办公室文书档案收集与归档工作管理探究

杨玚

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—204—01

摘要 办公室文书档案是组织或个人为处理事务、保存信息而制作的有信息的材料。而对文书档案进行管理既是办公室管理工作中的重要组成部分。本文就办公室文书档案收集与归档工作中存在的一些问题进行了分析，并提出了如何规范文书档案收集与归档的措施。

关键词 办公室 文书档案 收集与归纳

公室档案管理中，文书档案是其中非常重要的一部分，办公室文书档案的作用已经逐渐在各个单位或者是企业当中有所体现，为了能够将其自身的作用更大发挥出来，需要保证各个企业单位文书档案的真实性和有效性，提高文书档案工作管理的整体质量和水平，这样才能够保证文书档案中的信息资源能够得到有效利用和妥善保管。

一、办公室文书档案的收集与归档工作中存在的问题

（一）文书档案材料的收集力度不够

由于多数档案人员没有高度重视档案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最终造成大部分的文件资料丢失或者缺损。具体原因主要包括：（1）各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，混乱不堪，不能及时归档；（2）文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，普遍出现文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的情况，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况，遇到这些情况，我们立即要求有关部门补交文件缺失部分才给予收集归档；（3）各单位的归档模式不科学，主要存档文字档案较多，对于电子文书档案的收集与归档意识淡薄；（4）文书档案的真实性、准确性有待提高，有些文件资料都是为了应付上级检查而制作的，这样的文件资料往往缺乏真实性和准确性，在后期工作中没有什么利用价值。

（二）文书档案的收集及归档不全面

在进行办公室文书档案收集与归档管理工作过程中，常出现文件收集不全面的情况。由于资料内容广泛且来源繁杂，同时参考价值重要，若出现文件材料遗留他人或他部门，将会导致收集困难，增加档案人员归档工作的难度。此外，由于部分文书档案管理人员为兼职人员，对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验，或其他各种原因，最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。

（三）文书档案管理人员缺乏专业的管理意识

目前，一部分文书档案管理人员并没有培养出专业的管理意识，普遍认为文书档案收集和归档工作是一件最普通的文件资料整理，在收集和归档时粗心大意，注意力不集中，减低工作效率和准确性，而且还会影响文书档案收集和归档本应具有的效果和辅助功能，导致很多文书档案出现缺失、破损、不连贯、真实性有待考究等。收集和归档的对象并不仅限于机密文件、红头文件等重要资料，对于普通的编号资料，若具有一定的利用价值都应当归属于收集和归档的范围内，这样才能保证文书档案的丰富性和全面性。

二、办公室文书档案收集和归档工作管理措施

（一）构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度

首先，档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项，保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况，依照相关法规与职责分工的制度，合理确定切合实际的档案文件材料归档范围，同时给予相应的业务指导，促进档案收集的工作顺利进行。另外，还应明确规定档案的归档期限，通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档，集中统一进行保管，不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限，能显著提升其的收集效率，激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度，以满足不同阶段的档案管理需求。

（二）创新文书档案收集、归档工作模式

传统文书档案收集和归档工作管理模式很容易出现一些文件资料的遗漏或者是残缺，所以文书档案工作管理要逐渐创新模式，利用主动收集文书档案资料的模式来进行。首先相关人员需要加强与各个企业单位之间的联系，定期对档案资料进行收集和归档，对一些文件资料进行定时更新，保证文件资料的有效性和真实性。另外，对档案管理过程中出现的一系列问题，及时进行有针对性的解决，保证档案管理工作的顺利展开和进行。最后就是利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，在档案的收集和归档工作中利用信息技术辅助，不仅能减少人为收集归档的误差，还可以保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。

（三）强化培训以增强档案管理人员意识及知识

作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

三、结语

總之，文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，做好自己的本职工作，这样才能保证办公室文书档案收集与归档工作的顺利进行。