学校办公管理中Office办公软件的应用分析

林峰 攀枝花广播电视大学

引言：学校办公管理覆盖校园的各方面管理，若想保证管理质量，提高教学效率，需在管理中使用先进的技术或软件，优化日常工作的进行。Office办公软件的运用，是用新的管理方式，丰富校内管理的途径，实现管理向专业化、规范化的转变，保证校园各项服务的质量。

1 学校办公软件的需求

1.1 校内管理事物多样化，有多种数据

学校办公管理软件内，主要以学生的日常管理为主，但学生的管理较为复杂，管理工作呈现出多样性的特点，而日常管理中也产生了大量数据。所以，为优化对学生的管理，学校会花费大量资金购买办公系统，用其完成日常教学，优化行政管理的进行。学生管理工作的重点是，收集学生日常学习的基本信息和相关数据，有些信息甚至为学生的学籍信息，对于这些信息的管理，需要有明确的管理规则，并把规则细化，优化日常工作的展开。同时，校内信息的多样化，也需要适合的登记方式，确保信息登记后便于人们查阅信息。这些工作统一的特点是，任务内容繁重，要求注重工作细节，由此，Office办公软件的运用，满足了这项需求，而软件使用后，也可以减小工作人员的压力，减小工作量，同时，它也可以保证所有数据的准确，让系统稳定运行，保证工作质量。

1.2 管理的普遍适用需要技术支持

学校的日常管理工作琐碎、复杂，既有教学管理，也包括对学生的奖惩，同时，数据的记录、整理也增加了工作量，如果出现工作失误，也会出现数据失真的情况。Office办公软件运用后，可以为工作的进行提供便利，运用并借助多个工具的优势，完成管理工作，提高管理效率，也就是软件使用后，可根据不同内容，选择相应的工具，高效完成工作，让工作进行得到技术支持，以此增加管理的适用性。

2 Office办公软件的作用与具体应用

Office办公软件是包含Word、Excel、PPT三种应用程序，优化对文字、幻灯片的处理。这个软件的研发者是微软，我国现有的软件中包括WPS等，它们同样具有同样的功能。在实际管理中使用，可在工作进行中提高事务处理的水平与效率，提高管理水平。

2.1 作用

2.1.1 调动学生参与的积极性

学效进行办公管理的目的是，优化管理，为学生提供好的学习环境，进而增加学生学习的动力，挖掘潜能。对此，学校应深化Office办公软件的应用，借助软件内各程序处理的优势，激发学生兴趣。比如软件在教学中的使用，可以改变传统的教学方式，丰富教学内容的表现形式，优化教学，同时，教师也会使用远程操控，用投影仪等设备演示，融合了学生的视觉、听觉，把出现的问题、内容直观展示给学生，这一方式下，学生可以了解教师在课上的所有操作。

2.1.2 优化繁杂事务的管理

学校的各项工作繁杂，这些工作的管理具有一定难度，同时，学校如果使用传统的管理方式，不仅会降低工作的管理效率，也很难保证管理工作的质量。基于此，Office办公软件的使用，是根据学校管理复杂的特点，使用信息技术，构建信息化的管理平台，这个平台上，会设置多环节，每个环节对应不同的管理内容，实现整体的高效化管理，为其他工作的进行打下好的基础。

2.2 具体应用

2.2.1 学生管理

Office办公软件与学生管理的融合，是把优化学生的教育，提高学生的学习成绩作为目标。学校进行日常教育的过程中，或是实施管理时，都是为了调动学些学习的积极性，让其感受到学习的乐趣，因此，Office软件的使用，是增加软软件使用的次数，以此调动学生参与课堂的兴趣，既让其了解知识，也会了解新的技术，而如果部分教学内容较为抽象，可以用计算机技术与知识，建立知识模型，让所有知识的内容直观化，在必要的时候，也可以实现图文结合，为学生提供新内容展示的方式。这是学生学习过程中的应用，体现了教学的有效性，而为进一步优化学生管理的效果，学校也会从思想政治的角度，给出日常管理应用的方式，即思政工作的进行，是管理者会内容变为电子文档，或是用PPT的方式演示，用学生真正接受的方式向其传递内容，在潜移默化中改变学生的思想，优化管理。

