浅谈高职院校数字化档案室建设

王秀峰

【摘 要】随着我国信息技术与互联网技术的逐步发展，高职院校的数字化档案室建设也引起了我们的充分重视。构建数字化档案，主要是以电子档案为对象，运用计算机等设施，实现档案的收集与管理、保护与利用。数字档案室是高职院校自动化办公的重要组成部分，也是高职院校信息化建设的重要内容。本文在此背景下，简要分析高职院校数字化档案室建设的现状，并提出具体的数字化档案建设策略，希冀有效提高高职院校的档案管理水平。

【关键词】高职院校；数字化；档案室建设

中图分类号： G717.24；G270.7 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）21-0143-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.063

【Abstract】With the gradual development of information technology and Internet technology in China， the construction of digital record room in higher vocational colleges has also attracted our full attention.The construction of digital archives mainly takes the electronic archives as the object， using computers and other facilities to achieve the collection and management， protection and utilization of archives. Digital record room is an important part of automation office in higher vocational colleges， and also an important part of information construction in higher vocational colleges.In this context， this paper briefly analyzes the present situation of the construction of the digital record room in higher vocational colleges， and puts forward specific strategies for the construction of digital archives， hoping to effectively improve the level of archives management in higher vocational colleges.

【Key words】Higher vocational colleges；Digitalization；Record room construction

随着我国经济的发展和社会的进步，教育事业正在朝着数字化管理方向不断发展。数字化建设是高职院校档案管理与创新发展的重要趋势，通过应用现代信息技术，实现对各门类档案信息资源的整合、加工与整理。高职院校构建数字化档案室，能够提高学校的综合档案室管理水平，加强档案信息资源的有效共享，从而整合优化档案信息资源，有助于进一步推动高职院校各项工作上新台阶。

1 数字化档案室建设是实现档案信息化的前提

档案信息化，是指相关部门在档案管理工作中，准确应用现代化信息技术，合理优化档案信息资源，为人们提供多样化的服务。档案信息化改变了传统的档案管理模式，将工作重心放置在档案信息分享上，而不是档案实体上。

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式，例如通过电子计算机实现网络搜集与资料管理。数字化档案室与传统档案是有较大的差距，管理的对象并不是传统观念中的档案，而是数字化信息。

通过数字化档案室建设，实现档案资源共享，有助于推动档案管理信息化和可持续发展，因此，数字档案室建设具有进步性。

2 高职院校进行数字化档案室建设是必然趋势

在日常的教育教学及管理过程中，学校老师和学生都会产生众多具有价值的信息，除了传统的文字、图标等纸质文件外，还有各种音频资料、声像资料等非纸质的文件材料。这些信息资源正越来越多的以电子文档的形式被保存和利用，极大地提高了工作的效率，也方便了使用者，推动了数字化档案室的建设与发展。

（一）院校未来发展要求

随着我国科学技术的逐步发展，出现了多元化的档案资源载体，除了纸质载体，还有胶卷、新型光盘与磁盘等新型载体。在新时期，高职院校的档案馆（室）建设走向了多元化，传统的档案管理方式难以满足师生的多元化发展需求，随着高职院校实行电子政务以及办公无纸化管理，对于档案管理也提出了多元化的要求，基于此种背景下，构建数字化档案室，也是高职院校发展的必然趋势。

（二）档案信息利用要求

原始档案是以纸质形式保存，但是在现代，人们对于档案信息有多元化的需求，传统的纸质模式以及管理方式难以实现多人同时共享。在新时期必须构建完善的档案管理模式，扭转传统落后的管理方式，运用先进的管理理念和服务措施，以满足广大师生对于档案信息资源的各种需求。

（三）便于保护档案原件

由于传统的档案是纸质档案，大部分自然因素会严重损坏档案。如果档案的多次复印或查阅，也会損害纸质档案，所以构建电子化档案能够有效的避免此类问题，也能够有效的保护档案原件。

