浅谈办公室信息化管理的现状与改进

赵哲

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—205—01

摘要 随着科学技术水平不断提高，信息技术与网络技术逐渐渗透到各行各业当中，为办公效率的提升与行业的发展做出了重要贡献，但现阶段依旧有部分企业的办公室信息化水平依旧有待提升。本文首先分析了当前企业办公室信息化建设现状，进而针对办公室信息化建设问题提出相应的应对措施，以期进一步提高办公室信息化建设水平。

关键词 办公室信息化 安全防护技术 数字签章

网络信息时代的办公室信息化建设已经成为企业发展与进步的重要路径，也是企业占据更大的市场份额与发展空间的重要方法。办公室信息化建设的实现，可以有效帮助办公室转变工作职能与工作方法，提高工作效率与工作质量，可以进一步推动整个企业实现现代化与信息化发展。

一、办公室信息化管理现状

（一）办公室行政人员素质有待提升

现阶段，各企业或部门在开展办公室信息化建设的过程中，存在办公室行政人员信息素质不足的问题，影响办公室信息化水平的提升。例如信息化采取管理、会计电算化、电子档案管理等，信息化设备与系统不断更新，但办公室行政人员的信息技术水平与文化素养，并没有与办公室信息设备的更新相同步，现阶段无法满足办公室信息化建设对于行政人才的新要求，导致办公室信息化设备无法发挥其有效性。

（二）办公室信息化建设水平不足

办公室信息化水平的提升可以有效提高办公室办公效率与工作质量，这也是信息时代对于企业工作水平提出的进一步要求。对于企业办公工作来说，信息化的转变与发展，是提高资源整合质量与效果的重要途径，也是提高企业或单位管理水平与管理质量的重要方法。但现阶段许多企业或单位对于办公室信息化建设存在误解，没有意识到办公室信息化建设的重要性，还存在重视理论、忽视实践，重视硬件、忽视软件，重视技术，忽视管理的重大误区。

二、办公室信息化管理的改进措施

（一）大力提高行政人员的信息化水平

鉴于现阶段各企业办公室信息化建设过程中所暴露的行政人员专业水平的问题，应当大力加强对于行政人员的教育与培养，确保其能够掌握足够的办公软件应用技术与信息技术，能够熟练操作并运用各种信息技术与办公设备。因而企业或部门可以通过内部信息化培训来提高现有行政人员的素质与水平，或者从人才市场上引进更加高水平、高素质、高文化与高技术的信息化行政人才，以提高办公室信息化建设水平。又或者，企业或单位与软件开发企业合作，对自身的办公系统进行二次开发，确保办公系统与企业办公室工作相适应，以满足办公室信息化发展与建设的需要。

（二）将办公室信息化建设作为工作重点

企业或单位在发展过程中，应当将办公室信息化建设作为重点工作来抓，大力加强办公室信息化的宣传与推广，消除以往行政工作人员存在的不重视办公室信息化建设的误区与问题，进一步提高行政人员的信息化意识与技术理念，充分提高办公室管理质量与水平。例如，企业或单位可以组织行政人员到其他信息化水平较高的企业或部门进行参观，或者将办公室信息化建设与企业生产、运营与发展相同步，将办公室信息化建设工作作为办公室行政人员绩效考核的重要指标，以提高行政人员开展办公室信息化建设的热情与主动性。

在办公室信息化建设的过程中，还需要企业领导干部以身作则，提高自身的办公室信息化建设意识，并发挥领导干部的带动作用，以帮助行政人员形成先进的、正确的信息化意识，才能够有效提高办公室信息化建设水平，充分发挥办公室信息化建设对于推动企业建设与发展的重要作用。同时，企业可以对办公室内信息技术应用水平最好、工作水平最高的行政人员给予一定的物质奖励，以充分调动行政人员的信息化建设积极性与主动性。

（三）通过数字签章认证提高安全性

办公室信息化建设的过程中，数据、信息、文件与档案的安全性问题已经成为限制办公室信息化发展的重要因素，针对这种情况就需要企业或单位采取有效的技术手段，提高办公室的信息安全性，例如，可以通过建立数字签章与电子认证机制，以有效减少办公室信息安全问题的产生。办公室信息化发展与数据化文件处理的过程中，具有相关权限与法律价值的签章是最为关键的部分，没有签章也就意味着文件不具备法律效力与相关权限，拥有签章也就意味着可以伪造文件获取不法利益。因而在办公室信息化建设安全问题中，签章的篡改、失真或冒名等问题成为最为主要的安全问题之一。传统的办公室行政工作的文件处理过程中，通常使用纸质文件，文件签章不容易发生篡改，文件的安全水平反而超过信息化文件处理机制。

现阶段，针对办公室信息化建设过程中所存在的安全性问题，可以通过“公开金钥基础设施”架构将权限所有者的个人身份与公开金钥相互链接，一一对应，每一个凭证中心的权限所有人的身份信息都具有唯一性，且与公开金钥唯一对应，基本上可以消除伪造资料、信息、身份等问题产生的可能性，进一步提高了办公室文件与数据管理的安全性，是现阶段办公室信息化建设过程中最为有效的安全防护技术之一。

三、结语

在建设办公室信息化的过程中，需要结合企业或单位的发展现状与实际需要，分析企業办公室信息化建设过程中暴露的主要问题，并加以有针对性地调整与应对。在这个过程中，应当注重对于办公室行政人员的信息化培训与教育，提高其信息技术应用水平，并加强办公室信息化建设的安全管理与信息防护。