浅谈图书资料档案信息化管理的优势

林天赐

摘 要：随着时代的发展，社会的进步，我国的网络时代也随之来临，信息化技术也成为了国民经济的增长点，对我国社会的发展科技进步有着举足轻重的地位。信息化管理手段也在各行各业的档案管理工作中起到了至关重要的作用。而图书资料档案想要发挥出自身的作用，提高国民素质、丰富国民文化知识，就必须要全面采用先进的信息化管理技术，将大量的图书资料进行高效率的管理并实现全国的图书档案资源共享，提升图书档案资源的利用效率，为人民、为社会服务。本文将从图书档案的管理现状入手，浅析图书档案信息化管理的优势以及其信息化管理的实施办法。

关键词：图书；资料档案；信息化管理

我国的图书资料档案管理起步较晚，经验缺乏，并且大部分的图书资料档案管理都存在于公立图书馆以及各大高校的图书馆之中。随着科技的进步，时代的发展使得传统的图书资料档案管理办法以及不再适用于现在快速发展的社会。图书资料档案管理办法落后于时代，为了提高图书资料档案的管理水平，提高图书资料档案的使用效率，使其可以更加有效地为社会服务，为提高全民素质而服务。因此，使得图书资料档案信息化管理的施行变得势在必行，图书资料档案的信息化管理也成为了我国社会的一项重要的工作之一。

1 图书资料档案管理现状

1.1 图书资料档案管理机制有所欠缺

图书馆中的图书资料档案内容所涉及领域之多是难以想象的，如果图书资料档案管理之中的制度规范化没有得到重视，會使得工作人员在整理图书资料的时候会受到诸多阻碍，使得工作难以有效的开展。由于制度不够规范，会使得工作人员对图书资料档案的整理归档工作变得杂乱无章、效率低下，有些工作人员无法清晰的认识到归档的范围，以及对资料整理的类型不够清晰，这便使得相关材料不集中以及档案不能及时归档的现象常有发生。完善的图书资料档案管理体系无法得到完善，对于相关部们以及相关工作人员的行为也将无法得到规范以及约束，对图书资料档案的管理工作也带来了极大的隐患，出现许多诸如档案资料不齐全，归档不规范等现象发生[1]。

1.2 图书资料档案管理观念较为落后

在传统的图书资料档案管理工作中多采用的是纸质的方式对资料进行归档整理工作，缺乏创新的管理意识，随着时间的推移由于档案资料大量堆积没有得到及时的整理，使得管理工作也开始变得举步维艰。同时，由于是纸质资料，对于资料的贮存工作也变得异常繁杂，储存条件不当将使得纸质的档案老化速度会非常快，大大增加了图书资料档案管理的成本，加大了档案管理的难度。

2 图书资料档案信息化管理的优势

图书资料档案信息管理的信息化相对于传统的管理方式有着很大的优势，不仅仅可以有效地节约人力物力，降低管理成本，提高管理效率，还可以有效的提高图书资料文献的使用率以及在实现多地的资料共享也有着重要的作用。认清楚图书资料档案信息化管理的优势所在，将有利于图书资料档案资料管理信息化工作的开展。

2.1 有效提高图书资料档案的资源利用率

在我国，各大图书馆以及各大高校的图书馆中有着海量的藏书，但是由于图书馆有着一定的地域限制，使得一些重要的孤本资料档案想要在全国范围发挥出它应有的价值的时候便会显得有点“力不从心”了。通过图书馆内与之配套的计算机网络以及计算机设备，对大量的图书资料文档进行信息化管理。将我国各个地方的图书馆以及各大高校内的图书馆的藏书以及资料文档实现在全国范围内的资源共享，将原本没有得到有效利用的闲置资源使其发挥出应有的价值。图书资料档案与计算机互联网相结合，突破图书馆的地域限制，将图书资料信息化，将文化传播向广大社会人们群众中去[2]。

