工程前期材料收集难问题的若干对策

陈亚芳

新昌县新明实业有限公司

工程前期材料指的是在项目理想到设计等环节直接产生，且有保存价值的文件材料。

工程前期材料的收集是项目开展的重点及基础工作，而材料收集的方法、材料本身的真实性等，则是确保工程前期材料具有凭证、技术储备作用的重要依据。但从现状来看，许多工程存在前期材料的收集难问题，导致项目竣工验收和造价核算、材料归档等工作都受到影响，因此有必要针对材料收集难的问题进行全面分析，探索更为有效的材料收集对策。

1 工程前期材料收集面临的问题

1.1 材料缺失、流失

很多施工单位太过关注施工进度，导致在施工建设期间未能有效收集工程材料，很多需要在现场验收的材料也只能在完成施工后才能收集，导致很多有价值的材料面临流失问题。此外，由于工程建设环境较为复杂，或受人为因素影响，施工材料也可能会丢失，后补材料很容易和实际工程脱轨。

1.2 材料管理体系不够完善

很多高层管理人员并没有加强前期材料管理力度，导致人员的材料管理意识较为薄弱，过于侧重项目施工建设管理，没有重视施工进度和质量的记录，这也会影响工程材料的收集与整理。同时有部分监理人员没有进一步明确工程材料的签名盖章行为，在签字时没有严格审查材料内容，也没有全面考察材料内容是否贴合实际，很容易在项目质检及竣工验收阶段产生质量问题，严重的还可能影响到企业的信誉。监理工程师需要加强材料的收集和检查工作，很多监理工程师都在把关力度上存在明显不足，一些监理工程师的工程结论存在随意性，工程材料无法有效展现施工过程，其法律效应也难以保障。建筑企业需要加强材料管理力度，不断推进材料管理体系建设。

1.3 材料查验不严

根据当前的材料及归档要求，工程材料的编制和收集需要严格按照有关标准进行，相关材料若需修改则要加盖企业公章或技术章等，避免修改的随意性。工程材料的来源一般为施工现场，为保证材料的准确性，往往需要工作人员亲身前往施工现场进行查验和记录。但很多人员并没有认真做好查验工作，这给工程材料收集与管理也带来了不利影响。

2 工程前期材料收集的有关策略

2.1 创新多种材料收集办法

通过多路并行的方式来规划材料收集工作，是保障工程前期材料完整性的关键举措，具体需要注重以下几个要点：

（1）积极参与必要的工程活动，充分把握工程前期工作的具体开展情况，掌握工程的一手会议材料，了解项目前期不同环节的工作，包括工作的内容、流程、产生的材料，规划好材料如何收集。

（2）完善材料收集管理网络。聘用专业档案人员指导和检查材料收集工作，确保和项目组建立稳定的联系，在每一项工作完成后都能及时进行材料的收集，具体如图1所示。

图1 材料收集与管理网络

（3）有效催讨，在规定的时间内及时通知有关部门及人员，针对部分已完结工作却没能及时上交材料的情况进行催讨。

2.2 构建完善的材料收集责任保障体系

首先，改进材料管理制度。结合我国有关的项目建设前期材料管理标准，根据项目规划的具体情况来改进工程材料收集管理制度，细致划分材料归档的范围与具体要求。同时还要明确前期材料的收集途径，利用制度管理的方式强调既定的收集过程，确立各部门及人员在前期材料收集工作中的职责，保证前期材料收集工作能够顺利落实。还要将前期材料收集工作的具体开展质量与有关单位责任人的利益进行联系，进一步调动人员的主动性，这也是保障工程前期材料收集工作顺利开展的有效举措。

其次，完善对外合同。在立项环节结束后通常需要和设计单位及其他有关单位签订合同，规定双方的行为与职责，若对方出现违约行为则需要补偿违约造成的损失和违约金，从而确保前期材料收集的完整性，也推进材料收集工作的稳定进行。

最后，构建材料档案协调机制。促进各部门与单位的联系，使其能够全面支持工程前期材料收集工作，相互配合协调共进，从而确保材料收集的协调性与连贯性，避免前期材料收集过程中可能面临的各项问题。

2.3 对工程前期材料的形成过程进行控制

在工程项目前期工作开展过程中，技术人员需要加强对前期材料收集工作的认知，并且掌握材料收集的关键意义，提高技术人员的工作积极性。同时，建筑工程材料的保存与管理也至关重要，需要对材料的收集和管理等各个方面进行规范。信息技术已经在越来越多行业获得了广泛运用，在材料存储与管理方面也具有显著优势，因此可以将一些重要材料导入计算机，以便管理和修改，在材料需要使用时也可以快速检索导出，更加便捷高效。针对材料还要进行检查监督，建立工程前期材料的全面控制与全过程管理制度。此外，档案管理人员还要积极地将材料导入行政程序中，运用科学的管理方法将材料存储于档案馆并备案。

2.4 把握工程质量编写质量控制

在工程前期材料的收集与管理工作方面，需要提高人员的综合素质与责任意识。工程材料与施工建设的具体开展需要保持并行的关系，而在项目施工前，则需要委派专项人员针对工程材料进行监管与追踪，做好材料的收集工作。针对各环节的施工标准也要进行科学记录，若出现人员配置变化等现象，则需要对材料的交接进行控制，确保材料管理工作能够合理分配。只有构建完善的材料收集制度，才能进一步保障工作的落实效果，为后续的施工及审计提供帮助。

2.5 改进签字制度

很多工程的前期材料收集工作交由施工单位负责，因此施工单位需要专业人员来收集与管理工程材料。一方面，需要在现场进行验收记录表的制定，在确保合格后才能签字，之后将材料交由管理人员存档，杜绝后补材料问题的发生。材料需要根据现场施工状况来填写，确保精确性。另一方面，工程材料需要确保完整性。如结构分项隐蔽验收记录的填写便具有较高的标准要求，需要确保内容的完善性和手续的齐全性，以便作为备查原始材料来应用。