浅析高职学生档案信息化管理的对策

韦俊 广西现代职业技术学院

学生档案管理工作是高职学校的重要管理内容之一，传统的纸质档案在管理过程中存在很多现实问题。首先，纸质档案的内容会因为年代关系而变得模糊不清甚至消失；其次，纸质档案存放时间稍长，纸质就容易变脆、破损；最后,纸质档案占用空间巨大，查找和使用都很不方便。基于以上原因，随着信息技术的蓬勃发展，越来越多的高职院校开始尝试进行信息化的档案管理建设，通过对档案实施信息化管理，充分弥补传统档案管理的不足之处，使档案管理更加高效、快捷、现代化、科学化。本文就高职档案管理信息化的作用、管理过程中可能存在的问题，实现高效管理的有效对策等几个方面进行了论述，发表一些个人的浅见。

1 高职学生档案信息化管理的现实意义

档案从一定意义上来讲，是跟随人一生的重要个人履历凭证，高职学生档案管理可以使学校和教师有效地掌握学生的各方面的情况，从而实现有针对性的教育教学。学生进入高职学习时，学校可以通过整理其高中时期的档案加强对学生的了解，通过档案中学生的学习成绩记录、思想品质表述、奖惩文件体现等综合了解学生的情况，在此基础上可以更好的开展今后的学生管理工作；学生在校期间，学校也可以通过学生的档案管理随时掌握学生的个人情况变动，并利用档案管理约束学生行为，使之往有利于自己成长的道路上不断迈进；学生毕业后，档案将作为学生在校表现的重要证明跟随学生到其工作单位，其中的许多内容会对学生将来的工作内容、工作性质起到重要的影响。由此可见，高职学校档案管理的重要性和现实意义。

随着信息技术的进步和互联网的发展，学生档案信息化管理逐渐取代传统的管理模式，成为当前高职学校档案管理的重要内容。所谓档案信息化管理，其主要内容就是进行电子档案的创建，即将以前纸质档案的内容制作成各种电子表格和信息，分门别类的进行整理和存放，形成具有一定系统、一定规模的学生电子档案。相比较传统的纸质档案，电子档案具有组档及时、存放方便、阅档快捷、存档安全等各方面的特点，可以有效地提高档案管理的工作效率，保障学生档案的完整性和正确性，因而成为当前档案管理的主要方式。

2 高职学生档案信息化管理过程中存在的问题

虽然电子档案比起传统的档案管理有许多优势，但在实际的组建和使用的过程中，也暴露出一些相应的问题，尤其是高职院校的档案管理，由于学生具有不同于普通高校的一系列特点，其档案管理过程中也出现了一些不容忽视的疏漏，具体说来，主要可以概括为以下几个方面：

2.1 学生对档案管理缺乏正确态度

高职学校以培养具有一定专业技术的人才为主要教学内容，高职学生对自己今后工作的定位也多是技术性较强的企业单位，正因如此，学生大多会感觉档案对于他们的今后发展影响不大，所以在组建档案的过程中时常报以漠视态度，对档案内容填写不规范、不全面、甚至出现错误填写的现象，这些都造成高职学生档案管理中的现实问题；除此之外，高职学生离校后都在忙于投递简历找工作，没有闲暇时间回学校调取自己的档案，久而久之，学生的档案在学校成了陈年旧档，学校整理档案时就会将此归为死档，予以删除，当学生再想找回档案时，档案早就不知所踪了。

2.2 电子档案管理过程中的问题

电子档案在建设和应用过程中虽然具有很多优势，但也具有一些不可避免的劣势，比如电子档案都要通过电脑软件和电脑硬盘进行编辑和保存，这一过程中一旦电脑硬盘发生故障，或者编辑过程中软件功能出现异常，就容易造成存储的内容丢失或者编辑的内容出现错误的现象；并且在调取学生档案的过程中，还会因为存储出内容过多造成信息检索的异常，出现检索不到适合要求的学生信息的问题；再者，由于电子档案是以电脑文件的形式存储在电脑中，人们在调阅时如果不小心对文件内容进行了改动，就可能造成档案内容与实际情况的偏差；最后，电脑硬盘中的学生档案数据有可能被一些别有用心的人利用，造成档案泄密，从而给相关当事人带去不必要的损失。

2.3 学校档案管理人员素质有待提高

由于档案信息化管理是近些年才逐渐产生和兴起的新型档案管理模式，因此学校在这方面的人才较少，针对信息化档案管理方面的工作人员的工作能力和管理素质有待于进一步的提高，许多档案管理人员还没有掌握建设电子档案的相应软件的操作，还有一部分档案管理人员虽然具备这方面的能力，但缺乏档案管理的职业精神和素养，尤其是在高职学校，认为学生档案建设只不过是走走形式，做做样子，缺乏必要的敬业精神，以上因素都会造成学生档案管理不规范、不专业的问题。

3 高职学生档案信息化管理的有效对策

针对以上高职院校档案信息化管理过程中存在的问题，笔者进行了档案管理途径及方式的探究，提出了一些档案信息化管理的对策，具体说来，有以下几个方面：

3.1 制度建设结合人才培养，完善档案管理信息化组织

学校应当对学生档案管理的过程进行制度化的规定，通过制定相应的档案管理制度规范档案管理过程及内容，比如对学生入学时需要填写的各项信息进行规范化格式要求，指定具有档案管理资格的专业人员收集学生档案的各项数据、为档案管理人员制定相应的管理制度和考核标准，使之明确自己的责任和义务，对档案管理有正确的态度，保证学生从入学之初就有属于自己的齐全的、规范化的档案资料，将所有学生的档案信息进行归类整理，建设规范化的档案管理系统和数据库，使学校档案管理逐渐走向科学化、正规化。

3.2 结合校园及系统网络建设，促进档案管理智能化

针对电子档案容易发生丢失或者泄密的问题，完善校园网络，将档案管理与网络结合是一条较为有效的解决途径。首先，档案管理者可以借用网络的通讯互联功能实现学生信息的高效采集。请班主任或者相关的学生负责人将学生档案的相关信息传送到学校的档案管理平台，再由档案管理人员对其进行整理和归纳，然后将内容进行统一的权限设置，对档案的调取、查阅、更改都设置相应的权限，从而保证档案的真实性、避免档案被无故更改或者丢失；其次，通过学校的网络系统对电子档案进行充实和完善，学校的不同身份管理者可以随时对学生档案进行有针对性的完善，例如教务部门，可以将学生在重大考试中的成绩充实到成绩管理的内容之中、政教处可以将学生的奖惩情况充实到学生的道德修养档案之中，最后由档案管理人员进行统一的整理和保存，从而实现档案管理的智能化和高效性。

3.3 开发和使用档案管理软件，规范档案信息化管理

高职学校由于学生众多，不同专业的学生在档案组建时的具体要求也不尽相同，因此，即使是进行信息化管理也是相当繁琐的过程，基于这一情况，高职院校信息化档案建设的重点在于实现标准化的教学归档工作。这就要求学校开发和使用专业的档案管理软件，通过软件的相关功能，实现档案管理一体化的流程，从而减轻学校档案管理的工作负担。

综上所述，高职院校档案信息化管理是一项细致繁琐的工作，对学生的个人发展以及学校的工作规范化都有着重要的影响和现实意义，因此，在档案管理过程中与时俱进，将信息化管理发展为档案管理的主要模式，是当前高职学校档案管理的重要途径和内容。