加强档案安全体系构建的保障措施探究

郑杨

摘 要：档案的收集、整理、归档、收存是档案管理工作的基本内容。在新时期，随着科学技术手段的飞速发展与革新，档案的安全体系也需要进行同样的升级改造，只有形成一套完备的安全体系才能充分应对当今社会新形势下各项工作发展的需求。因此，构建档案安全体系也成为了有关档案管理部门必须重视并完成的首要任务。本文介绍新时代背景下全新的档案安全体系，对未来档案安全体系构建的保障措施探究提出切实可行的建议。

关键词：档案安全；档案管理；保障措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）06 — 0155 — 03

一、档案安全体系的相关介绍

档案安全保障体系的构建，是一个国家对其掌握的内部信息资源进行有效地控制、妥善利用，也是对国家重要文化、悠久历史的记录与传承。当前我国自然灾害频繁、网络信息技术飞速发展，数字化档案数量增长显著，政府信息逐步透明公开，都使得档案安全体系的建立工作提上日程。档案本身安全性体系的构建是档案管理部门的首要任务，同样也是档案资料管理者应尽的职责，也可以说是他们必须守护的使命。这种使命包含了对每一份档案的妥善保管、严格保密。如果是因为没有做好档案的保护、收存工作，而使得机密内容泄露，那么档案就丧失了归档利用的前提条件。由此可见，档案的安保问题贯穿档案管理工作的全局，同样关乎党和国家的最基本利益。建设一套完备的档案安全体系，不仅需要相关部门在各个方面加强对档案机密性的管理，也需要各级党委的大力支持、重视。

档案管理工作最基本的职能之一就是保障档案安全，这是确保档案管理工作顺利进行与发挥其最大效用的保障。随着新时期数字信息技术迅猛发展，档案资源的数量亦日益增长。虽然现有的档案安全制度可以维持当前档案管理工作的持续进行，但是档案安全管理体系的建设仍然不够完备。主要包括档案收存设施不够规范、档案存储设备陈旧、相关政策精神没有彻底贯彻落实，这会引发档案安全管理工作出现漏洞，是档案安保工作必须面对的巨大挑战。本文提出档案管理部门应该结合国家有关政策规定，在设备、人才、技术等方面为档案安全体系的构建提供保障措施，以确保档案信息安全。

二、档案安全体系保障措施探究

1.物质保障体系

物质保障体系主要是保证存档材料或者包含重要信息的实体档案材料的安全，是档案安全体系中最基础的一项保障措施。因为重要的实体档案信息不慎缺失损坏，会很大程度上造成无法弥补的损失，做好相关的保护工作尤为重要。自然环境的改变、时间流逝造成档案的老化、变形，人为的使用不当造成档案的损伤、缺失，这些都将是档案安全体系建立工作所面临的最实际的问题。而良好的物质保障体系就可以最大限度地保障档案的安全。可以通过选择耐于保存和记录档案信息的材质、根据国家发布的《档案保存建筑设计规范》的要求选择一个合适的环境进行档案储存，以加强档案的安全保障体系。

（1）档案材料安全保障

档案馆保存的纸质档案，一般都采用富含纤维素的韧皮纤维或种毛纤维材质书写打印纸，这类型的纸张耐久度极高，可以满足档案资源长时间存储的需求。为了使档案上的字迹有效留存，可以选择特定包含炭黑成分的墨水，这种墨水化学性质稳定，不易与空气产生氧化反应，可以让字迹长时间仍然保持清晰可见。此外，还应该注意周围环境的控制，避免高温炙烤、阳光直接照射、纸张受潮、防止酸碱性物质的侵蚀等。

光盘、磁带类型的档案，一定要注意档案室温度、湿度的控制，有条件的档案室可以将特别重要的光盘、磁带档案进行包膜防护。其余影像类胶片型的档案应选择不锈钢或者其他不易腐化的金属作为装载容器。档案管理部门必须设立专门的档案室，加之配套相关防护设备，分类保存各种不同材质的档案，定期维护检查，以期通过不断优化收存条件，保障档案材料安全。

