办公室档案收集整理体会

叶燕珍

摘 要：对一个企业而言，办公室是其中十分重要的综合性部门，办公室的主要作用是为企业发展过程中产生的所有文件资料进行收集和整理，为企业经营管理工作的正常开展提供重要的保障。但是办公室的档案资料收集整理工作是十分繁琐的工作，在资料的收集整理过程中，工作人员由于各种原因都可能出现档案收集整理的失误，或者工作效率低下的问题，这对于办公室的发展和企业的经营发展都十分不利。因此在现代的企业办公室发展过程中，需要对办公室的档案资料收集整理工作进行创新，提高办公室工作人员的档案资料收集整理效率。本文就针对办公室档案资料收集整理工作进行分析，提高办公室档案资料收集整理的效率，促进办公室发展和企业的发展。

关键词：办公室；档案资料；收集整理

档案资料的收集整理工作是办公室日常工作中最主要的内容，办公室的档案资料收集整理工作，直接影响着企业的正常经营和发展，随着现代企业的竞争加剧，企业对于办公室工作的效率和质量都有了更高的要求。于是现在的办公室档案资料收集整理工作，必须要进行现代化创新和改革，提高工作的效率和质量，为企业的经营发展打下良好的基础。

1 办公室档案收集整理工作的内容和特点

1.1 办公室档案收集整理工作的内容

办公室的档案收集整理工作，主要包括了档案资料的搜集、整理、审核和保存，这四个步骤是办公室进行档案资料收集整理工作的主要步骤，任何档案资料进行收集和管理时，都需要按照这四个步骤顺序进行，缺一不可，任何一个步骤和环节的缺失，都会导致档案的收集整理工作无法顺利进行。其中档案资料的收集工作，指的是对企业发展过程中，每一个部门的工作情况和员工的档案资料进行搜集，并放置在收纳盒中，一般来说，档案资料的搜集，是通过对每一个部门员工的工作情况进行了解和汇总得到的；档案资料的整理工作就是对收集到的档案资料按照目录进行分类，对于其中一些无用的信息进行剔除，保留有用信息；档案资料的审核，是对档案资料的真实性和完整性进审核，保证资料的真實性，能够为未来工作的开展提供依据；档案资料的保存，指的是对整理过得和通过审核的档案资料进行归档保存，方便后期的查询和使用。

1.2 办公室档案收集整理工作的特点

办公室的档案收集整理工作，具有综合性，创新性和逻辑性的特点，这与办公室的工作特点有着一定关系。办公室作为一个单位和企业的重要综合性部门，其收集到的档案资料具有一定的综合性，在档案收集整理工作中，必然具有综合性特点，单位和企业内部每一个部门员工的档案资料都会被收集；创新性指的是档案资料收集整理工作并没有比较高的强制性和规范性，除了要保证资料信息的真实和完整之外，对于管理工作的方式和方法，都可以进行适当创新；逻辑性指的是档案资料在收集整理的过程中，需要按照规章制度开展工作，需要有一定的规范性。

2 办公室档案收集整理工作的现状

2.1 当前企事业单位的办公室建设相对完善

当前我国的企事业单位办公室的建设相对来说比较完善，办公室内的人员设置也比较合理，对于档案收集整理工作也有着比较明确的分工，但是在实际的管理过程中，工作人员对于自身的工作缺乏全面的认知很了解，对工作的重视程度不足，导致了很多办公人员在工作的过程中出现工作效率低下的问题，甚至会影响档案收集整理工作的质量，甚至当前我国很多企事业单位的领导，对于办公室的重视程度也不足，认为办公室的工作可有可无。

2.2 办公室工作的要求提高

随着现代经济社会发展和企事业单位的建设发展，办公室的工作要求也相应提高，当前的办公室工作并不仅仅局限于档案资料的收集和整理，还需要能够为企业的发展提供服务，要求能够用各种方式对办公室的档案资源进行开发和利用，因此现在的企事业单位的办公室工作呈现出了很多新特点，面临着很多新困难，要求工作不能只是停留在档案信息的处理和分发上，还需要加强对档案的管理和应用。但是目前我国很多企事业单位的办公室都存在着很多管理上的问题，单位领导对于办公室工作不够重视，使得办公室人员得不到发展，办公室的硬件设施和人才配备都无法满足工作要求，再加上其实也单位的发展办公室需要整理的档案资料信息数量会急剧增加，导致工作人员的工作量更大，但是却得不到预期工作量相匹配的薪酬，使得人才流失现象比较严重。

2.3 办公室管理人员的素质有待提升

当前办公室的档案资料收集整理工作中，管理人员的素质有待提升，当前的大部分企事业单位办公室工作人员并不具备专业的档案收集整理专业知识和工作能力，在工作的过程中，对于一些专业性的知识并不了解，导致了工作缺乏专业性和系统性，工作效率比较低。

3 提升办公室档案收集整理工作的措施

3.1 加强档案分类大纲的编制

办公室是一个企事业单位中综合性十分强的部门，所以在办公室的日常工作中，办公室会与其他部门进行交流和沟通，而办公室收集到的档案资料数量和种类也很多，这给办公室的档案收集整理工作带来了一定的困难，导致了工作效率低下。因此想要提升办公室的档案收集整理工作效率，就必须要加强档案分类大纲的编制，对于收集到的企事业单位内部档案信息编制合理的分类大纲，对大纲进行详细的分类和细化，这样在进行档案资料的收集和整理时，就能够按照大纲的目录要求进行档案的分类存放。

3.2 加强档案的分类存放处理

在办公室档案资料收集整理工作中，对档案进行分类存放和处理，是档案收集整理工作的重要步骤，所以在编制好档案的分类大纲之后，需要严格按照大纲的目录，进行档案的分类存放处理，对档案进行分类存放，保证档案存放整理的系统性和有序性，从而方便以后的档案资料查阅。比如在进行档案资料的分类存放时，就可以根据档案的内容进行分类，并在每一个资料盒上贴上标签和编号，这样就能够在以后查找档案信息时，更加方便的寻找到目标文件。

3.3 加强与其他部门之间的联系

由于办公室的档案收集整理工作，是一项综合性比较强的工作，而办公室也是一个综合性比较强的部门，所以办公室在日常工作过程中，一定会与其他部门发生联系，需要与其他部门进行沟通。因此在办公室的档案资料收集整理工作中，需要加强与其他部门之间的联系，处理好与其他部门之间的关系，尤其是处理好职责关系，对于彼此之间的职责进行清晰的界定，这样在工作的过程中，与其他部门进行联系时，就能够避免矛盾和冲突的发生，从而提高档案资料收集的效率和质量。

3.4 完善档案收集方法

在办公室档案资料的收集整理工作中，档案的收集方法直接影响到工作的效率和质量，因此，为了提高办公室档案资料收集整理工作的效率，就必须要完善档案收集的方法和途径，利用多种途径和方式进行档案资料的收集。在传统的企事业单位档案资料收集工作中，都是直接到各个部门进行纸质档案的收集，但是随着我国互联网技术和信息技术的发展，在进行档案信息的收集工作时，可以直接制作一个档案模板下发到各个部门，然后各个部门在填写之后进行汇总，而办公室的工作人员就可以利用互联网技术进行档案资料的收集，这样可以有效提高档案收集的效率。

4 结束语

办公室作为一个企事业单位中综合性比较强的部门，档案资料的收集和整理工作是其主要工作内容，对于企事业单位的发展有着重要作用，随着我国企事业单位的不断发展，办公室的档案资料收集整理工作必须要随之发展，因此办公室必须要采取各种措施，提高档案收集整理工作的效率。

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