2.2.2 学校管理

学校内部每天会进行多个管理活动，每个活动都得了不同的数据、信息，比如学生的出勤、学习成绩、档案管理等，这些数据的复杂，决定必须使用计算机，用计算机优化数据的管理，整理信息。这是Office软件使用的必要性之一，而使用后，也会优化对教职工各项工作的管理，让校内的教学、管理工作有序展开。Office办公软件包含的多个程序中，EXCEL是处理、分析工具的程序，其使用后，可以让所有数据有序排列，且容量可无限放大，减少了纸张的使用，借助程序内部的多个工具完成分析，最后把所有数据存储在系统内。即在EXCEL内录入所有数据后，可以根据使用者的需求，筛选出相应的信息，把所有内容归纳，按照一定的顺序排序，用公式运算，由此，可以得到初始数据，也可以得到分析后的数据，比如学生学习成绩的总结，初步完成成绩统计后，可以看到学生每科的成绩，并计算出所有学生这一科目的平均分、各科科目的总分，按照分数的高低进行排序，通过基本排序，学生可以了解到自己的学习情况，了解自己与他人的差异，而教师也会从现有的成绩，了解学生的偏科情况，调整后续的教学方案，以减少偏科的出现。

EXCEL程序的使用，是根据其基本的操作方式与规范，充分利用它的功能，优化管理，保证管理的质量。所以，Office办公软件的应用，会为学校管理工作的进行提供辅助，也为管理有序进行提供保障。

2.2.3 拓展应用

计算机的出现背景是技术二次革命的进行，随着互联网发展衍生出现，其从最初的简单应用直至目前，可使用的技术与应用的方向也在不断拓展，所以，在Office办公软件的应用上实现拓展，是利用已经建立的计算机系统，实现数据在区域内的共享。比如高校内经常设有不同的院系，有时候两个院系需使用同一个文档，为避免文件内容有误，会用Word的共享功能传输文件，这会增加工作的便利性，避免数据有误，减少因数据改动不同院系与部门之间的相互纠纷，发生冲突。

借由上述应用，可以为教学活动的进行提供辅助，同时也会提高学校管理的效率，同时，拓展应用的进行，也会进一步体现软件使用的优势。

3 Office办公软件应用的不足与优化

通过上述应用的阐述，可以得到其使用后的效果，包括提高学生学习的积极性，激发出学生的兴趣，同时，也加快了学校的办公速度，提高管理效率，为学校管理提供便利。但虽然如此，其实际使用中仍会遇到多个问题，这些问题需要及时解决，才会保证软件的作用充分发挥，实现应用的深入。

3.1 不足

3.1.1 学生学习中注意力会分散

学校会用Office办公软件中的Word与PPT，改变原有教育、教学的方式， 而这两个程序的使用，也丰富了学生课程讲解的方式，实现讲课法方式的多元化。 但用PPT教学中，为了让教学内容更加直观、立体，会根据相依的内容，在后面附上图片、视频，有时也会建立与网页的超链接，同时，在特定的时候为烘托气氛，也会播放音乐，这一课堂环境中，改变了原有课堂的死板，使知识更为立体，建立好的课堂氛围。但这一方式随之出现的问题是，知识的主要位置被其他内容掩盖，播放幻灯片后，学生的关注点会从知识转移到图片、音乐等，注意力无法集中，忽略了自己应学习的内容。出现这一情况后，反而会降低教学质量， 让软件的使用出现反效果。因此，该问题是教师教学中必须中注意的内容，合理使用软件。

3.1.2 部分老教师不会应用

Office办公软件从开始使用至今，使用的时间并不长，同时，它的使用也会为学校管理、教学带来便利，但部门已经是习惯用传统方式教学的老师，对这一方式的了解不足，很少使用。老教师与年轻的教师相比，有丰富的教学经验，是学校重要的教育资源，但这类教师年龄较大，在新方式未使用前，已经习惯原有的教学方式，并未接触Office办公软件，如果让其使用，必须从头开始了解软件的操作方式与技术，整个过程会面临很多困难，甚至会出现使用后，反而影响自身教育工作的进行。出现这一情况后，可能会限制软件的使用，影响软件使用后的效果。

所以，针对这两点不足，必须优化软件应用中师生之间的互动，让双方及时沟通，同时，加快Office办公软件的发展，让其向在智能化、简易化发展，从而让软件的使用更为普及。

