中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策

近年来，中等职业学校取得了突飞猛进的发展，进而使得整个教育行业都出现了欣欣向荣的和谐景象。中等职业学校中的档案管理工作，是其开展教育工作的基础内容，具有复杂性和专业性的工作问题，院校在对自身教学管理模式进行改革的同时，也不能忽略档案管理的信息化建设，这样才能够在竞争加剧的社会环境中立足。

一、中职学校档案管理信息化建设存在的问题

（一）管理体制较为混乱。高效率的档案管理制度，在一些中等职业学校并未得到有效的落实，甚至一部分院校尚未将档案管理工作纳入议事日程之中，政府的档案管理机构，除了对院校中相关负责人员进行简单的培训工作之外，并未对其实际的工作情况进行切实的问询。与此同时，在中等职业学校的内部，档案管理体制存在着较多的纰漏，如未设置专门的档案管理机构，由其它部门对档案管理工作进行兼职。

（二）管理队伍能力不足。从当前中等职业学校的实际管理状况来看，针对档案管理内容，还并未形成素质优良、结构合理的档案管理队伍，究其原因，一方面是由于档案工作人员的知识结构、年龄情况和职称问题存在着不合理的问题。另一方面，则是在中等职业学校中负责档案兼职的工作人员，几乎未接受专门的档案管理培训，对于档案管理，以及档案信息化的建设工作，缺乏基础性的理论，且专业知识比较薄弱，这也对其基本技能水平的提升，产生了极大的限制。

（三）数字化的程度较低。没有进行计算机建设的档案室，其数字化管理想必也是空白，而一些中等职业学校尽管在档案室中引入了计算机，但是其数字化管理水平也较为底下。在进一步的调查了解中发现，当前一些中等职业学校尽管在内部实现了档案的数字化管理工作，但是由于和外界信息缺乏联网沟通，其所进行的档案管理工作较为局限化，并未突破传统档案管理的桎梏，所以也很难被称作是数字化管理。

（四）基础设施比较简陋。要想提升中职院校档案管理水平，那么势必需要对其基础设施进行完善，这也就需要在档案管理室中，引入一套现代化的软件、硬件设备，并配备大功率的计算机和高容量的服务器，开发一些适应档案管理工作的软件，向院校申请购买刻录机、扫描仪等基础设备。但是一些中职院校的基础设施较为薄弱，且办学资金也存在着捉襟见肘的问题，仅有的资金大都集中在那些与教学息息相关的科研项目，对于中等职业学校本身的档案管理工作，并未进行充足的投入。

二、改善学校档案信息化管理的具体对策

（一）增强资金的投入力度。要想切实提升中职院校的档案信息化管理水平，那么首先需要加大档案信息化建设的资金投入力度，对前期建设过程中暴露出的资金短缺问题进行解决。通过对资金的投入力度进行增强，可以提升档案管理的硬件、软件建设，并且利用自身建立的档案数据库，中等职业学校也可以为社会提供必要的信息服务，进而获取一定的收益，对建设完善工作进行反哺。

（二）完善信息化安保体系。随着中等职业学校档案管理的信息化发展，档案信息的应用也变得越来越广泛，其安全性的作用也突显了出来。由于档案内容具有一定的保密需求，且涉及到使用权限的问题，所以在建设工作上，要对档案信息的安全管理体制进行逐步的完善。在实际的安保体系建设中，首先，可以按照国家颁布的信息安全管理法律进行严格执行。其次，在对档案信息资源和网络系统进行开发的过程中，工作人员应该增强安全意识，杜绝泄密事件的发生。最后，要应用已有的防护措施，像防火墙、杀毒软件、网络安全监测和数据加密技术，可以结合实际情况，进行综合化的应用，确保网络系统具备一个正常的运营环境。

（三）加强管理队伍的建设。要想增强中等职业学校的档案信息化建设工作，那么还需要对管理队伍的整体素质进行提升。在管理人员的选拔上，应该让那些具备档案管理经验，且能够熟练使用计算机和网络技术的人才担当管理要职，档案部门也应该坚持“以人为本”的发展策略，利用社会选拔、内部晋升等制度，对档案管理队伍进行不断充实。还有，院校的相关领导，也应该对档案信息化管理队伍的建设工作给予重视，引入相应的培训教育机构，对现有档案管理人员的工作知识进行充实，并对一些不合格的档案管理人员进行清退，确保负责档案信息化管理工作的人员都是青年骨干。

三、结语

总而言之，在中等职业学校档案管理的信息化建设工作中，相关人员需要就传统管理方法中暴露出的问题，进行切实有效的改进，通过引入一些相应的完善措施，尽可能提升院校的档案管理工作水平，为我国教学体系的完善，作出有益的贡献。