大数据背景下事业单位文书档案管理研究

摘 要：事业单位由于其性质的特殊性，其管理工作尤为重要，在事业单位的管理工作中，文书档案的管理是其中十分基础也十分重要的工作内容，文书档案管理工作的质量，直接影响着事业单位工作的正常开展，但是目前我国很多事业单位并没有对文书档案管理工作进行充分的重视，其文书档案管理工作也存在很多问题。在大数据时代，事业单位的文书档案资料数量只会越来越多，这无疑又给文书档案管理工作带来了更大的困难，因此本文就针对大数据背景下事业单位的文书档案管理工作进行探讨，促进事业单位文书档案管理工作的开展。

关键词：大数据；事业单位；文书档案管理

文书档案管理工作作为企事业管理工作中的重要内容，在企业和事业单位的发展过程中，都有着至关重要的作用，尤其是在大数据时代下，事业单位在开展工作的过程中，其产生和面临的数据信息更多，庞大的数据资料给事业单位的文书档案资料管理工作，带来了更大的困难，信息爆炸的特点使得事业单位的文书档案管理工作效率也随之降低。所以在大数据的背景下，事业单位要更加重视文书档案管理工作，提高管理效率和质量。

1 大数据时代事业单位文书档案管理工作的意义

大数据指的就是数据规模庞大，无法用传统的技术和软件进行统计和管理，所以在大数据时代，想要进行文书档案管理工作，就需要应用新型的数据处理和保存技术，提高数据的管理效率和质量。因此在大数据背景下，事业单位的文书档案管理工作也会呈现出很多优势。

1.1 保障劳动者合法权益

在大数据的时代背景下，事业单位文书档案资料的数量显著增多，所以档案管理已经成为一种新型的劳动保护模式，通过档案资料的完善和及时更新，能够对劳动者的工作态度、工作经历等进行真实和详尽的记录，从而使得档案资料成为了劳动者智力和体力劳动成果的展示。所以在大数据时代背景下进行文书档案管理，也是对劳动者劳动成果的一种保障，可以保护劳动者的合法权益。

1.2 改变管理模式

在大数据时代背景下，事业单位想要顺利开展文书档案管理工作，必须要借助大数据技术，而这也需要充分调动起事业单位内部员工的工作积极性，需要事业单位内部各个部门进行配合。所以在大数据模式下，事业单位的文书档案管理工作，能够充分调动起员工的积极性，从而改变传统的管理模式，提高管理的效率和员工的工作责任感。

1.3 促进信息化建设

在大数据时代背景下，事业单位会利用大数据技术提高档案管理工作的效率和质量，在传统的事业单位档案管理工作中，由于技术的落后，使得档案管理工作效率比较低下，内容也不全面，档案管理工作的科技含量以及管理效率都比较低。但是在大数据背景下，事业单位加强了对信息技术的重视，所以在档案管理工作中，也应用了很多先进的信息技术，使得事业单位的文书档案管理工作信息化水平提高，促进了档案管理工作的信息化建设。

2 大数据时代事业单位文书档案管理工作面临的挑战

2.1 管理理念和流程

大数据背景下，事业单位的文书档案管理工作与传统的管理工作存在着很大的差别，其中最根本也最显著的就是管理理念和流程的差异。在传统的文书档案管理工作中，管理人员会将文书档案根据内容进行分类，做好标记，然后进行单独管理，在后期需要根据文书档案的类型进行查询和使用。但是在大数据时代，事业单位的文书档案资料和信息数量极为庞大，信息数据的交叉性十分明显，所以在进行档案的管理工作时，就不适用于传统的管理理念和管理方法，无法使用传统的方法来对文书档案进行分类和管理，就不利于文书档案的后期保存和使用。

2.2 档案保存形式

在传统的文书档案保存管理工作中，由于文书档案都是以纸质资料的形式为主，所以保存时，只需要对这些纸质资料进行分类的保存管理。但是在大数据背景下，事业单位的文书档案资料不仅仅为纸质资料，还包括了很多视频、电子图片和电子文档等，这些文书档案资料无法采用传统的管理方式进行保存管理，这就要求了文书档案管理方式的多样化。

2.3 管理人员素质

在大数据时代，由于信息技术的发展，事业单位的文书档案管理工作，对于管理人员的素质提出了更高的要求。在大数据时代，由于信息技术和网络技术发展十分迅速，所以事业单位的文书档案数据资料极为庞大，而且这些资料也呈现出不同的形式，这就对文书档案管理人员提出了更高的要求，需要其既拥有专业的文书档案管理专业知识，还需要能够熟练应用专业的信息技术和软件，这对于工作人员的专业素质和综合素质都提出了比较高的要求。

3 大数据背景下事业单位文书档案管理的对策

3.1 改变文书档案管理理念和流程

在大数据背景下，文书档案管理工作的理念和流程发生了很大的变化，所以想要在大数据背景下，开展有效的事业单位文书档案管理工作，就需要改变传统的管理理念和流程，对传统的管理理念和流程进行创新，提高管理的效率和质量。由于传统的文书档案管理工作是简单的对数据资料进行分类管理，而在大数据背景下，数据之间的交叉性增强，所以在管理时，需要管理人员转变传统的管理理念，不能对数据资料进行简单的分类，需要考虑到数据之间的交叉性和关联性，建立一个专业的数据库，利用数据之间的交叉性和联系性，对数据进行存储和管理，这样在进行后期的文书档案调取使用时，就能够通过搜索关键数据和关键词的方式，查询到相关的所有文书档案资料，提高文书档案的利用效率。

3.2 创建多元化的文书档案管理形式

在大數据背景下，事业单位的文书档案资料信息，已经不仅仅只是纸质的文字资料，而更多的以电子文档、视频和音频等方式呈现，所以在进行文书档案管理时，也需要针对多元化的文书档案资料和信息，创建多元化的管理形式。在管理时，所有的档案信息都要进行扫描备份，将其存储在计算机中进行管理和利用，这样能够有效保护原始数据，防止数据发生丢失或损坏。

3.3 对管理人员进行综合培训

大数据背景下，事业单位的文书档案管理工作，对管理人员的综合素质提出了更高的要求，所以为了提高文书档案管理工作的质量和效率，就需要对管理人员进行综合培训，需要在掌握专业的文书档案管理知识之外，还需要能够掌握专业的信息处理技术，从而使其能够在工作的过程中，能够利用先进的技术，提高管理效率。

3.4 加强文书档案数据的安全性

在大数据背景下，文书档案管理工作还需要重视数据的安全性，在大数据背景下，各种新技术的应用，使得事业单位的文书档案数据随时面临着安全问题，加强了文书档案数据丢失的危险性。所以在管理工作中，需要加强管理人员的数据保存安全意识，时管理人员养成随时杀毒和补丁的习惯，提高信息系统的安全性，防止病毒木马等对数据信息的破坏。

4 结束语

这些技术的发展，我国也进入了大数据时代，大数据时代背景下，事业单位的文书档案管理工作面临着很多新的机遇和挑战，这无疑给事业单位的文书档案管理工作提出了更高的要求。所以在大数据时代的背景下，事业单位需要改变传统的文书档案管理理念和方法，利用新的管理技术，提高管理的效率和质量。

参考文献

[1]明洁.大数据时代事业单位档案管理的透视与反思[J].办公室业务，2017（14）：99.

[2]麦小兰.大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究[J].城建档案，2017（02）：31-32.

[3]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016（05）：79.

作者简介

刘雅（1990-），女，汉族，湖北天门，大学，助理馆员，研究方向：档案管理。