基层疾控中心档案管理中应注意的几个问题

文/钟宇权，精河县疾病预防控制中心

疾控中心开展的档案管理工作具体指的是将疾病防控过程中涉及的流行性疾病预测、流行性病学特点、疾病传播范围、感染情况、预防和控制效果等工作内容的资料全部整合成档案进行有效管理的工作，以此使得疾控中心工作人员可以在后续的疾病研究中通过查阅档案把握相关疾病在本地区的发展、变化、传播以及预防等情况，更好的对新型的流行性疾病进行把握与控制。分析基层档案管理工作可以了解到主要有以下问题：首先基层疾控中心不重视档案管理工作，未做好档案管理的基础设施建设；缺乏完善的档案管理制度，导致档案管理较为混乱；档案管理人员工作能力较低，无法满足管理工作的需要。所以上述问题的存在对基层疾控中心档案管理工作质量存在影响，要求疾控中心重视几个方面的问题，以此制定针对性措施提高管理有效性。

1 重视档案管理工作

基层疾控中心进行档案管理的目的为借助于疾病防控档案，对本地区疾病防控历史沿革、新型疾病防控思路寻找等工作的进行提供助益，即就是档案的开发利用，但是近年来有很多基层疾控中心在开展具体的管理工作时仅将工作中心放置在档案存放方面，而且部分纸质档案由于管理不当出现损毁、遗失等情况以及未及时将重要的纸质档案做好电子化的录入和登记。因此需要疾控中心领导人以及档案管理人员提高对该项管理工作重要性的认识和了解，在管理意识提高的基础上，认真做好各项管理工作。管理中管理人员需要由原来的单一的档案存放管理转换为档案的合理开发利用，并且主动为当地群众进行相关疾病发展情况的宣传讲解，使得档案作用可以充分发挥，有效预防传染性疾病大范围、大规模的扩散，保证人民群众身体健康。

2 构建完善的档案管理工作机制

健全的档案管理制度可以给予管理人员工作指导，规范管理行为，增强管理效果，因此基层疾控中心档案管理部门在管理工作中，需要在以往沿用的管理制度基础上，总结管理问题和经验，以此制定新型的管理制度，来对各项工作进行有效管理。该管理制度中首先需要包括日常管理工作内容、流程、规范、档案数据库管理准则以及管理服务标准等内容，管理人员在充分学习和掌握制度中的内容后才可以上岗管理档案，以此使得档案资源能够实现有效的开发，档案利用率也可以获得有效提高，能够为有需要者提供优质的档案服务。其次在制度中需要明确档案管理工作的人事组织结构，由部门领导人对全体管理员工的管理工作质量负责，并且负责人需要对具体的管理工作进行划分，由不同的人员专门负责其中一个环节的管理工作，以便在发生管理问题后可以根据具体问题及时找到相关的人员进行责任认定和问题处理，避免责任推诿情况发生，有效杜绝管理人员违规管理行为出现[1]。

3 投入大量的资金、技术进行基础设施建设

在疾控中心领导人档案管理意识提高之后，需要积极配合并投入资金和技术进行现代化、信息化档案管理室的建设工作。现阶段很多基层疾控中心开展的档案管理工作未实现全面的信息化管理，仍有着较多的纸质档案，所以在管理时需要同时进行纸质与电子档案的管理。其中针对纸质档案管理要结合档案重要程度，将重要档案分拣出来及时录入计算机管理系统中，其他纸质档案资料建立温湿度适宜的档案管理室来保存；针对电子档案，需要及时淘汰使用时间久，功能落后的设备，及时更换新型设备，使用先进的档案信息管理系统来进行科学的管理，所有管理人员需要将疾控中心工作人员的工作数据快速、准确的录入电脑中，管理时需要使用登录密码从管理系统的登录界面进入来管理档案，以此实现档案管理保密性、规范化，所以充足的资金以及现代化的管理技术可以为档案管理的有效进行打下坚实的基础。

4 提高档案管理人员的工作能力和素养

档案管理人员工作质量的优劣对于疾控中心疾病防控事务的开展有着较大的影响，所以管理部门需要招聘一批具有丰富档案管理和疾控知识、档案管理能力以及经验的人员来此就业，组建一支专业能力较强的管理团队做好档案管理工作，以此在潜移默化的影响中提升其他管理能力一般员工的业务能力。同时基层疾控中心档案管理部门负责人需要定期邀请同行业的档案管理专家学者来此对管理人员进行先进管理理念和方法的培训教育，以此提升员工各方面的管理能力，树立正确的管理观念。此外档案管理部门需要制定激励机制，每个月评选一名档案管理工作开展较好的管理人员，给予其一定的物质奖励，以此激发全体管理人员的工作积极性，使其以饱满的工作热情投入到管理工作中[2]。

5 结束语

在社会经济飞速发展的大环境下，人们的经济收入和健康保健意识不断提高，所以基层疾控中心需要顺应社会发展的需要，充分认识到档案管理工作的重要作用，以此在疾病的变化发展中，结合管理良好的档案资料有效控制疾病。