基层档案管理规范化路径研究

陈国华　刘云

摘 要：为了有效提升基层档案管理水平，就要充分重视基层档案管理工作的规范化和标准化。完善三项机制、实施“以我为主”的立卷归档原则、丰富档案编研资源，有利于推动基层档案工作朝着规范化和标准化的方向发展。本文对此进行了论述，旨在有效提升基层档案管理的水平。

关键词：基层档案；标准化；规范化

引言

档案是记载基层发展的重要信息资料，通过充分发挥档案的作用，将档案信息合理地融入到基层的内部控制中，能够为基层发展提供充沛的动力，有效增强基层的竞争力，从而促使基层更加稳定健康地发展。

1案管理存在的问题

1.1领导不够重视

很多单位在日常运行中，忽视了档案管理的重要性，相关领导没有从思想上和行动中重视档案管理工作，在这种情况下，员工对于档案管理也有一定的忽视，档案管理工作难以在正常状态下有序进行。在档案法宣传的过程中，各级领导对于档案管理工作有了新的认知，开始逐渐重视档案管理工作，但是由于基础性问题和陈旧思想的影响，档案管理工作的进行依然存在着一系列矛盾。成立的档案管理小组缺乏必要的方法指导，工作人员的积极性受到较大程度的影响，在很大程度上阻碍了档案管理工作的进行。同时，由于档案管理的基础设备比较陈旧，给档案管理工作带来新的阻碍，在收集资料的过程中，设备不能满足管理的需要，等待的时间较长，造成资料的丢失损害，严重浪费了人力、物力和财力等，影响后续工作的正常进行，大大降低了档案管理工作的效率。

1.2档案管理制度需要进一步完善

当前，我国档案管理过程中，对于档案的利用效率较为低下，在收集和整理档案的过程中，由于方法的不正确和相关人员操作不当，在很大程度上降低了档案管理工作的准确性与科学性。在使用档案管理的时候，往往存在着收集片面、管理不严、借阅信息记录不完整等现象，这些情况在很大程度上影响了档案管理的有效性，造成档案管理出现比较明显的漏洞。当前，很多单位缺乏完善的档案管理制度，或者有些单位虽然设置了相关制度，但是并没有得到严格落实，在实际工作中并没有发挥出自身应有的作用，档案管理的整体情况依然比较片面和松散。由于缺乏制度上的保障，档案管理工作在执行的过程中，将会出现人员分配不合理、职责不明确、工作效率低下等问题，档案资源无法在内部得到共享，影响了资源本身价值和潜在价值的有效发挥。

1.3档案管理技术需要加强

在传统方式下，档案管理的对象主要是纸质的，在时间的长期累积下，数量较多，占据的空间较大，由于环境的影响，非常容易出现老化、破损、虫蛀等现象，造成比较严重的经济损失。在科学技术不断提升的背景下，档案管理工作逐渐朝着信息化、数字化方向转变，计算机成为档案管理中的主要手段，在利用计算机的过程中，能够在简便的操作下，提高档案管理的工作效率，弥补了纸质档案管理中存在的一系列问题。但同时，网络档案管理中也出现了相应的问题，在保管不当或者计算机出现障碍的时候，会出现死机、档案丢失、资料备份不及时等现象，对档案管理的安全性和快捷性造成了极其严重的影响。有些重要资料出现丢失现象的时候，不能在短时间内进行收集和找回，甚至会出现信息泄露的现象，对于单位内部的安全管理造成比较大的阻碍，需要引起重视。

2加强档案管理工作的有效对策

2.1完善三项机制，提升档案管理质量

基层档案不仅全面记录着上下级、各个岗位及个人的方方面面，而且也是推动基层改革与发展的重要原始凭证。档案管理工作的质量将直接影响到基层的各方面权益，因此在基层档案管理工作的开展过程中，应尽量将“强基达标、提质增效”作为目标，全面落实各项工作的规范化、标准化内容，不断完善基层档案管理的制度和流程，加快推进基层档案管理工作发展。第一，在制度方面必须健全组织考评机制，促进基层更加稳定健康地发展。档案管理人员应将基层档案管理的规范化、标准化内容纳入到重点工作范畴之内，并紧密结合基层发展的实际情况进行合理规划。同时，针对市场不断變化的情况，档案管理人员要坚持做到职责分明，以形成“事事有人管、层层有人抓、人人负责任”的工作格局，更好地满足不断变化的新形势与新常态，从而促进基层档案管理工作的规范化发展。第二，完善档案管理机制。由于基层档案是基层发展过程中的重要资料，所以任何未经授权的部门或个人均严禁私自保管或以其他方式获取基层档案，至于与档案相关的各环节操作流程，诸如档案的收集、整理、借阅、销毁等均需由领导指定专门人员来进行。当然，为确保档案资料收集得更加完整，便要在档案交接过程中，严格按照相关程序进行。针对借阅、归还和销毁的行为均需一一做好记录，以确保档案管理的全过程有章可循、有据可查，切实保障基层档案信息的安全性。第三，为确保档案信息的保密性及安全性，要尽量采用计算机设备进行档案管理，构建完善的档案管理机制，并配备相应的防护措施，有效预防可能发生的各项事故。针对计算机方面，应按照安全管理的要求设置防火墙等防护措施。如果基层档案资料涉及到基层发展的机密，便需要对具体的操作过程进行详细记录，以免基层机密档案外泄，继而进一步确保档案信息的保密与安全。

2.2施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

当前影响基层档案管理工作规范化与标准化的最大阻碍因素就是相近公文的重复以及立卷组合的无序化问题。因此，为了促进基层档案管理工作的规范化发展，便需解决以上两方面问题。基层档案管理工作规范化与标准化的主要目的在于确保最大化档案的利用价值，为促进管理目标的顺利达成，相关管理人员应务必树立“以我为主”的立卷归档工作思想，并在实际工作过程中严格按照国务院办公厅所下发的《不归档文件销毁办法》来确保文件销毁过程的规范性与合法性。当然，除了遵循《不归档文件销毁办法》外，基层还需对以下三大问题予以严密关注：一是确保文件立卷归档的时效性，予以立卷或归档的文件必须是现阶段已完成任务的，否则将不予立卷或归档。如若不然，将极易导致档案管理工作陷入无序、混乱的状态。二是要根据各项立卷的重要性予以合理分工，尤其是针对其中形式与作用相似但内容不同的文件资料，需务必加以严密审核，以切实减少档案信息的重复度与信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是坚持遵循“以我为主”的归档原则，并注重维护卷宗的完整性。对于任何归档文件，档案管理人员均应防止文件的散失。对此，为确保卷宗的完整性，针对同一问题卷宗的审视，需确保其能全面反映同一事件的全部处理过程，如此方能在提高档案的利用价值的同时为档案管理的规范化及标准化发展奠定良好的基础。

结语

总之，要想切实促进基层的档案管理工作逐步往标准化、规范化的方向发展，且有效提升档案管理的工作效率与质量，则必然要致力于档案管理人员管理水平的提升，并建立起与基层发展实际相契合的管理制度及体系，如此方能确保基层档案资源作用的充分发挥，亦促进基层竞争力的有效提升。

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（作者单位：1曹县庄寨工商行政管理所；

2曹县青菏办事处社会事业服务中心）