2.2 有利于修复文献资料以及推动纸质文献资料的传播

在人类历史的长河中，流传下来许许多多具有重要意义的历史文献资料。由于这些纸质的文献资料经过时间的推移，使得大量的文献资料会出现缺失或者需要极其苛刻的存放条件进行保存，使得这些珍贵的历史文化无法得到广泛的流传。将图书资料文档实现信息化管理将很大程度上解决了这个问题，将这些珍贵的历史文献进行信息化扫描及修复，并上传至网络中，人们便可以随时随地地浏览到自己感兴趣地图书资料。利用网络的开放性，将激发人们对于档案资料的讨论，从而大大增加了以图书资料文档为载体的知识影响力的扩大，极大的方便了人们群众。

3 实施图书资料文档信息化管理的有效途径

通过上文的阐述，对于图书资料文档的信息化管理的优势以及显而易见了，如何将信息化管理落实到实践中去，将图书资料文档管理切实的升级为信息化管理手段将成为这个阶段的首要任务。实施图书资料文档信息化管理的有效途径将在下文中进行阐述；

3.1 提升图书资料管理部门及管理工作者的信息化意识

想要从根本转变图书资料管理方式落后的局面，首先需要从管理者入手，转变图书管理工作者的工作意识，树立正确的信息化管理观念，加强工作人员对信息化管理工作方法的培训，使其树立牢固的信息化管理观念。通过安排专业的培训人员对图书文献管理工作者进行信息化管理的专业培训，通过培训以及时间积累经验及提高管理能力，从而做到全面落实图书资料文档的信息化管理[3]。

3.2 提高图书资料的信息化资源共享

改变以往的图书资料的地域限制，利用互联网技术，将图书管理工作信息化，将一个地区的图书馆以及相关的文献资料进行资源的整合，利用互联网进行传播突破以往的地域限制，形成一个开放的图书知识共享环境。高校图书馆与公共的图书馆也应该加强联系，实现各种类型的文献资料等资源得以在图书馆中传递，提高资源使用率。为读者提供一个便捷的资源取阅环境，首先需要做的是打破服务壁垒，联合多地图书馆为读者建立资料文献数据库，实现一证通多馆的制度，为读者提供良好的资料使用环境。

3.3 制定完善的图书资料档案信息化管理规章制度

完善的制度对于保障一项工作的快速有效开展有着重要的意义，制度可以保障管理工作者按照章程有序的开展信息化管理工作，提高工作效率。同时，图书资料档案的信息化管理制度也应该随着时代的发展，不断进行更新改进以适应时代的改变，确保图书资料档案的信息化管理得以有序开展[4]。同时，相关部门也应该重视并大力推进信息化管理的改革，推动图书资料信息化管理服务质量的提高，推动档案资料数据库的建立健全，切实保障图书档案资料的信息化数据库可以切实的为大众服务，为读者提供便利。

4 结束语

虽然随着时代的发展，科技的进步，在现实生活中使用纸质资料的地方越来越少。但是，不可否认的是，及时社会如何发展，人们对于知识的需求时永恒不变的，如何将过往存在于纸上的知识，将其进行信息化管理，以实现资源的共享，让知识继续在人群中传播。因此，图书资料文档的信息化管理变得刻不容缓，需要多部门协调合作克服困难，不断深化图书资料文档的信息化管理改革，提高资源共享利用率，为大众提供阅读的便利。

参考文献

[1]罗莹. 浅谈图书资料档案信息化管理[J]. 电子制作， 2013（10）：121-122.

[2]李丹， 王振良. 浅谈高校的图书档案管理及信息化[J]. 北华航天工业学院学报， 2014， 24（3）：60-62.

[3]李姝. 浅谈图书资料档案信息化管理的优势[J]. 科学技术创新， 2013（9）：137-137.

[4]褚庆玲. 浅析信息化时代图书馆档案管理工作[J]. 中国管理信息化， 2017， 20（2）：176-176.