（2）档案环境及资源保障

档案收存环境的选择，应经过多重筛选考量，库房应具备存足够存储空间、优越的存储条件、干净整洁的存储环境和一定的封闭性，还要将地震、火山、洪水等自然灾害以及污染辐射等外部情况纳入考虑范畴。档案室所在区域最好經过特别设计，内部空间布局合理，可以抵御各种自然灾害，还要配套温湿度调控系统、消防设施、防尘除虫设施以及档案损害修复设备等安全设备。保存重度机密资料的档案室也应该逐步配备灾害报警系统、自动灭火系统、监控系统以及指纹门禁系统等。同时配备专业的档案电子控制中心，由专人管理维护相关设备，保障档案环境与安全。

2.技术保障体系

我国亟需着手研究深层次的档案安全技术手段，严格执行国家档案安全评定标准要求，大幅提升档案安全体系研究力度，结合实际情况，提出科学、合理的档案安全的具体理论和技术手段，详细包括：研讨应对灾害的具体方略、突发情况的应急处理、数字化信息档案的安全保证、电子档案的真伪核实、损坏档案的抢修技巧、延长档案文献留存期限等。从现今档案安全体系的发展态势来看，精准确立研究方向，持续提升档案安全的理论支持、技术手段，使得相关研究课题有条不紊的迅速开展。以点带面，将探究成果中操作性强的新技术推广全国，显著增进档案安全的保障。

技术保障体系主要分为两大类，分别是传统载体技术的保障体系和现代信息技术的保障体系。前者多是在流传至今的传统方案上进行改革创新，演变成适应当前时代的技术保障体系；后者则使用了现代的数字信息技术，是一种科技化的技术保障体系。

（1）传统纸质档案技术保障

传统的档案资源多为纸质印刷书写，为了保证传统档案的安全，首先一定要做好纸张的保护和受损档案的修复。应配备专业的修复工作人员定期对档案进行检查，及时去除档案上出现的污渍和产生的酸性物质。历史年头久远的档案要及时加固和装裱。其次做好传统档案数字信息影像化的工作。从珍稀档案和常用档案着手，按部就班的实现全部传统纸质档案的转存及保护。这样既可使档案便于查看利用，也可降低档案的折损程度。运用具有较高的分辨率的扫描设备，合理的存储方式以提升传统纸质档案的转化质量，提升档案资料的管理能力与水平。

（2）现代信息化技术保障

现代化信息技术可以使档案的保存、使用变得方便，不过也相应带来了一定的风险，可以通过采用合理的技术手段最大限度的保证电子信息档案的安全。电子档案的安全风险主要来自技术层面，包括档案内容格式不规范、没有实行统一的档案管理标准、归档操作不够严谨、操作人员技术水准较低等因素。所以，亟需迅速制定一套电子档案的执行规范和安全准则。由我国档案局牵头，交给特定的部门来专门探讨电子档案的安全保障策略，建立专业的档案防护措施，利用防火墙来降低电子档案所带来的风险，保证其资料安全完整、真实可信。另外，还须定期进行技术的升级改造，更新技术条件与保护策略，形成一套科学化的电子档案安全制度，为每一份档案文件加入特殊编排的密码以及数字签名，严格确保电子档案的安全性。同时实行电子档案信息安全责任制度，及时排查问题，对出现重大安全事故并产生严重后果的单位、个人，追究相应的法律责任。最后，引进一套完善的容灾备份管理制度，将电子档案按照不同的方式异地备份存储，使其符合长期保存、使用、恢复等各种要求，保证电子档案的高度安全。

