城建档案数字化建设发展路径探讨

程永

长治市城建档案馆 山西长治 046000

城建档案作为城市建设和发展至关重要的参考凭证和根据，其记载着城市的建设历史与城市建设的重要信息。随着信息化的发展，实现城市建设档案管理模式向数字化管理模式转变，不但能解决当前档案管理中存在的诸多问题，还能缓解档案管理中各方面的压力，进而实现城建档案管理的健康稳定发展。

1 城建档案数字化建设的意义

1.1 城建档案数字化有利于更好地保护档案实体

保管档案的最终目的是为了档案提供利用，而传统的档案利用方式仍是以提供纸质档案给利用者阅读、复制为主。但就纸质档案而言，每出库一次温湿度的变化以及利用者的翻阅等都会对档案实体造成不同程度的损伤。因此，提供数字化后的扫描影像给利用者，既满足了利用需求，又使档案实体不需要频繁地出入库，这样就能够给档案实体提供更好的保护。一旦发生水灾、地震等情况，档案实体遭遇不可抗力的损害，还有异地、异质存储的数字化档案扫描影像，可以作为档案实体的数据备份保存和使用。

1.2 实现现代化管理模式的主要手段

当前，我国各地的城建档案馆在对入馆资料进行接收的环节中往往采用的都是文字、照片或是图纸等形式，其中最主要的仍然是纸质档案。在当前城市建设不断发展的过程中，各地城建档案馆每年整理和归档的档案数量显著增加，这一问题的出现不仅使得越来越多的城建档案馆出现库房紧缺的问题，同时也在一定程度上影响了查档工作实效性的推进。所以，开展城建档案的数字化建设是当前需要重点关注的问题。城建档案工作应紧紧跟上时代发展的步伐，用更为现代化的管理方式对传统工作方式进行替代，更好地应对和满足整个社会对这项工作的基本要求。[1]

1.3 城建档案数字化可以有效提高档案的利用效率

纸质档案完成数字化后，当利用者到馆查阅档案时，其一，不需要库管人员到档案库房拿取档案实体，节省了档案的调取时间，降低了库管人员的工作强度；其二，利用者利用电脑就能查阅档案信息，节省了摊开大量图纸查看的时间和空间；其三，当利用者需要复制档案时，工作人员无需使用档案实体，可以用扫描影像直接打印出档案复制件，能更快地提供给利用者，提高了档案复制的工作效率。

2 城建档案数字化建设的问题

2.1 硬、软件基础设施不够完善

在城建档案数字化管理中，硬件设施与软件设施是最基本的前提条件。在硬件设施方面，不仅仅体现于计算机、消毒柜、密集架、扫描仪、除湿机、温控机等设备设施的购置，而更应体现在硬件设备的及时更新以及如何智能化地利用这些设备，使档案管理操作真正达到数字化，以进一步提高管理效率和质量。在软件设施方面，大多停留在利用档案管理系统进行检索、查询等基本功能，系统开发较缓慢且滞后，也没有充分利用计算机和互联网的优势，对城建档案进行信息开发与利用，档案管理应用系统的功能还有待进一步完善。

2.2 信息管理水平不足

现阶段，我国的城建档案信息管理仍处于发展初期，许多档案管理还是人工进行，计算机技术运用范围较小。通过文件形式对档案进行分类并未形成真正的数字化管理。而当前我国的信息技术还处于初级阶段，运用时间较短，且各种设备技能的配置不健全。信息技术是实现档案管理数字化建设的根本，所以需要对大量的计算机硬件、软件进行改善。

3 城建档案数字化建设发展的若干思考

3.1 加强标准化建设

实现数字档案的信息资源共享，必须按照一定的标准与制度对文档进行数字化转化，因此建设城建档案管理的数字化，需要制定科学规范的制度体系，其实质是实现信息化标准规范体系与规范数字化档案管理。信息化标准规范体系是对信息收集与整合，让档案信息安全得到保证以及数字档案的格式统一准则和建立与管理数字档案网站，进行全面说明与引导。而数字化档案管理规范实质是由接收原则与管理准则组成的。加强标准化建设，让城建档案数字化建设的发展具有科学性与操作性，并为其提供有效凭证。[2]

3.2 加强人才队伍建设

在任何一项管理活动的开展过程中，人都是最为活跃的因素，现代科技即便发展得再快也不能代替人在工作中的积极作用，因为现代技术在发展中仍然需要人来操控和掌握，特别是精密的设备更是要由人来操作，管理职责更应该以人为主导。所以，要想在实际发展中全面推进城建档案信息资源数字化发展，就要明确管理工作的目标，特别是应该具备先进的发展理念，从而培养和组建起更为专业、高素质的人才队伍。同样，如果在实际工作中没有人才作为发展的保障，别说是数字化城建档案工作得不到发展，任何工作都将成为空谈。

3.3 优化馆藏结构，丰富数字资源

在城建档案数字化建设进程中，城建档案数字化是最基础的部分。一方面，需要优化馆藏结构，扩大城建档案收集范围，在双向归档的基础上，不仅要逐步实现纸质档案数字化工作，还应将档案收集工作由纸质档案范畴扩大至纸质、电子档案同步收集，丰富电子档案的来源和构成。另一方面，需要丰富数字资源，在城建档案存档形式上，不应局限于图和文的档案形式，还要重视视频、音频等其他多媒体档案形式，丰富馆藏数字资源，多角度、多方面地记录建设工程的实际情况，多维度、全方位地呈现城市建设的变化进程。

4 结语

随着信息的公开化程度越来越高，相关档案的社会性也在逐渐增强，对档案的使用范畴也渐渐扩大。因此，档案管理人员要立足于实际，实事求是地展开工作，不断完善管理体制与措施，将传统的档案管理形式转变成现代化的管理模式，实现城建档案的数字化管理，以符合时代发展的需求，更好地为社会发展服务。