3 高职院校数字化档案室建设的意义

（一）帮助解决信息孤岛问题

信息孤岛现象是高职院校较为常见的问题，对于高校而言，虽然拥有了各种办公自动化平台，但是由于平台与系统皆是由上级部门研发成立的，时间有所不同，开发公司也大不相同，所以平台的结构也有所不同，之间并没有一定的关联性，从而形成了信息孤岛。比如学校的人事管理、教务管理、学生管理及财务、后勤管理等平台之间无法做到关联，师生应用数字信息资源时，必须对相关平台进行逐一检索，才能够获取相关信息，此种方式不仅耗时耗力，也不利于信息化建设。

（二）有助于推动学校信息化建设

高职院校构建数字化档案室，能够有效的应用信息资源，构建高效信息化发展高层次水平。院校必须正确认识网络背景，能够紧密结合信息资源的发展优势，有效的整合档案室的各项资源，确保信息资源管理科学有序，能够实现信息资源的有效共享。在学校信息化建设中，对电子文件进行分层管理，有效的改变传统各部门之间的分散化管理模式，加强各部门的有效管理与统筹发展，采用整体战略方式，推动文件工作的有序开展。构建学校数字化档案室，能够有效的解决信息孤岛与信息共享不畅通等众多问题，汇总学校的信息流，切实提高信息资源的使用效率。

4 高职院校数字化档案室建设的具体途径

在数字化档案室建设过程中，学校领导要高度重视，档案管理部门要精心设计、科学谋划，档案人员要积极主动加强学习和研究，为数字化档案室建设创造一切条件，真正发挥数字化技术的重要作用，提高档案管理水平，实现档案利用价值。

（一）提高档案信息化建设资金投入

当前我国大部分高校并未正确认识到数字化档案室建设的重要意义，在档案室建设方面资金投入不足，限制了院校档案信息的有效共享。高职院校要把档案信息化纳入学校信息化范畴，把数字档案室工作作为信息化工作的重点，对电子文档的收集、保管和利用作统筹规划，有计划有步骤地加大对档案信息化建设的投入，落实规划所需经费，紧密跟随科学技术的发展步伐，加强对科学技术和电子产品的有效发展与创新，切实提高数字化档案室的硬件质量与管理效率。

（二）确保数字化档案内容及信息安全

由于高职院校档案资料具有重要性与机密性，所以必须对档案资料进行安全性保护，对于部分的硬软件设施进行安全化处理，在人员配备与管理方面要注重加强信息安全教育与培训，切实增强工作操作真实性与准确性，有效的避免人为违规操作，或者是失误操作，在日常的工作中能够加强对于档案系统的检查和维护，学习现代化管理观念，加强学习和创新，确保高校档案管理工作的安全性與先进性。

（三）建设高效的档案管理团队

高职院校内部必须构建高效的档案管理团队，合理配备档案工作人员，切实保证档案室管理工作全面有效开展。学校必须重视档案人员队伍建设，构建以学校档案室专职档案员为主、各部门兼职档案员为辅的档案管理团队，确保高职院校各部门都有档案人员，各项工作都能被档案人员所关注。同时要加强对档案人员的专业培训，熟悉档案工作业务，做到档案人员专职又专业，从而高效开展档案管理工作。

（四）科学规划数字化建设内容

高职院校进行档案数字化建设时，应当紧密结合自身的实际发展情况，进行科学合理的规划。首先，对各部门档案资料收集内容要有规范化要求，确保档案部门能够规范齐全地进行数字化采集；第二，要对各门类档案进行科学合理的分类，根据各类档案的形成规律进行源头设计，利用校园平台系统，实现学校档案管理数字化、规范化，建好学校网上档案室；第三，要对档案人员进行数字化教育培训，熟悉和掌握数字化技术，确保档案信息的安全与完整，为高校档案信息提供完善的保障。

5 结束语

综上所述，我们能够看出，当前我国信息技术与互联网技术快速发展，在数字化时代下，高职院校必须提高档案室管理工作效率与质量，有效的应用现代信息化技术，确实提高管理效率。高职院校档案数字化建设有着极为重要的作用，高校的每个部门都必须正确认识数字化档案建设的重要性，能够应用科学有效的方法，进一步加强部门内的数字化建设，有效提高档案管理效率与质量，从而推动高职院校工作整体发展。

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