3.政策法规保障体系

目前，我国《档案法》对各类档案的安全条例都具有明文规定，下属地方各个档案室也分别根据自身情况出台了有针对性档案安全制度。通常这些制度条例不够全面、具体，要想建立一套完备的档案安全体系，一定要从政策法治的角度，完善相关的法规条例。

（1）政策法规保障

政策法规的保障主要涵盖以下四方面内容。一是，改进与完善国家《档案法》。根据国情需要，补充完善相关设计档案安全的条例，强化处罚措施、加大监督范围。凡是发现违反《档案法》的行为，一律追究其法律责任。二是，建立档案安全许可相关法规，实施档案安全资格许可制度。档案从业人员必须经过相关专业培训并通过资格测试持证上岗工作。档案室的建设也要符合相关许可制度的规定。三是，提高档案安全经费投入力度，实现不同级别档案的管护经费梯度层次，从根本上保障维护档案安全的资金支持。四是，持续加强档案的安保，重视人力资源的建设培养，增强管理者对档案的安全意识、风险防范意识，提升应对突发状况的能力，全方位提高档案工作人员的知识技能水平，为档案安全体系建设提供强有力的人才保障支持。

（2）制度保障

完善现有的档案安全管理制度，严格规定档案安保执行方式，确保各项制度实施落到实处。安全管理制度也需要细化。从档案整理归档开始，无论是查询使用，还是定期维护，以及加密、销毁等都应该有规可循。同时，档案信息的安全管理方案，以及档案安全责任事故的追责，都必须确保按照严格的规章制度进行。还要推行档案信息保密制度。区别档案在网络范围内的使用，涉密的档案禁止使用外网查阅。档案馆的计算机应配置专业的查毒软件，防止病毒、木法、恶意程序的侵入并做好定期排查工作。同时设立档案查询及使用权限，定时更新所有档案的存储数据，做好档案备份。此外，仍然需要建设一套应对突发情况的管理机制。主要针对无法预测的大型自然灾害和人为破壞，确立一套应对突发事件的响应防范措施，规划完备的应急预案，将损失降到最低。

建设一套完善的档案安全管理制度，强化档案工作人员的制度执行力，启用长期的监督检查机制，务必使各项规章制度按部就班的实施。规章制度建立后，迅速推广到基层落实，发挥其约束、保障作用。应从国家档案信息安全至上的角度考虑问题，全面了解建设档案安全条例的紧迫性和必要性，时刻优化革新档案安全的相关制度，每一级档案管理部门要树立档案安全至关重要的信念入脑入心，认真贯彻实行。制定详细针对突发情况的应急制度，设立面临危机的应对机制、管理措施，提升解决自然灾害等突发事件的处理能力，将损失降低。按照国家出台的《档案安全事件突发紧急处理方案》及有关部门制定的具体《细则》的管理办法，按照提前设定好的应急预案妥善处理。可采取季度性突发情况演习，用于提升各部门针对不同事件发生的应便能力。深刻研读国家发布的《档案馆灾害控制管理防范指南》，根据国家相关要求，重视档案部门的防灾处理和灾后重建。积极落实机密重要档案的备份制度，也是提升防备各类突发情况的重要手段。我国一直都有把机密重要档案进行多次、多地备份的优良传统，时至今日，在面临档案安全的严峻问题上，仍然需要延续这种提前做好危害防范的良好习惯，继续重点实行档案的异地多重备份方案，提升各类灾害的反应处理能力。

各类档案应设立一套高度保密性安全管理方案。平衡好一般档案的开放程度、相关档案的涉密安全，提升档案的实际使用率，给予档案包含的重要内容提供安全保障。在政府公开更多档案信息，增加公共服务的前提下，也同样需要强化档案的审查力度。涉密程度高的档案不应公开，一般档案尽可能的保存原件，展示副本，最大程度上保证档案信息的安全性。