3.2 完善方式

3.2.1 促进课上教师与学生之间沟通

用Office办公软件中的PPT教学中，为减少学生注意力的分散，保证教学质量，教师需改变现有的教学方式，实现方式的创新，而新的教学方式使用后， 可在教师与学生之间建立紧密的活动，加强师生交流。即用PPT教学中，教师虽然会用图片、视频等辅助教学内容展示，但会有意识的控制学生关注这些内容的时间，及时把学生的注意力拉回，突出知识在所有展示内容中主体位置，根据内容提出问题，用问题与学生交流，拉进教师与学生之间的关系，缩短距离，让学生始终保持较高的积极性，同时，这一方式下，教师也会更加了解学生，了解每位学生的学习能力与学习情况，根据学生的学习特征，因材施教。基于此，教师采用的新教育方式是，确定某教学内容后，学生自主分析、总结，用软件制作PPT或编写文档，课上，要求学生播放，随着内容的变化，实时讲解，这一方式下，是学生成为主体，负责课堂的主导，而通过学生的自主讲述，也会让其加深对知识的印象，巩固学过的知识，充分了解Office办公软件，形成使用的基本意识，并让意识不断深化。

同时，在教师与学生间建好的互动，也对教师提出了新的要求：教师必须在现有知识积累的基础上，吸收新知识，并提高自身的各项能力，了解软件操作所需的技术，在课上的教学使用。这虽然会增加部分教师的教学困难，但这确是学校教育必然的发展趋势。对于这一点，学校应帮助教师，而教师自身也需要不断努力，即学校引入Office办公软件后，可根据校内教师对它的了解，提供分层培训，如果教师了解基本操作与理念，学校提供基本实践即可，而若是教师不甚了解，需要学校提供全方面的培训，增加教师的认识，让其认可这一教育方式，同时，教师也要学习新内容，了解教育最新的发展趋势，不断学习，丰富教学可使用的技巧。

3.2.2 实现Office办公软件的智能化、简易化发展

现在，科技的使用已经成为社会发展的推动力量，同时，科技的使用也决定未来社会的发展方向——智能化，所以，Office办公软件的智能化发展，是适应时代的发展趋势，让其在所有智能设备中使用，而在智能化的发展中，也会增加软件的语音功能，使用者可以用语音控制，软件接收到指令后，会根据指令自动操作，完成整个操作过程，这一功能的增加，会增加软件的可使用性，扩大软件的使用人群。对于软件的简易化，是让复杂的软件简单化，做到软件下载后，即可在电脑上安装，使用者根据现有的图标，了解这些图标的使用方式，根据自己的需求，用小工具编写文档，实现它的大范围推广，增加使用者操作的便捷性。除智能化、简易化外，也要让Office办公软件的使用更加普及，可采用的方式是与电子产品合作，用捆绑经营的方式增加软件的使用范围，吸引学校的注意，增加使用Office办公软件的学校数量。

3.2.3 实现软件与互联网无缝衔接，加入协同软件

网络技术的更新，以及信息时代的发展，让网络的重要性不断提升，学校。、企业的多项工作都会用网络完成。所以，让软件和互联网无缝衔接，是软件接入网络后，可以根据使用者提出的要求，进入网络平台，用网络查找所需的内容，并把这一内容编写进文档。随后，协同软件的设计，是丰富软件的即时通讯功能，构建虚拟网络工作平台，这一方式下，可让使用者在过程实时向他人咨询信息。实现这两方面的发展，可以优化课堂上内容的展示，根据学生提出的问题，快速找到答案，解答学生的疑惑。

此外，软件内也可以加入非结构的特征。我们进入信息社会后，可以把所有信息分成两类，一类是结构信息，它展示时可以用特定的方式展示，这些是数字化结构，另一类信息是，不可用数字化的方式展示，包括文本、图像等，这些属于非结构化数据。这类结构特征在软件内的加入，可优化非结构教学内容或辅助内容的展示，让这些内容更加清晰。

总之，完善Office办公软件使用的不足，可优化软件使用的效果，也会让更多的人了解软件，熟练使用，增加软件的适用性，明确发展方向。同时，为优化软件的发展，也要继续探索出新思路，优化其在学校办公管理等方面的应用。

结语：学校办公管理中Office办公软件的应用，是基于学校办公软件的需求与软件的作用，确定软件的应用方式，并基于应用分析出应用的不足，找到完善的方案。即应用后可以优化教学，提高管理效率，但对于教学来说仍具有一定的不适性，需要进一步补充与完善。