此，要想适应新形势下的发展要求，必须要加强单位对档案管理的规范化水平。

2、规范档案管理是企事业单位加强自身管理的体现

在目前的发展形势下，各企事业的发展也面临着新的局面，要想在新形势下获得更好地发展，就必须要对日常的工作进行总结整理，这恰恰是档案管理工作的重要内容，所以企事业单位必须要加强对档案管理工作的重视程度，这也是提高自身管理能力的必然要求。

3、档案管理有助于企事业单位的长远发展

档案管理工作是对企事业单位日常工作的总结记录，是对单位开展业务的回顾和管理，所以加强对档案管理工作的规范化管理，对于企事业的长远发展具有重要的作用，任何企业的发展都离不开对日常工作的总结，只有从总结中不断吸取经验，这样才能对日后的工作进行规划，有助于企业的长远发展。

二、新形势下档案管理工作存在的问题

1、档案管理工作发展滞后

受到传统管理方式的影响，人们对档案管理工作一直都不是十分重视，导致一些管理制度和管理方式上十分落后，但是随着社会的不断发展，档案管理水平在工作中的作用越来越重要，所以原有的档案管理方式已经不能适合社会的发展要求，严重阻碍正常工作的开展。

2、档案管理方式落后

在目前的档案管理工作中，档案管理方式还比较落后，通产都是使用人工管理的方式，而目前的档案信息量是非常大的，人工管理方式不能保证档案管理工作的效率。

3、档案管理人才缺乏

企事业单位对档案的管理工作一直都不是十分重视，使得没有安排专业的人员对其进行管理，特别是在档案管理工作任务逐渐加大的当今社会，在涉及到一些专业的知识时，档案管理的工作人员不知道该如何做起，单位也缺乏对管理人才的专业化培训，一般都是由工作人员来进行这项工作，使得工作的效率十分低下。

三、如何进一步规范档案管理工作

1、全新认识档案管理工作的重要意义

想要对档案管理工作进行规范化管理，首先要了解档案管理工作的重要性，提高工作人员的思想意识，使其转变原来对档案管理工作的看法，并将思想的改变在行动上体现出来。档案管理工作对单位的发展是非常重要的，单位的领导人员需要认识到这一点，将档案管理工作纳入日常的工作中来，单位领导人员可以建立奖惩机制来提高工作人员工作的积极性，使其可以积极的参与到档案管理工作中，这样才可以提高档案管理工作的效率。单位在发展的过程中，想要提高档案管理工作的水平，就需要根据目前档案管理工作的情况采用科学的方法加强对相关工作的管理，认识到档案对单位的运营和发展的重要性，制定相关的管理制度，并将其落实到实际的工作中，才可以保证档案管理工作的顺利开展。

2、强力防御档案管理工作的边缘化

当今社会的发展速度已经远远超出了人们的思维定式，特别是计算机技术、信息技术的飞速发展更是突飞猛进，日新月异。档案工作作为一个传统性工作，其本身性质和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一种错误认识是，认为档案管理工作可有可无，无足轻重，这足以说明有很多人对档案管理工作的重要性认识不足，相当一部分人认识模糊，存在一定的误区。这种现象在一定程度上滋生蔓延到整个档案管理行业，是档案管理工作中的毒瘤，影响了档案工作前进的脚步，必须引起领导层的高度重视，彻底予以清除。

3、求实创新，与时俱进

互联网信息技术的快速发展，对档案管理工作提出了新的要求。在当前的发展形势下，将现代化的信息技术融入到档案管理工作中，对档案管理工作中是新的机遇，也是新的挑战。互联网信息技术的应用可以实现对档案信息资料的快速整理和存储，为档案管理工作提供了便利。但是，网络环境的安全性无法得到保证，使档案工作在进行的过程中存在着安全隐患。想要改变档案信息资料的安全性问题，就需要制定完善的档案信息管理制度，对电子档案信息进行全面的分析和管理，并设置相应权限，实现对每个档案信息规范化管理，利用先进的技术和软件对档案信息进行获取权限的设置，在使用档案信息的过程中要进行身份认证，保证信息的安全性。

4、科学规范，提高效能

档案信息的价值是非常高的，管理人员认识档案信息的重要作用，需要做好档案的开发和利用工作，将档案信息的作用充发挥出来，使其为社会的发展提供一份力量，实现档案信息的共享，将其应用在有需要的地方。

结语：

作为档案管理人员既要加强档案收集、整理、鉴定、保管等工作，重点应做好档案的编目、检索、编研工作，结合本单位特点和实际需要，编制出切合实际方便快捷的检索工具，建立健全检索体系，以满足档案利用工作的需要。在档案利用过程中，对一些重要的珍贵档案资料要妥善保管，一般只把微缩或复制件提供利用，原始的资料不予查看外借，确实需要的要在保证资料安全的情况下，由管理人员亲自监督，以保证档案资料的安全完整性。

参考文献：

[1]于雪红. 规范档案管理工作 力求发展赢得先机[J]. 赤子（上中旬），2014（13）：245-245.

[2]李虹. 進一步规范档案管理工作的方法探究[J]. 中国科技投资，2017（22）.