在面对突发自然灾害、老化、人为使用不当等原因，造成档案轻微、严重受损时，应该建立相应的档案补救、修复机制。经历这些突发情况后，可以及时对残破档案资料进行保护和抢修，降低档案受到更严重的损坏而产生无法弥补的损失。当下，我国实行了档案文献保护工程，主要的目的是对极度重要的档案进行保护修复。其中如何利用专项经费实施档案保护，强化国家级别重要档案的评估和修复，落实保护修复工作的督导，是当前最重要的问题所在。

数字化电子档案也应该实行一套具体严格的安全处理机制。在初建档案时就需要注重信息的安全和规范，包括使用的设备、网络，操作的系统及人员，实行全方位的安全评估、管理，用严密的档案安全体系确保电子档案的内容不失毫厘。由于电子信息自身不确定带来的风险因素很多，不仅篡改方便，还很容易被盗取删除。所以，确立一套针对电子档案的保护手段也是至关重要的，在确保相关档案的真实性之外，还需要在文档加密上下功夫，而且必须依靠特制的设备软件才可以被解读，如何利用信息技术高度隐蔽的存储重要机密电子档案也是急需攻克的一个难点。

4.人才与体系保障

（1）人才保障

档案管理部门、相关档案机构制定规划，每年至少开展一次大型档案相关专业讲座交流会，提升档案工作从业人员知识技术水平，加强管理者的个人素养，增进档案安全意识。只有让档案工作者充分认识到档案安全的重要性与对国家人民的意义，才能激发从业者强烈的责任感，努力掌握档案安全保障技术，适应新时代档案发展需求，出色完成自己的每项工作任务，为档案的安全提供更多的人力保证。

（2）体系保障

目前，我国已经在档案安全保障的道路上摸索出很多切实可行的方案，需要进行全面的推广，基于推广反馈结果再持续深入研究，实现档案安全体系纵深发展，日渐提升档案安全维护能力。我国范围内的各大档案机构已经开始互相实行异地备份的策略，这样显著的减少了本地档案备份场馆设立的成本，加速了国家档案备份方案前进的脚步。目前各地区反应强烈，其中哈尔滨与南京、北京与西安都已经确立了相互的档案备份协议。而昆明与贵阳、天津与广州等地也初步确立了合作的意愿，这些城市都在全国起到了良好的带头作用。数字信息档案资源实行多种介质分别备份，这一技术为新时代环境下的档案安全构建了良好的环境基础。在数字化档案技术发展突飞猛进的年代，各方面产生的新型技术、病毒等威胁也逐渐增多。根据我国当前掌握的技术手段来看，只有实行多种档案备份弱化数字信息这一载体带来的风险，才能有效抗击网上不法分子的攻击。不定期更新档案专属管理系统平台、及时修复存在的漏洞，降低潜在风险，有益于提升数字信息档案的安全。各级机构的电子文档的实行统一管理和多重备份，这一好做法为电子档案的集中管理指明了新的航向，巨大提升电子档案的安全保障。

三、结语

档案安全体系构建包括档案的搜集、归档保存、后续查看利用等环节，立足于档案管理的实际需求，确立一套完备的档案安全制度任重道远。我国的档案安全体系的建立已经步入了一个新时代，在新时期我们将不断迎接各种挑战，结合日趋成熟的技术、制度等各项保障措施，完备整个档案安全系统，以期为我国档案资料安全以体系的构建及未来的可持续、健康发展提供最强大的保障。

〔参 考 文 献〕

〔1〕关丹.档案管理信息化建设的保障措施和具体方法〔J〕.才智，2016，（9）.

〔2〕耿秀卿.涉密档案信息的安全保障措施〔J〕.電子技术与软件工程，2016，（11）.

〔3〕袁秋玉.中学档案管理的安全保障措施探讨〔J〕.办公室业务，2017，（1）.

〔4〕张黎黎.档案开放共享中信息安全保障措施探析〔J〕.山西档案，2014，（9）.

〔责任编辑：谭 蕊〕