如何做好项目管理中的招标采购及合同管理

文/董卫卫，陕西金泰恒业房地产有限公司

1 导言

招标采购及合同管理工作是建筑工程项目管理中的重点和难点，其工作的效率和质量直接影响着建筑工程项目的整体发展。但是在日常建筑工程项目管理中，招标采购及合同管理工作还存在着很多缺点和不足。我们应该积极的寻找解决对策，运用科学、合理的方式方法，对招标采购及合同管理工作中存在的问题进行解决，促进建筑工程项目管理工作的顺利开展。

2 建立招标采购管理体系

根据工程项目建设的具体特点，建立和健全相应的项目招标采购管理制度、工作流程、相关规定等管理体系使项目招标采购工作规范、有序、高效运行的可靠保证。项目前期招标采购管理体系的建立为项目实施过程中的各项采购工作搭建起一个坚实的工作平台，使招标采购活动有章可循、有法可依，为完成项目实施阶段的各项采购任务奠定了良好的基础。

3 建立招标采购组织机构

在目前工程项目采购任务繁重的情况下，高度集约化地组成项目采购、监造、物流团队，充分利用现有的人力资源，调动、发挥各专业人员的积极性和主动性，做到重要工作专人负责，次要工作有人负责，既有任务分工又有相互协作的物资采购队伍，是建立项目采购机构组织的总体原则。

4 把控招标计划，实施计划管理

社会的不断发展加剧了行业间的竞争，对于建筑工程项目来说，由于项目建设具有范围广、数量多的特点，导致在建筑项目施工前要事先做好招标采购工作，为项目施工的顺利进行做好充足的准备，对包括工程勘察设计类、咨询服务类、材料设备类、施工类等项目种类进行复杂的筹备，并对招标采购实施严格的计划管理，为建筑工程项目招标采购工作的顺利进行奠定坚实的基础，确保在工期范围内完成建设。由于计划管理的合理程度和科学程度直接影响着建筑项目计划的实施，所以每一项招标工作都要严格遵守招标计划的规定。

5 加强对招标采购过程的管理

加强对招标采购过程的管理可以保障招标采购工作的顺利进行，这就要求我们要具备专业知识和高素质的招标及合同管理团队。在招标文件编制过程中应结合项目实际情况，确定合适的投标人资格，合理的评标办法，严格而又周密的合同条款，以免合同内容的不明确或漏项，以及对可能出现的不明情况没有足够的预见性而为后期项目管理埋下隐患，产生不必要的合同纠纷。要确保为项目施工选择施工能力较强、施工方式较科学、施工名誉较好的施工单位，以提升建筑工程项目管理的施工水平，从而有效保证达到工程质量要求。

具体应从以下几方面入手：

（1）确定招标方式、对投标人的要求、工程标段的划分等事项，明确合同标的，合同主要条款；

（2）组织招标文件的编制、审核；

（3）依法组织招标、评标活动；

（4）组织合同谈判和合同签订；

（5）妥善保管招标、投标、评标、合同洽谈和承诺文件。

6 加强合同管理措施

6.1 在项目管理机构中，应组建合同管理保证体系。从组织设置、人员安排、设备配置等方面来保证合同管理工作的顺利展开。

6.2 要建立严密和精细的合同管理程序。包括：工程开工申请和审批程序、材料设备进场检验程序、工程计量签认程序、工程款支付审批程序、图纸变更审查和批准程序、工程变更申请和批准程序、合同调整价款程序、索赔和争议处理程序等。

6.3 在招标环节，合同管理人员就应该参与到规模较大工程的开标和现场勘察工作中，全面了解招投标领域的第一手资料，从而也就可以在后续的合同审查工作过程中起到一定的促进性作用，也可以将合同的合法性和可靠性提升到一定的水平上。参与到现场勘查工作中之后，可以让合同管理人员对施工现场的实际情况形成一定的了解，因为合同当中涉及的很多条款都和施工现场实际情况有一定的关系。因此，合同管理部门应当对施工现场中的实际情况形成初步的了解，以便于在调节合同当事人之间不同意见过程中发挥出一定的协调性作用，最终促使双方形成一致的意见，共同妥善完成招投标阶段中的合同管理工作。

6.4 要重视合同交底工作。合同签订后及时召开合同交底会议，由合同管理人员负责对合同重要条款和重要问题做出分析和解释，使项目各级管理人员学习和了解合同的主要内容和工作程序。同时确定合同管理任务，目标和责任，并将其细化分解，把具体的合同管理任务和责任落实到相关的部门和人员身上。

6.5 通过信息管理系统做好合同管理工作。建立正确、及时、完整的合同信息资料对项目管理的决策、项目管理工作的顺利进行和项目计划目标的实现具有十分重要的意义。

6.6 加强合同各方交流和沟通。在工程建设期间，合同各方对信息的及时交流和传递，对有关问题的及时解决对项目工程的顺利开展发挥着重要作用。应以制度的形式保证项目信息的正常流通和反馈，可以通过召开碰头会、周进度会议、月进度会议和关于工程变更、索赔等专题会议的会议形式及时检查合同实施和进展情况；就出现的问题明确各方责任，并提出解决的方案；对将来可能出现的问题给予提醒和警告；对变更、索赔的处理进展情况进行评议，就有关问题做出决策；还可以协调各方的工作关系。

7 结束语

通过本文介绍，可以看出招标采购及合同管理为工程建设提供了基本保障，它是工程项目管理的重要组成部分。做好招标采购和合同管理工作不仅对确保工程质量、达到进度目标和控制工程造价具有决定性的作用，而且在规范各参建方项目管理行为和提升我国建筑市场的发展方面均具有重要意义。