如何创新理念推动企业档案信息电子化管理

刘会星

岳阳市风景园林中心 湖南岳阳 414000

1 引言

进入21世纪后，我国档案信息化建设的脚步也在逐步地加快。档案是企业发展的关键资源，各企业在平时的工作中建成的管理体系和业务流程都应该形成档案，这是文件管理的一个重要方面，只有对档案进行科学有效地管理，才可以助力企业的健康发展。

2 简述档案信息电子化管理

所谓的档案电子信息就是指利用纸质或机器可读形式的档案为主要对象，通过计算机对其进行不同级别收集筛选和处理，人们依托于计算机软件的形式使用二级文献信息。

档案信息电子化是现代企业发展的产物，伴随着现代企业办公自动化和无纸化的出现，这极大地改变了档案生成的方式，体现在计算机和通信线路运行过程中的文件起草，发布，归档等环节，需要注意的是，这些文件的前身都应该是机器可读的主要形式，同时这些文件的使用方式与纸质文件的使用方式有着很大不同，这种改变表明档案管理员将更多地以机器可读的形式面对基于磁盘形式的文件。绝大多数信息搜索者都关注信息的内容，而这些内容很大程度上来自各种各样的机器可读形式，档案工作者应该全面系统地提供这些文件。总的来说，机器可读的文件信息系统应该具备真实性以及可用价值，从而为企业提供更完善而便捷的服务。

3 档案信息电子化管理的重大意义

在企业档案管理中采用电子信息模型极为重要，首先，电子文件信息可以充分利用现有的微型计算机的潜力提高将来档案高利用率。……