学院级科研管理信息系统理论构建

周涛　韩辉

摘 要：学院级科研和成果管理涉及很多固定事务性工作，但现在很多学院单位仍然采用手工作业，不但工作周期长、工作效率低，而且其管理和统计工作受到很大的限制。结合学院科研信息管理工作，采用模块化的设计思想和组件编程等技术，设计出一套适合学院级单位的科研和教学成果管理统计系统。通过科研管理信息系统，可以实现科研工作的网络化和信息化管理，形成一个实时准确、便于查询的科研数据中心，构建一个实时收发的、多渠道整合的科研管理沟通平台。设计开发考虑系统通用性，在以桂林电子科技大学商学院为首个实施例成功运行维护和改善后，再向其它院级单位推广。

1 系统开发实施的优点

系统的开发和实施可使商学院全体教师、学院领导、学院院办相关管理工作三方面同时受益：

1.1服务于全体教师

老师可以在得到项目立项（包括教改项目）、获各种奖（包括教学类奖项）、发表论文、获得专著、专利、软件著作权后直接在网上登记并上传各种材料的扫描件，这使得教师可以随时上传相关信息，不会出现年底统一上交材料查找不便；

在科技处要求提交各种科研统计、科研材料时不再要求老师提交；在各种申报需要进行科研资料的统计和证明材料打印时也不再需要通知教师提交。将老师从常规性填写各种表格中解放出来，减少老师大量不必要的重复性工作；

在年终核对科研和教学成果工作量时不必要求老师提交相关材料，只需要通知教师进入系统核实自己的各种科研教学成果是否完整即可；

原教师需要自己提交到科技处和教务处的各种资料现不用进花江校区提交，而直接在系统中填写，并将纸制材料提交给院办，由院办统一每月送一次学校机关，极大地方便了教师，提升了院办为教师的服务水平（这是院办主动提出来要这样做的）。科技处也减少了服务工作；

教师个人进行各种项目申报、提交各种材料时，对自己的各种科研和教学项目、成果方便地查找历史资料，并对个人资料进行有效管理；

为老师需要使用系统部分作好人机界面设计，做到简洁实用，使教师不用学习系统使用，实现傻瓜操作。把保存和提交按钮等都去掉实现最简单操作。

1.2简化院办工作、提升工作效率

直接从系统中获取相关信息和资料，不必通知再收取；

院办以往很多资料不掌握，通过系统的建设实现学校科研资料的档案库建设，可以对学院老师以往越过学院直接与科技处和教务处对接的信息放在学院系统中统一管理，不但节省老师的时间，而且使学院有需要材料时不必每次都向学校行政部门查找索要；

在各種申报和提交各种表格时可以直接根据系统的多条件检索功能找到相关资料列表和证明文件，减少院办的重复性工作并提高院办工作效率；

针对院办具体工作开发软件，对学术委员会、教授委员会、硕士生导师、各系、各专业进行相关具体工作进行；

给年终工作量统计带来方便，使工作快速自动化完成。

1.3服务学院领导决策工作

及时掌握学院科研教学情况，对不同时间段、不同学科、不同系别、不同专业等情况进行了解，为科学决策提供依据。

1.4服务于学院的分配工作

解决学院当前的分配工作手工作业的情况，为该项工作提供信息化手段，提供科学、合理、清晰的依据。在学校将年终分配权下放到学院后，还可以为年终分配提供快速、科学、有效的手段。

2 系统建设目标与内容

2.1系统建设目标

商学院科研和教学成果管理信息系统将本着“满足当前需要，适应未来发展”的建设原则，配合商学院院办管理及院领导进行学院规划管理工作，实现各项业务的信息化管理，使各项工作和管理步入定量化、科学化、自动化的轨道。降低人员的事务性工作量、提高工作效率、缩短业务周期。对各种工作的数据保存和查寻、统计与分析、决策辅助数据获取提供支撑。为学院办公室各相关业务职能提供多种类、多层次、多目标的综合服务。

2.2主要内容

本系统的基本设计和开发功能和内容为对学院科研、教学成果信息相关的计算，以及快捷查阅。软件具体需要实现以下管理功能的设计与开发：

一、人员管理。具体分为：人员信息录入、人员信息修改、人员信息管理、人员信息查询；

二、项目管理。具体分为：项目信息录入、信息管理、项目信息设置；

三、科研成果管理。具体分为：科研和教学获奖、专著管理、科研教改论文管理、专利软件著作权管理；

四、成果转化和学术交流管理。具体分为：研究、咨询报告采纳，国内外学术会议、讲学、培训；

五、教学成果年终统计管理。具体分为：教学成果、教学获奖；

六、院内考勤管理。具体分为：考勤设置、考勤录入、考勤统计；

七、院内岗位管理模块。具体分为：系主任信息管理、班主任信息管理、支部书记信息管理、兼职信息管理；

八、数据库备份和日志模块。具体分为：提供一键备份数据库、数据库恢复功能、系统日志管理；

九、系统设置和管理。具体分为：帐户管理、系统权限管理。

3 拟解决途径

1.详细认真地调研。以商学院为实施例，对商学院的科研和成果管理涉及的诸多固定事务性工作进行仔细调查和分析。

2.科学地需求分析。需求分析，就需求分析与相关工作人员进行沟通，对需求分析进行修改和完善。

3.系统设计。根据需求分析进行确定的具体内容，利用管理信息系统的理论方法进行功能模块分析设计。

4.系统开发与测试。按系统设计要求，按软件工程的规范进行系统的开发与设计。设计测试用例，对系统进行全面功能测试和性能测试。

5.运行维护。系统的数据初始化，用户的培训，运行和维护。

4 结论

学院级科研管理信息系统的信息化实现可以为学院领导开展科学管理提供辅助支持，为教师进行项目申报、信息查询、沟通交流等工作进行系统化、规范化和高效率的管理。本系统以桂林电子科技大学商学院的信息化管理工作为具体设计和实施例，在保障能胜任商学院管理工作的同时具有通用性和推

广性。

参考文献：

[1] 黄梯云，李一军主编.管理信息系统（第五版）.高等教育出版社.2015.7.

[2] 徐杰.高校科研管理系统理论构建以宿迁学院为例[J].中国科技信息，2012（20）：209.