企业数字化档案管理

高峰 唐山市燃气集团有限公司

如今我国的“大数据”时代来临，中国经历了二十多年的计算机迅速发展，现在计算机硬件、软件、网络都不是问题了，所以对于一个规模的企业来说，档案管理数字化已成必然趋势。

1 什么是档案的数字化

1.1 档案数字化的概念

首先让我们看看什么是档案数字化？百度的最佳答案是：“档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。”本人认为，档案数字化就是电子版档案借助档案管理系统软件通过网络实现借阅、查找、复制等利用，方便快捷。

1.2 一般企业档案的数字化现状

说到档案数字化，必须得有数字化的档案，即电子版档案，我们现在的规模企业，基本实现了无纸化办公，收集它的电子版很容易。只是现在各部门之间存在信息孤岛，一个部门不知道另一个部门在干什么，各信息流通不畅，不能及时获得有效信息，如果实现档案数字化管理，输入一个关键词就可检索出相关的信息，各种档案就会显现，再不会遁形，各部门在干什么都一目了然，需要的资料会“顺手”拿来，大大提高办公效率。

1.3 认清档案数字化的必要性

那么，企业为什么要上数字化档案呢？数字化档案的投入会带来企业的利益吗？在大数据的时代，数据已成为核心，没有数据，谈不上什么大数据。过去档案以纸质的为主，档案管……